INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI - SISTEMA DE
CONTROLE INTERNO Nº 002/2014
Versão: 01
Aprovação em: 19 de fevereiro de 2014
Ato de aprovação: Resolução n. 03/2014
Unidade Responsável: Unidade Central de Controle Interno
I - FINALIDADE
São finalidades da presente Instrução Normativa:
a) Estabelecer o Manual de Auditoria Interna, bem como definir os
procedimentos para a realização de auditorias internas no âmbito da Câmara
Municipal de Anchieta , a fim de padronizar as atividades de auditoria a serem
realizadas pelos membros da Controladoria Geral desta Casa de Leis.
b) Disciplinar as auditorias contábeis, operacionais, de gestão ,
patrimoniais e de informática em todas as áreas da administração, conforme
planejamento e metodologia de trabalho, objetivando aferir a observância aos
procedimentos de controle de forma padronizada e, se for o caso, aprimorá-los .
II - ABRANGÊNCIA
Este ato normativo abrange a Controladoria Geral como unidade executora
e responsável das atividades de auditoria interna e inspeção, e todas as
unidades da estrutura organizacional da. Câmara
Municipal de Anchieta, que ficam sujeitas às auditorias internas, além das
pessoas físicas ou jurídicas beneficiadas com recursos públicos desta Casa de
Leis.
III - DOS CONCEITOS
1. Auditoria Interna
A verificação da qualidade do Sistema de
Controle Interno, por meio de revisão e avaliação regular e independente
de como funcionam os procedimentos de controle existentes nas atividades
contábeis, operacionais, de gestão, patrimoniais e de informática de todas as
unidades da Câmara Municipal de Anchieta.
2. Achados de Auditoria
É toda prova obtida pelo auditor, com a aplicação dos procedimentos de
auditoria, para avaliar se os critérios estabelecidos estão sendo ou não atendidos.
Ou seja, são fatos resultantes dos programas de auditoria que remetem a deficiências encontradas na
entidade auditada .
Os requisitos básicos dos achados são os seguintes:
a) Mostrar a relevância do fato;
b) Ser respaldado nos papeis de trabalho;
c) Ser objetivo;
d) Amparar as conclusões e recomendações;
e) Ser convincente a uma pessoa estranha ao processo.
3. Evidências de Auditoria
Referem-se à informação, ou ao conjunto de informações, utilizada para
fundamentar os resultados de um trabalho de auditoria. A obtenção e análise da
evidência é um processo contínuo incluindo a reunião, análise, interpretação e
documentação de dados com o objetivo de fundamentar os posicionamentos de uma
equipe de auditoria .
4. Papéis de Trabalho
São a base física da documentação das atividades de auditoria e
fiscalização, em que são registrados os dados da unidade auditada ou do
programa fiscalizado, fatos e informações obtidos, as etapas de planejamento e
de execução das auditor ias ou inspeções , bem como as conclusões sobre os
exames efetivados. Possuem a finalidade de:
a) documentar o processo de auditoria , em especia
l as evidências;
b) facilitar o registro das investigações realizadas;
c) facilitar a elaboração do relatório de auditoria;
d) explicar , em detalhes, fatos e opiniões;
e) permitir a coordenação, a organização e a supervisão do trabalho de
auditoria ou de inspeção;
f) permitir o registro histórico dos métodos adotados;
g) servir de guia para auditorias ou inspeções subseqüentes
.
5.Inspeção
Utilizada para suprir omissões, esclarecer dúvidas, apurar a legalidade,
a legitimidade e a economicidade de atos e fatos específicos praticados por
responsáveis pelos sistemas administrativos e executores de tarefas, bem como
apurar denúncias e representações .
IV - BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações , de
responsabilidade do chefe do Poder Legislativo Municipal e da Controladoria
Geral, no sentido de implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara
Municipal de Anchieta , sobre o qual dispõem os arts.
31, 70 e 74 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual, art. 51 da Lei Orgânica Municipal, art. 59 da Lei
Complementar nº 101/2000 e art. 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo , Resolução TCE/ES nº 227/2011 , além da Lei Municipal nº 840/2013, que dispõe sobre o Sistema
de Controle Interno da Câmara Municipal de Anchieta.
V - DAS RESPONSABILIDADES
1. Cabe ao Controlador Geral da Câmara Municipal de Anchieta:
a) Promover a divulgação e implementação dessa Instrução Normativa,
mantendo-a atualizada;
b) Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações desta Instrução
Normativa;
c) Orientar e supervisionar os Auditores na realização de auditorias
internas;
d) Revisar os papéis de trabalhos e relatórios referentes às auditorias
realizadas internamente;
e) Informar por escrito, ao Presidente , a prática de atos irregulares
ou ilícitos;
f) Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do
exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização,
utilizando-os exclusivamente para a
elaboração de relatórios ou para expedição de recomendações.
g) Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com os
auditores , para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos
de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;
h) Assinar os Relatórios de Auditoria Interna e Parecer Conclusivo e
encaminhar ao Presidente;
i) Promover o atendimento da equipe do Controle Externo junto aos Sistemas administrativos de Controle
Interno da Câmara Municipal de Anchieta .
2. Cabe aos Servidores encarregados pela Auditoria Interna:
a) Atender às solicitações do Controlador, quanto ao fornecimento de
informações e à participação no processo de Auditoria e atualizações de Normas;
b) Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores da
Administração , velando pelo fiel cumprimento da mesma;
c) Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em
especial quanto às condições e procedimentos a serem observados no planejamento
e na realização das auditorias internas;
d) Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados,
atitude de independência, serenidade e imparcialidade;
e) Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos
procedimentos de controle inerentes ao SCI (Sistema de Controle Interno),
propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles;
f) Informar por escrito , ao Controlador Interno, a prática de atos
irregulares ou ilícitos levando em consideração os termos da Lei nº 840/2013;
g) Realizar Auditoria Interna emitindo opiniões em forma de relatório;
h) Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do
exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização,
utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios ou para expedição
de recomendações.
i) Alertar as unidades responsáveis pelas Instruções Normativas sobre
alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho , objetivando a
sua otimização , tendo em vista, principalmente , o aprimoramento dos
procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
j) Promover estudos .de simplificação de rotinas de trabalho;
k) Auxiliar o Controlador Geral, nos processos de tomada de decisões
através de análises dos problemas submetidos à sua consideração , com o
oferecimento de soluções alternativas , objetivas e suas prováveis conseqüências;
l) Verificar a exatidão da documentação licitatória da despesa antes da
emissão do empenho;
m) Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em
especial quanto aos procedimentosna geração de
documentos, dados e informações;
n) Orientar e apoiar o Controlador Geral da Câmara Municipal de
Anchieta, bem como responder às consultas por este formulada.
VI - DAS AUDITORIAS INTERNAS
1. Introdução
A auditoria é o conjunto de técnicas que visa avaliar a gestão pública ,
pelos processos e resultados gerenciais , e a aplicação de recursos públicos
por entidades de direito público e privado, mediante a confrontação entre uma
situação encontrada com um determinado critério técnico , operacional ou legal.
Trata-se , de uma importante técnica de controle do Estado na busca da melhor
alocação de seus recursos, não só atuando para corrigir os desperdícios , a
improbidade , a negligência e a omissão e, principalmente , antecipando-se a
essas ocorrências , buscando garantir os resultados pretendidos , além de
destacar os impactos e benefícios sociais advindos (IN SFC no 01/2001) .
2. Finalidades
A Unidade Central de Controle Interno realizará auditorias internas com
a finalidade de:
a) Medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos
operacionais e de controle interno.
b) Examinar a legalidade dos atos da Administração e avaliar os
resultados quanto à eficácia , eficiência e economicidade das gestões ;
orçamentária , financeira , patrimonial, operacional e contábil.
c) Verificar a exatidão dos controles financeiros, patrimoniais,
orçamentários , administrativos e contábeis, examinando se os recursos foram
empregados de maneira eficiente e econômica, se foram alcançados os resultados
e benefícios desejados , em obediência às disposições legais e às normas de
contabilidade estabelecidas para o serviço público.
d) Propor a melhoria ou a implantação de sistemas de processamento
eletrônico de dados em todas as atividades da administração, com o objetivo de
aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e procedimentos,
melhorando as informações.
e) Emitir parecer sobre as contas anuais prestadas pelo Presidente .
3. Tipos de auditoria
3.1. Quanto à Finalidade:
a) Auditoria de Legalidade ou Conformidade: examina as operações e
transações de natureza administrativa, contábil, financeira, orçamentária e
patrimonial, com objetivo de emitir uma opinião o atendimento às Leis, normas e
regulamentos aplicáveis , além de aspectos de moralidade e legitimidade dos atos administrativos.
b) Auditoria Operacional ou de Desempenho: avalia atividades, projetos,
programas e ações administrativas quanto a aspectos de economicidade,
eficiência, eficácia e efetividade, com objetivo de contribuir para o melhor
desempenho da gestão pública .
c) Auditoria Integrada: verifica a legalidade, a economicidade , a
eficiência , a eficácia e a efetividade dos controles, processos e sistemas
usados na gerência de recursos financeiros, humanos, materiais e de informação
das instituições públicas e dos programas de governo; bem como avaliar se as
atividades referentes à obrigação de prestar contas são desenvolvidas a
contento, incluindo o cumprimento legal de normas e regulamentos, naquilo que
for aplicável.
3.2.Quanto ao Conteúdo:
a) Auditoria Contábil: O exame dos registros e documentos e a coleta de
informações e confirmações , mediante procedimentos específicos pertinentes ao
controle do patrimônio, com o objetivo de obter elementos comprobatórios
suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de
acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações
deles originárias refletem, adequadamente , a situação econômico-financeira do
patrimônio , os resultados do período administrativo examinado e as demais
situações nelas demonstradas .
b) Auditoria Operacional: Acompanha e avalia a eficácia dos resultados
administrativos em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos
disponíveis , bem como a economicidade e eficiência dos controles internos
existentes para a gestão dos
recursos públicos. Constitui
atividade de apoio,voltada a
medir a observância das rotinas internas e procedimentos de controle , bem como
apresentar sugestões para seu aprimoramento.
c) Auditoria de Acompanhamento de Gestão: Aquela realizada no decorrer
dos processos de gestão, com o objetivo de se atuar, em tempo real sobre os
atos efetivos e os efeitos potenciais positivos e negativos de uma determinada
unidade administrativa.
d) Auditoria de Avaliação de Gestão: A auditor ia de Avaliação de Gestão
tem como objetivo a emissão de Parecer do Controle Interno sobre as Contas
Anuais prestadas pelo Presidente, compreendendo , entre outros , os seguintes
aspectos: o exame das peças que instrui o processo de prestação de Contas
Anuais ; o exame da documentação
comprobatória dos atos e fatos administrativos; a verificação da eficiência dos
sistemas de controle administrativo e contábil ; a verificação do cumprimento da legislação pertinente,
examinando a conformidade da execução com os limites e destinações
estabelecidos na legislação pertinente .
e) Auditoria em Tecnologia da Informação: Objetiva assegurar a adequação
e a privacidade dos dados e informações oriundos dos sistemas eletrônicos de
processamento de dados, abrangendo segurança do banco de dados, segurança de
rede e segurança física , sendo observadas as diretrizes estabelecidas e a
legislação específica.
3.3. Quanto à Previsibilidade:
a) Auditorias Regulares: Referem-se aos trabalhos contidos no Plano Anual
de Auditoria Interna e destina-se a acompanhar e avaliar a eficiência e
eficácia dos procedimentos de gestão e
controle interno adotados pelas unidades responsáveis e executaras dos sistemas
administrativos .
b) Auditorias Especiais: Abrange a realização de trabalhos especiais de
auditoria, não compreendidos no Plano Anual de Auditoria Interna. Destina-se ao
exame de fatos ou situações considerados relevantes , de natureza incomum e
extraordinária , ou para atender determinação do Presidente .
3.4. Quanto à Tempestividade:
a) Auditoria Prévia: Realizada de forma antecipada, ou seja , antes da
ocorrência do fato, da adoção do ato ou da efetivação de uma situação
condicionante , no intuito de previnir possíveis
desconformidades ,
b) Auditoria Concomitante: Consiste no acompanhamento sistêmico das
transações e de seus registros, realizados durante a sua efetiva ocorrência,
visando corrigir tempestivamente eventuais desvios.
c) Auditoria Subsequente: consiste numa avaliação posterior dos fatos
objetos de análise. Embora em alguns casos não permita a correção de quaisquer
desvios ou aplicações indevidas, propõe recomendações para melhoria do controle
interno e sanções cabíveis, além de prevenir futuras disfunções.
3.5. Quanto à Forma de
Execução:
a) Direta: Quando realizada com a utilização de pessoal da Controladoria
Geral da Câmara de Anchieta.
b)Indireta: Quando há a participação de servidores não lotados nos
órgãos e nas unidades do Sistema de Controle Interno. Podem ser:
• Compartilhada: coordenada pela
Unidade Central de Controle Interno com o auxílio de órgãos/instituições
públicas ou privadas;
• Terceirizada: executada por entidades privadas, isto é, pelas empresas
de auditoria externa.
4. Procedimentos e Técnicas de Auditoria
Os Procedimentos e as Técnicas de Auditoria constituem-se em
investigações técnicas que, tomadas em conjunto , permitem a formação
fundamentada da opinião por parte da Unidade Central de Controle Interno da
Câmara Municipal de Anchieta .
4.1. Procedimento de Auditoria
Procedimento de auditoria é o conjunto de verificações e averiguações
previstas num programa de auditoria, que permite obter evidências ou provas
suficientes e adequadas para analisar as informações necessárias à formulação e
fundamentação da opinião por parte Unidade Central de Controle Interno da
Câmara Municipal de Anchieta. Trata-se ainda, do mandamento operacional efetivo
, são as ações necessárias para atingir os objetivos nas normas auditoriais. Também chamado de comando, o procedimento
representa a essência do ato de auditar, definindo o ponto de controle sobre o
qual se deve atuar . O fundamental é descrever o que se deve fazer , ou seja,
como deve ser o exame.
Esse abrange testes de observância e testes substantivos:
a) Testes de observância: visam à obtenção de razoável segurança de que
os procedimentos de controle interno estabelecidos pela Administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento.
b) Testes substantivos: visam à obtenção de evidências quanto à
suficiência, exatidão e validação dos dados produzidos pelos sistemas contábil
e administrativos da entidade, dividindo-se em testes de transações e saldos e
procedimentos de revisão analítica .
4.2. Técnica de Auditoria
Técnica de Auditoria é o conjunto de processos e ferramentas
operacionais de que se serve o controle para a obtenção de evidências, as quais
devem ser suficientes, adequadas, relevantes e úteis para conclusão dos
trabalhos .
É necessário observar a finalidade específica de cada técnica auditoria,
com vistas a evitar a aplicação de técnicas inadequadas , a execução de exames
desnecessários e o desperdício de recursos humanos e tempo .
As inúmeras classificações e formas de apresentação das Técnicas de
Auditoria são agrupadas nos seguintes tipos básicos:
a) Indagação Escrita ou Oral: uso de entrevistas e questionários junto
ao pessoal da unidade/entidade auditada, para a obtenção de dados e informações
.
b) Análise Documental : exame de processos, atos formalizados e
documentos avulsos.
c) Conferência de Cálculos: revisão das memórias de cálculos ou a
confirmação de valores por meio do cotejamento de elementos numéricos
correlacionados , de modo a constatar a adequação dos cálculos apresentados.
d)Confirmação Externa: verificação junto a fontes externas ao auditado,
da fidedignidade das informações obtidas internamente. Uma das técnicas,
consiste na circularização das informações com a finalidade de obter
confirmações em fonte diversa da origem dos dados.
e) Exame dos Registros: verificação dos registros constantes de
controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos
formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados. A
técnica pressupõe a verificação desses registros em todas as suas formas.
f) Correlação das Informações
Obtidas: cotejamento de informações obtidas de fontes independentes,
autônomas e distintas , no interior da própria organização . Essa técnica
procura a consistência mútua entre diferentes amostras de evidência .
g) Inspeção Física: exame usado para testar a efetividade dos controles,
particularmente daqueles relativos à segurança de quantidades físicas ou
qualidade de bens tangíveis . A evidência é coletada sobre itens tangíveis .
h) Observação das Atividades e Condições: verificação das atividades que exigem a aplicação de testes
flagrantes, com a finalidade de revelar erros, problemas ou deficiências que de
outra forma seriam de difícil constatação. Os elementos da observação são: a) a
identificação da atividade específica a ser observada; b) observação da sua
execução; c) comparação do comportamento observado com os padrões; e d)
avaliação e conclusão.
i)Corte das Operações ou "Cut-Off'':
corte interruptivo das operações ou transações para apurar, de forma seccionada
, a dinâmica de um procedimento . Representa a "fotografia" do
momento-chave de um processo.
• O termo "erro" aplica-se a ato não-intencional
de omissão , desatenção , desconhecimento ou má interpretação de fatos na
elaboração de registros , informações e demonstrações contábeis , bem como de
transações e operações da entidade , tanto em termos físicos quanto monetários .
ii. risco de processo
(modelagem ; transação ; conformidade ; controle ; técnico) .
iii. risco tecnológico
(equipamentos ; sistemas ; confiabilidade da informação).
c) Recomendações da Unidade Central de Controle Interno pendentes de
implementações, quando existentes.
Uma vez definidos o problema e as questões de auditoria , a Unidade
Central de Controle Interno poderá lançar mão da Matriz de Planejamento (Modelo
- Anexo VI).
A Matriz de Planejamento constitui ferramenta de auditoria que torna o
planejamento mais sistemático e dirigido , facilitando a comunicação de
decisões sobre metodologia e auxiliando a condução dos trabalhos . É um
instrumento flexível e o seu conteúdo pode ser atualizado ou modificado pela
equipe à medida que o trabalho de auditoria progride.
VIII - DA EXECUÇÃO
Em cumprimento ao PAAI, serão executadas Auditoria Contábil, Operacional
, de Acompanhamento de Gestão, Patrimonial e de Tecnologia de Informação.
Independente de constar no Plano Anual de Auditoria Interna, poderá ser
realizada a Auditoria Especial em qualquer unidade, mediante determinação do
Presidente.
Nas auditorias Contábil,
Operacional e Tecnologia
da Informação, serão
realizadas "in loco",
ou em local designado na Ordem de Serviço - OS (Modelo - Anexo 1), e deverão
observar o seguinte:
• A Unidade Central de
Controle Interno, em até 5 (cinco) dias
de antecedência, comunicará à unidade a ser auditada a data de início, a
estimativa de tempo para a execução dos trabalhos, a data do encerramento, bem
como solicitará documentos e informações necessários ao início dos trabalhos.
• Ao final de cada dia de trabalho, os servidores encarregados pela
auditoria interna deverão devolver os documentos/processos analisados e
solicitar os que serão verificados no dia seguinte .
• Poderão ser solicitadas cópias de documentos/processos ao setor
auditado para análise posterior e, caso constituam evidência de auditoria,
inclusão no Relatório como anexo.
Quando se tratar de Auditoria de Acompanhamento da Gestão , a Unidade
Central de Controle Interno deverá receber, do Setor de Contabilidade o
Balancete Mensal até o dia 15 do mês subsequente.
A Auditoria será realizada utilizando-se de testes e técnicas de
auditoria interna, definidos na presente instrução normativa.
Para a execução dos trabalhos , a Unidades Administrativas devem manter
à disposição dos servidores lotados na Unidade Central de Controle Interno, no
exercício de suas funções, além dos balancetes mensais e balancete geral, os
seguintes documentos:
a) Contratos e seus aditivos,
certame licitatório ou ato de dispensa ou de inexigibilidade de
licitação a que se vincularem;
b) Convênios ou outros instrumentos congêneres e seus aditivos,
decorrentes de quaisquer fontes de recursos, acompanhados de seus aditivos;
c) Movimento contábil da execução orçamentária e financeira mensal, com
os respectivos extratos, conciliações , anexos e processos;
d) Folhas de pagamento e encargos, férias, atos de admissão e
desligamento de pessoal, e outros documentos relacionados à gestão de pessoas;
e) Relatórios gerenciais elaborados pela unidade auditada;
f) Manual de normas e procedimentos de controle aplicáveis à unidade
auditada;
g) Documentos e formulários utilizados e gerados pela unidade auditada;
Na seleção dos
Sistemas Administrativos ou
unidades a serem
auditadas, serão considerados os
seguintes aspectos:
a) Variáveis: As variáveis básicas a serem utilizadas no processo de
planejamento dos trabalhos são:
i. materialidade: montante de recursos orçamentários ou financeiros
alocados em um específico ponto de controle .
ii. relevância: importância relativa ou papel desempenhado por uma
determinada questão, situação ou unidade organizacional , existentes em um dado
contexto.
iii. criticidade: quadro de situações críticas
efetivas ou potenciais a ser controlado, identificadas, com elementos
referenciais de vulnerabilidade e/ou com riscos operacionais latentes.
b) Riscos de Auditoria: O risco trata da possibilidade de algo acontecer
e ter impacto nos objetivos , sendo medido em termos de consequências e
probabilidades .
Durante a fase do planejamento da
auditoria será efetuada a avaliação dos riscos, identificando as áreas e
sistemas relevantes a serem auditados . São as seguintes as espécies de riscos
operacionais :
i. risco humano (erro não-intencional;
fraude).
• A Auditoria Interna deve assessorar a
administração da entidade no trabalho de prevenção de fraudes e erros,
obrigando-se a informá-la , sempre por escrito , de maneira reservada , sobre
quaisquer indícios ou confirmações de irregularidades detectadas no decorrer de
seu trabalho.
• O termo "fraude" aplica-se a ato intencional de omissão e/ou
de manipulação de transações e operações, de adulteração de documentos,
registros, relatórios, informações e demonstrações contábeis , tanto em termos
físicos quanto monetários.
j) Rastreamento: investigação minuciosa, com exame de documentos,
setores, unidades, órgãos e procedimentos interligados, visando dar segurança à
opinião do responsável pela execução do trabalho sobre o fato observado.
5. Amostragem
Conjunto de ações ordenadas que permitam ao auditor controlar a execução
de seu trabalho e, ao mesmo tempo, habilitá-lo a expressar sua opinião sobre os
controles internos da organização. São os passos da fase de execução do
processo de auditoria e compreendem os levantamentos de dados, a aplicação de
roteiros e lista de verificação , coleta das evidências , aplicação das
técnicas de auditoria, registros em papeis de trabalho, e demais procedimentos
necessários a formar e fundamentar a opinião do auditor.
VII - DO PLANEJAMENTO
As auditor ias internas serão planejadas consoante as Normas Brasileiras
de Auditoria Interna e em conformidade com os prazos , diretrizes e metas
traçados pela Unidade Central de Controle Interno.
O planejamento será formalizado através do Plano Anual de Auditoria
Interna {PAAI) , a ser elaborado pela Unidade Central de Controle Interno e
submetido à deliberação superior , devendo indicar:
a) Os sistemas administrativos ou unidades a serem auditadas;
b) O período previsto para a sua execução;
c) O objetivo dos trabalhos;
d) A metodologia;
e) Os recursos humanos empregados ; e
f) Os custos estimados para a execução das auditorias , quando houver.
h) Outros documentos necessários
ao desempenho das atividades.
Os trabalhos de auditoria interna serão realizados pelo Controlador
Geral e por Auditor de Controle Interno, com o auxílio dos Diretores das
unidades responsáveis pelos sistemas administrativos e das unidades executoras
do sistema de controle interno.
Para a realização de trabalhos de auditoria interna em áreas ou
situações específicas, cuja complexidade ou especialização requeiram a
colaboração técnica de outros servidores , a Unidade Central de Controle
Interno poderá solicitar , de forma justificada, autorização do Presidente para
inclusão de servidores , preferencialmente efetivos , na Equipe de Auditoria .
IX- DA CONCLUSÃO DOS TRABALHOS
A conclusão dos trabalhos de auditoria será apresentada na forma de
Relatório (Modelo - anexo III), o qual deve ser redigido com objetividade e
imparcialidade, de forma a expressar, claramente, suas conclusões, recomendações
e providências a serem tomadas pela unidade administrativa ou Presidência da
Câmara Municipal de Anchieta.
O relatório deve abordar, no mínimo, os seguintes aspectos:
a) Objetivo e extensão dos trabalhos;
b) Metodologia adotada .
c) Principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extensão;
d) Eventuais limitações ao alcance dos procedimentos de auditoria ;
e) Descrição dos fatos constatados e as evidências encontradas;
f) Riscos associados aos fatos constatados;
g) Conclusões e recomendações resultantes dos fatos constatados.
Com base nas
conclusões. serão
recomendadas medidas de
controle interno, que podem ser:
a) Preventivos : buscam evitar ocorrência de fatos indesejáveis.
b) Corretivos: recomendam ações de correção de fatos já ocorridos.
c) Diretivos: para provocar ou encorajar medidas desejáveis de controle
.
O Relatório Preliminar , elaborado com base na auditoria realizada, em
até 30 dias após o recebimento das primeiras informações, indicará os achados
de auditoria e será encaminhado ao responsável pelas unidades auditadas para
ciência e para que, no prazo de 10 dias, prorrogável por igual período por ato
fundamentado, providencie respostas quanto as recomendações apresentadas.
Com as informações, justificativas e/ou documentos fornecidos pelas
unidades auditadas, a Unidade Central de Controle Interno elaborará o Relatório
Final, a ser encaminhado ao Presidente para conhecimento e, se for o caso, para
a tomada de providências quanto às inconformidades, irregularidades e/ou
ilegalidade apontadas ;
Se a unidade auditada não apresentar informações , justificativas ou
documentos que esclareçam os apontamentos apresentados no Relatório Preliminar,
este será encaminhado ao Presidente como Relatório Final.
Com autorização expressa da Presidência, o relatório final poderá ser
apresentado a terceiros, devendo ser preservado o princípio da razoabilidade e
a confidencialidade do seu conteúdo.
X - ACOMPANHAMENTO DAS
RECOMENDAÇÕES
A fase de acompanhamento ou monitoramento tem o propósito de verificar a
implementação das recomendações pelo auditado . A efetividade da auditoria será
medida nesta fase , quando são verificados o grau de adoção das providências
recomendadas e os efeitos produzidos.
O acompanhamento pode ser realizado no contexto de uma nova auditoria ou
mediante inspeção, quando necessário designação específica , para atenter a solicitação do Presidente ou do Controlador
Geral.
No acompanhamento devem ser adotados os seguintes procedimentos:
·
Revisão sistemática das ações administrativas,
confrontando com as recomendações dos auditores;
·
Verificação dos efeitos das ações na correção das
deficiências;
·
Análise quanto à dificuldade ou facilidade de
implementação das recomendações;
·
Determinação da necessidade de qualquer trabalho
adicional como acompanhamento posterior ou auditoria subsequente;
·
Revisão dos aspectos que deixaram de ser relevantes;
·
Inclusão dos resultados do Monitoramento nos
relatórios de auditoria subsequentes.
Se o acompanhamento decorrer de uma designação específica, independente
de um exame auditoria! completo, deve ser elaborado um Relatório de
Acompanhamento que informará sobre a
extensão e adequação das ações adotadas pelo auditado.
O Relatório de Acompanhamento deve ser elaborado a partir de informações
fornecidas pelos próprios órgãos auditados , devendo ser abordados aspectos
quanto à confiabilidade dos dados utilizados. Em circunstâncias específicas,
pode ser necessária a implementação de alguns procedimentos de auditoria para
melhor instrução do Acompanhamento.
Aplicam-se às Inspeções, no que couber, as normas e procedimentos
aplicáveis às Auditorias Internas.
Considerando que o gestor tem a responsabilidade de solucionar as
ocorrências apontadas durante a auditoria, cabe a ele apresentar proposta das
medidas a adotar e o respectivo cronograma. Isso é feito por meio do plano de
ação (Modelo - Anexo IV)
O Monitoramento completa o ciclo da auditoria, na medida em que fornece
subsídios para o planejamento das próximas auditorias .
XI - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
As unidades administrativas deverão manter, em seus arquivos, os
documentos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, assim
como aos demais atos de gestão com representação contábil, financeira, orçamentária,
operacional e patrimonial, devidamente organizados e atualizados, para fins de
exame in loco ou requisição pela Unidade Central de Controle Interno.
Nenhum processo, documento ou informação poderão ser sonegados ao
responsável pela auditoria ou inspeção, sob qualquer pretexto.
Em caso de recusa ou sonegação, o responsável pela auditoria ou inspeção
deverá comunicar o fato ao Controlador Geral, que comunicará ao Presidente.
Se, durante a auditoria e/ou inspeção, forem constatadas irregularidades
que, por sua gravidade, devam ser objeto de providências urgentes, o
Controlador Geral comunicará imediatamente ao Presidente.
A Unidade Central de Controle Interno deverá adotar procedimentos
apropriados para manter a guarda de toda a documentação e relatórios de
auditoria interna pelo prazo de 5 (cinco) anos, a partir do encerramento dos
trabalhos.
Os relatórios de auditoria e inspeção realizadas subsidiarão,
oportunamente, o Relatório de Auditoria de Avaliação da Gestão, bem como a
emissão do Parecer da Unidade Central de Controle Interno sobre as Contas
Anuais prestadas pelo Presidente.
A Unidade Central de Controle Interno deverá acompanhar o cumprimento
das determinações do Presidente em relação às recomendações/sugestões
provenientes das auditorias internas.
A elaboração e atualização da Lista de Verificações de Processos de
Licitação e de Contratos Administrativos , bem com os modelos de Editais e
Convites, ficam a cargo da Procuradoria Geral da Câmara de Anchieta , a qual
deverá observar o modelo do Anexo II.
Os Sistemas de Controle Interno da Câmara de Anchieta elaborarão e
atualizarão a Lista de Verificação dos Atos Administrativos e Documentos de sua
responsabilidade .
Qualquer omissão ou
dúvida gerada por
esta Instrução Normativa
deverá ser solucionada junto a Unidade
Central de Controle Interno.
A Unidade Central
de Controle Interno
deverá rever periodicamente e
proceder a atualização , quando necessária
, desta Instrução Normativa.
Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta/ES, 04 de fevereiro de 2014.
LUIZ CARLOS DE MATTOS SOUZA GUIMARÃES
CONTROLADOR GERAL
UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO
Este texto não substitui o original publicado e
arquivado na Câmara Municipal de Anchieta
ANEXO I
MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO –OS
ORDEM DE SERVIÇO
Nº ____/2014
O Controlador Geral da Câmara Municipal de Anchieta , no uso de suas atribuições
legais, vem informar que será realizada Auditoria, tipo Regular, na modalidade
conformidade e legalidade, nos Processos Licitatórios do exercício
2013 desta Casa de Leis.
Esta Ordem de Serviço constitui credencial aos Auditores de Controle Interno
junto ao setor/unidade administrativa sob exame, permitindo-lhes o livre acesso
a quaisquer documentos e informações que julgarem necessários para a realização
dos seus trabalhos.
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COMPONENTES DA EQUIPE TÉCNICA |
CARGO |
MATRÍCULA |
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SETOR AUDITADO: |
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OBJETIVO DA AUDITORIA: Emitir opiniões sobre os procedimentos licitatórios, assim como
verificar o atendimento às leis, normas e regulamentos aplicáveis, além dos aspectos
de moralidade e legitimidade dos atos administrativos. |
|
AMOSTRAGEM: documentos e
informações necessários aos trabalhos. |
|
PRAZO ESTIMADO PARA EXECUÇÃO |
|
|
INÍCIO:
____/_____/2014 |
FIM:
____/____/2014 |
Matrícula
ANEXO II
MODELO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO
MODALIDADE __________________
LISTA DE VERIFICAÇÃO - EXERCÍCIO
2014
|
Nome da Modalidade
Licitatória Conceito: Base Legal: |
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Modalidade nº
_____/2014 |
Abertura:
___/____/2014 - _____:____horas |
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Redesignado para o
dia: ___/____/2014 - _____:____horas |
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OBJETO |
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Processo nº |
Setor |
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Empresa (s) Vencedoras |
Contrato nº |
Valor do Contrato |
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LISTA DE VERIFICAÇÃO
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LEGENDA: REG = Regular; IRR = Irregular; NH = Não
Houve; NA = Não se Aplica |
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Modalidade de Licitação (base
legal) |
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Nº |
Atos Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
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|
1 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
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|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
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3 |
Etc. |
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|
Comissão/ Pregoeiro e Equipe
de Apoio (base legal) |
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|
Nº |
Atos Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
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|
1 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
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|
|
|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
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|
|
|
3 |
Etc. |
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|
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|
Edital/ Convite (base legal) |
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|||||
|
Nº |
Atos Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
|
|
1 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
3 |
Etc. |
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|
|
|
Contrato Administrativo (base legal) |
|
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|
Nº |
Atos Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
|
|
1 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
3 |
Etc. |
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|
Empenho (base legal) |
|
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|
Nº |
Atos
Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
|
|
1 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
3 |
Etc. |
|
|
|
|
|
|
Liquidação |
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|
Nº |
Atos
Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
|
|
1 |
Descrição do ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
3 |
Etc. |
|
|
|
|
|
|
Ordem de Pagamento |
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|
Nº |
Atos
Administrativos/Documentos |
REG |
IRR |
NH |
NA |
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|
1 |
Descrição do ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
2 |
Descrição do
ato/documento (base legal) |
|
|
|
|
|
|
3 |
Etc. |
|
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|
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Observações |
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Data de Verificação: ___/____/____
Aplicado por:____________________
ANEXO III
MODELO DE RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
Relatório de Auditoria nº ___/2014
Anchieta/ES
, 31 de janiero de 2014
RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
Tipo de Auditoria :
Prestação de Contas Anual/Exercício:
Processo nº:
Órgão Auditado:
1. INTRODUÇÃO
- Objetivo, extensão, metodologia, procedimentos;
- Visão Geral do órgão auditado;
- Fontes e usos dos Recursos.
2. RESULTADOS
- Descrição dos fatos constatados e Evidências encontradas;
- Manifestação do auditado;
- Análise do Auditor de Controle Interno/Controlador Geral.
3. CONCLUSÃO
- Conclusões e Recomendações resultado dos fatos constatados e da
manifestação do auditado.
Assinatura do Auditor de Controle Interno/Controlador Geral e Matrícula
ANEXO IV
PLANO DE AÇÃO
PLANO DE AÇÃO
Processo nº: (ver protocolo do Relatório)
Data da Auditoria:
Unidade Administrativa Envolvida:
|
Descrição da Não-Conformidade/
Preocupação/ Oportunidade de Melhoria (Identico ao descrito no Relatório de Auditoria) |
|
Ação
Imediata (Disposições) |
|
Descrição das Causas: |
|
Descrição da Ação Corretiva/Preventiva Prazo: Responsável: |
|
Aprovação da Ação Corretiva/ Preventiva pelo
Controlador Geral Data: |
ANEXO V
MODELO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO
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Questão/ Subquestão de Auditoria |
Informações Requeridas |
Fontes de Informações |
Procedimentos de Coletas de Datos |
Procedimentos de Coleta de Dados |
Limitações |
O que a Análise vai dizer |
|
Especificar os termos-chave e o escopo da questão: critério; período de abrangência;
atores envolvidos. |
Identificar as
informações necessárias para responder à questão de auditoria |
Identificar as
fontes de cada item de informação |
Identificar as
técnicas de coleta de dados que serão usadas e descrever os respectivos
procedimentos |
Identificar as
técnicas a serem empregadas na análise de dados e descrever os respectivos
procedimentos |
Especificar as
limitações quanto: - à estratégia
metodológica adotada; - ao acesso a
pessoas e informações; - à qualidade das
informações; - às condições
operacionais de realização do trabalho. |
Esclarecer
precisamente que conclusões ou resultados podem ser alcançados. |
Elaborado por:______________________
Supervisão:__________________________________