REVOGADA PELA RESOLUÇÃO N°
08/2019
RESOLUÇÃO Nº 12, DE 09 DE ABRIL DE 2014
DISPÕE SOBRE A
APROVAÇÃO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA SISTEMA FINANCEIRO Nº 002/2014, EXPEDIDA PELA
PRESIDÊNCIA DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA.
FAÇO SABER QUE A CÂMARA
MUNICIPAL DE ANCHIETA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições
que lhe são conferidas, aprovou e eu, na qualidade de Presidente, promulgo a
seguinte: Resolução:
Art. 1º. Fica aprovada a
Instrução Normativa Sistema Financeiro – SFI nº 002/2014, expedida pela
Presidência e Tesouraria da Câmara Municipal de Anchieta.
Parágrafo Único: A Instrução
Normativa referida acima constitui parte integrante desta Resolução.
Art. 2º. Caberá à
Tesouraria e à Unidade Central de Controle Interno a divulgação da Instrução
Normativa ora aprovada.
Art. 3º. Esta Resolução
entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta/ES, 09 de
Abril de 2014.
TEREZINHA VIZZONI
MEZADRI
PRESIDENTE
Este
texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de
Anchieta
INSTRUÇÃO NORMATIVA SFI Nº 02/2014
CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS
Versão: 01
Data da aprovação: 08/04/2014
Publicação: 09/04/2014
Responsável: Departamento
Financeiro
I – FINALIDADE
Dispõe sobre normas
e procedimentos para pagamento de despesas por meio de suprimentos de fundos
(adiantamentos) concedidos pela Câmara Municipal de Anchieta-ES desde a
solicitação até a prestação de contas e consequente arquivamento do processo.
II – ABRANGÊNCIA
Esta Instrução
Normativa abrange todas as unidades da estrutura organizacional da Câmara
Municipal de Anchieta-ES, em especial o Setor Financeiro.
III - CONCEITOS
1. Adiantamento ou
Suprimento de Fundos
É a entrega de
numerário a servidor, sempre precedido de empenho na dotação própria, no limite
máximo de 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II
do art. 23 da Lei Federal nº 8.666/93, alterada pela Lei nº 9.648/98, ou seja,
R$ 4.000,00 (quatro mil reais), para o fim de realizar despesas de pequeno
vulto, no prazo máximo de 60 dias.
2. Agente Suprido
Denomina-se Agente
Suprido ao servidor que detenha autorização para proceder à execução
financeira, com destinação estabelecida pelo Ordenador de Despesas, sendo
responsável pela aplicação e comprovação dos recursos recebidos a título de
Suprimento de Fundos
3. Despesa de
Pequeno Vulto
São aquelas cujo
valor, em cada nota fiscal, fatura, recibo ou cupom fiscal, não exceda a r$ 200,00 (Duzentos Reais).
4. Diligência
É o procedimento de
retorno, para regularização, de um processo de adiantamento que apresentou
comprovação incorreta ou incompleta, que dependendo do caso será obrigatória a instauração de processo administrativo pela autoridade ou
órgão competente, sob pena de responsabilidade.
5. Material de
consumo
É o material de
utilização contínua e de reposição periódica, que não pode ser incorporado ao
patrimônio.
6. Prazo de
aplicação
É o período em que o
responsável pelo recurso poderá realizar as despesas, contados a partir da data
do pagamento.
7. Prestação de
contas
Demonstrativo
organizado pelo próprio agente (responsável pelo recurso), acompanhado de
documentos comprobatórios das operações de receita e despesa, apresentado dentro dos prazos fixados, os quais, serão
apreciados pelo Setor Financeiro.
8. Serviços de
Terceiros - Pessoa Física
Serviços executados
por Pessoa Física.
9. Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica
Serviços executados
por empresa, devidamente constituída, com emissão de nota fiscal.
10. Ordenador de
Despesas
É toda e qualquer
autoridade cujos atos resultem em emissão de empenho, autorização de pagamento,
suprimento ou dispêndio de recurso da Instituição.
11. Servidor em
Alcance
É aquele que não prestou contas
de suprimento no prazo regulamentar ou cujas contas não tenham sido aprovadas.
IV – BASE LEGAL
Lei 4.320/64, de 17/03/64, art. 68 e 69, que
“Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para a elaboração e controle dos
Orçamentos e Balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal” ; Lei 8.666/93 ; Lei 10520/02; Lei Complementar nº
101/00 e Decreto Lei 200/67 - Art. 93 .
V -
RESPONSABILIDADES
1.
Do Departamento Financeiro
Como Responsável pela Instrução Normativa:
a)
Promover a
divulgação e implementação dessa Instrução Normativa,
mantendo-a atualizada, orientando as unidades executoras e supervisionar sua
aplicação;
b)
Promover discussões
técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela
coordenação de controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os
respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração,
atualização ou expansão.
2.
Do Agente Suprido:
a)
Atender às
solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quando ao
fornecimento de informações e a participação no processo de atualização.
b)
Alertar a unidade
responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem
necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização,
tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e
o aumento da eficiência operacional.
c)
Manter a Instrução
Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, velando pelo fiel
cumprimento da mesma.
d)
Cumprir fielmente as
determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de
controle e quanto à padronização na geração de documentos, dados e informações
3.
Da Controladoria
Interna:
a)
Prestar apoio
técnico na fase de elaboração das Intruções
Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange a identificação e
avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle.
b)
Através de atividade
de auditoria interna, avaliar a eficiência dos procedimentos de controle inerentes
a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas
para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções
Normativas.
c)
Organizar e manter
atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados,
de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VI – PROCEDIMENTOS
1.
DA CONCESSÃO
a)
As requisições de
adiantamento serão feitas pelo servidor nomeado agente suprido ao Presidente da
Câmara Municipal, através de solicitação de despesa, conforme ANEXO II.
b)
Os adiantamentos só
poderão ser empenhados em nome do Agente Suprido e somente poderão custear
despesas realizadas por funcionários da Câmara Municipal.
c)
A concessão de
adiantamentos ficará condicionada à existência de dotação orçamentária e de
recursos financeiros, além da observância às demais regras e condições
estabelecidas nesta Instrução Normativa.
d)
O setor financeiro
entrega numerário a servidor, sempre precedido de empenho na dotação própria,
no limite máximo de 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do
inciso II do art. 23 da Lei Federal nº 8.666/93, alterada pela Lei nº 9.648/98,
ou seja, R$ 4.000,00 (quatro mil reais), para o fim de realizar despesas de
pequeno vulto, no prazo de 60 dias.
e) É vedado o
fracionamento de despesa para adequação deste valor, caracterizado não só pela
mesma classificação contábil, mas também pela mesma natureza física ou
funcional.
f) É vedada a concessão de suprimento de
fundos para:
·
Aquisição de bens ou
contratações de serviços que caracterizem ação continuada;
·
Aquisição de bens
para a qual exista contrato de fornecimento e/ou prestação de serviços;
·
Aquisição de
material permanente ou realização de outra despesa que resulte em mutação
patrimonial;
·
Assinatura de
livros, revistas, jornais e periódicos.
·
Responsável por dois
suprimentos;
·
Responsável por
suprimentos de fundos de que não tenha prestado contas de sua aplicação;
·
Que não esteja em
efetivo exercício na Câmara Municipal;
·
Que esteja
respondendo a sindicância ou a processo administrativo disciplinar;
·
Declarado em
alcance, em razão de não ter prestado contas de suprimento no prazo
regulamentar ou cujas contas não tenham sido aprovadas.
g)
É proibida a realização de despesas antes da
efetivação do adiantamento (“fiado”) ou após o prazo de aplicação do recurso de
adiantamento; sendo vedado o atendimento de indenização ou ressarcimento a
qualquer título.
h)
Só podem ser obtidos
novos adiantamentos após a prestação de contas da utilização dos recursos
anteriores, assim a nova solicitação de adiantamento deve vir junto à prestação
de contas do último.
i)
Poderá ser concedido, num só ato, dois suprimentos de fundos ao mesmo
servidor, um para material de consumo e outro para serviços de terceiros, cujo
valor total não poderá ultrapassar o limite previsto na alínea “a” do inciso
“I” do art. 23 da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98, ou seja, R$
8.000,00 (oito mil reais).
2.
DA APLICAÇÃO
a)
O período de
aplicação não poderá exceder a 60 dias, sendo vedada a prorrogação do período
de aplicação.
b)
Não havendo a
aplicação até o final do prazo estabelecido, o valor não aplicado será
devolvido, através de depósito na conta corrente da Câmara Municipal de
Anchieta-ES, no prazo máximo de 07 (sete) dias úteis, e o comprovante de
depósito anexado à Prestação de Contas.
c)
O Agente Suprido
deverá aplicar corretamente os recursos, sendo vedada a transferência de
responsabilidade ou a sua substituição no adiantamento recebido em seu nome.
d)
Sempre que houver dúvidas quanto à utilização
do recurso entrar em contato com Departamento Financeiro.
e)
A despesa deve
corresponder ao valor de mercado ou inferior a esse e não podem ser estranhas
aos serviços Institucionais.
f)
Nenhum pagamento
poderá ser efetuado fora da data limite do período de aplicação, indicado na
solicitação de adiantamento (ANEXO II) e, igualmente, não serão admitidos
comprovantes de pagamento com data anterior à do adiantamento.
DO
REQUERIMENTO
a)
A solicitação da concessão do suprimento de
fundos, ANEXO II, deverá conter:
·
nome completo, número de
inscrição no cadastro de pessoas físicas da Secretaria da Receita Federal
(CPF), cargo ou função do suprido;
·
Valor do suprimento;
·
Finalidade do suprimento
e natureza da despesa.
b)
Com o requerimento
deverá ser encaminhada a “Declaração de Ciência das normas do adiantamento” , conforme ANEXO VI, e, quando for o caso, a indicação do
servidor que atestará as despesas da unidade.
3.
DA UTILIZAÇÃO
O adiantamento é um
procedimento de exceção, pois, via de regra, as
aquisições e os serviços devem ser licitados. Desta forma, este recurso deverá
ser utilizado apenas:
·
quando não existir
disponibilidade do material no Almoxarifado Central ou contrato de prestação de
serviços em vigência que contemple o atendimento à Câmara Municipal de
Anchieta. Para certificar-se disso deverá ser feita consulta ao Departamento Administrativo, e a
resposta do supracitado departamento deverá compor a prestação de contas;
·
quando não se tratar de
aquisições de um mesmo objeto que ao longo do exercício financeiro possam vir a
ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga
do processo licitatório;
·
quando decorrente de
situações de emergência, devidamente caracterizadas, que possam resultar em
eventuais prejuízos à Câmara Municipal ou perturbar o atendimento dos serviços
e não for possível aguardar a
contratação por meio de licitação ou sua dispensa. A justificativa do ocorrido
deve ser juntada à prestação de contas;
·
quando se tratar de
despesas de pequeno vulto e eventuais para atendimento dos serviços
institucionais.
4.
DA PRESTAÇÃO DE
CONTAS
a)
A prestação de Contas deverá ser encaminhada
ao Departamento Financeiro dentro de 07 (sete) dias úteis, contados do término
do prazo de aplicação, por meio de Ofício endereçado ao Chefe do Departamento
Financeiro, e dela constarão:
·
Expediente de
encaminhamento assinado pelo suprido;
·
Demonstrativo das
despesas, com discriminação individualizada dos pagamentos realizados e dos
respectivos comprovantes e valores (ANEXO IV);
·
Comprovantes de
recolhimento do saldo, quando for o caso;
·
Primeira via dos
comprovantes das despesas realizadas.
·
Data, assinatura e
carimbo do servidor público responsável pelo adiantamento.
b)
As notas fiscais, devidamente atestadas,
coladas, separadamente, em folhas de papel A4, para não haver extravio.
c)
Comprovantes de devolução dos saldos não
utilizados, se houver. O depósito da devolução deve
ser feito em SEPARADO para cada elemento de despesa (consumo e serviço).
d)
Declaração assinada pelo responsável pelo
recurso, de desistência de ressarcimento e/ou indenização pelo erário, na
hipótese de o valor das despesas ultrapassar o
montante do adiantamento, conforme ANEXO V.
e)
A nota fiscal para
comprovação de despesas de consumo (aquisição de produtos),
deverá ser, obrigatoriamente, do tipo eletrônica (NFE).
f)
Os comprovantes de
despesa, que não poderão conter rasuras, acréscimos ou emendas, serão emitidos
em nome da Câmara Municipal de Anchieta-ES, com data de emissão dentro do prazo
de aplicação do suprimento de fundos, por quem prestou o serviço ou forneceu o
material, e deles constarão:
·
Discriminação clara
e completa do material fornecido ou do serviço prestado, não se admitindo
generalização ou abreviaturas que impossibilitem a identificação das despesas
realizadas;
·
Indicação da unidade
e da quantidade do material ou serviço, bem como dos valores unitário e total; e
·
Atestação de que o
material foi fornecido ou o serviço foi prestado, firmada por quem os tenha
solicitado, que não o suprido, preenchida com data, nome, lotação e cargo ou
função do servidor.
g)
A comprovação das
despesas à conta de suprimento de fundos far-se-á por:
·
Nota fiscal, no caso
de serviço prestado por pessoa jurídica ou de compra de material;
·
Recibo de pagamento
(RPA), no caso de serviço prestado por pessoa inscrita no instituto Nacional do
Seguro Social (INSS), o qual deverá conter número de inscrição no CPF, número
do documento de identidade, endereço, nome por extenso, retenções legais; número
de registro no INSS e assinatura do
prestador.
h)
Prestações de contas
realizadas fora do prazo constante desta instrução normativa estarão sujeitas a
instauração de Processo de Tomada de Contas Especial e posterior encaminhamento
ao Controle Interno Desta Casa de Leis.
i)
Nenhum adiantamento
poderá ter sua prestação de contas postergada para o exercício seguinte.
j)
No mês de dezembro,
todos os saldos de adiantamento serão recolhidos à Câmara Municipal até o dia
20, data limite para prestação de contas no último mês do ano, mesmo que o
período de aplicação não tenha sido expirado.
k)
A comunicação sobre
as irregularidades e/ou despesas impugnadas far-se-á através de notificação,
pelo setor financeiro/contábil, fixando prazo de 3
(três) dias úteis para que o responsável possa saná-las.
l)
O responsável
assinará o recebimento da via original da notificação, colocando de próprio
punho a data do recebimento.
m)
Analisada a
prestação de contas, o setor financeiro emitirá parecer e encaminhará à
autoridade superior que aprovará ou não, de acordo com o parecer emitido. No
caso das contas serem consideradas total ou parcialmente irregulares, aplica-se
o item 5 da presente Instrução Normativa.
n)
Ao final de cada
exercício, cabe ao setor financeiro, auxiliado pelo setor contábil, verificar
se todos os adiantamentos tiveram suas prestações de contas apresentadas e se
houve a devolução dos valores não utilizados até então, tomando as providências
cabíveis.
5.
DO RESSARCIMENTO
a)
Decorrido o prazo
concedido para a regularização das situações apontadas na análise, caso as contas
forem consideradas total ou parcialmente irregulares, o servidor público
responsável pelo adiantamento deverá ressarcir aos cofres públicos, no prazo
máximo de 3 (três) dias úteis, os valores
correspondentes às despesas impugnadas.
b)
Caberá ao Setor Financeiro, com auxílio do
Setor Contábil, comunicar à Controladoria Interna, todas as situações de não
recolhimento aos cofres públicos dos valores não aplicados, assim como, da
ausência de ressarcimento do valor de despesas consideradas irregulares (impugnadas)
nas prestações de contas e também atraso na prestação de contas.
c)
De posse dessa
informação, a Controladoria Interna, no prazo máximo de 15 (quinze) dias,
deverá orientar o Presidente da Câmara Municipal para as devidas providências e
instauração da competente tomada de contas especial, quando necessário.
VII – DISPOSIÇÕES
FINAIS
a)
Os suprimentos de
fundos são considerados despesas efetivas, registradas sob a responsabilidade
do suprido até que se proceda à baixa, após a aprovação das contas.
b)
Se o suprido não
prestar contas do suprimento de fundos recebido no prazo fixado ou se as contas
prestadas forem impugnadas, serão adotadas, de imediato, as medidas necessárias
à apuração dos fatos e à quantificação dos danos causados ao erário.
c)
Os casos omissos
nesta Instrução Normativa serão resolvidos pelo Chefe do Departamento Financeiro,
o Ordenador de Despesas e, quando necessário, a Auditoria de Controle Interno e
a Assessoria Jurídica.
Esta Instrução
Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Anchieta-ES, 09 de Abril de 2014.
TEREZINHA VIZZONI MEZADRE
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
MONICA RIBEIRO DO NASCIMENTO
CHEFE DE TESOURARIA
Este texto não
substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta
MODELO
ANEXO I
Modelos de Carimbos
de Atesto
Obs.: • Providenciar
a confecção dos carimbos; • O carimbo do Servidor terá que obrigatoriamente
conter o nome e cargo/função.
MATERIAL DE CONSUMO Atesto, que recebi os
materiais constantes da presente nota. Em _____/_____/_________
_________________________ (Assinatura e carimbo do Servidor)
SERVIÇOS DE
TERCEIROS Atesto que foram prestados os Serviços mencionados. Em
_____/______/_________ _________________________ (Assinatura
e carimbo do Servidor
ANEXO II
MODELO
REQUISIÇÃO DE DESPESA
Anchieta-ES, (dia)
de (mês) de (ano).
DO: REQUERENTE(NOME DO SERVIDOR REQUERENTE)
A: PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
Exma Presidente
Utilizo-me do
presente para solicitar de Vossa Excelência, liberação de pronto pagamento, em
nome da servidora efetiva (nome do servidora),
matrícula(xxx), nomeado agente suprido, no valor de
R$ (XX,XX) ( VR EXTENSO), despesas esta intitulada como Suprimento de Fundos
para pagamentos de despesas de pequeno vulto, com material de consumo e/ou
serviço, que não justificam a instauração de processo administrativo, valor
este que deverá ser aplicado até o dia xx/xx/xxxx, conforme prazo de
aplicação definido na Instrução Normativa SFI 01/2014.
Nome do agente
Suprido
Cargo ou Função
MODELO
ANEXO III
Anchieta-ES (dia) de
(mês) de (ano).
Assunto: Prestação
de Contas de Adiantamento
Senhor(a) Chefe de
Departamento Financeiro,
Encaminho a Vossa
Senhoria a prestação de contas do recurso de adiantamento referente processo nº(xx), empenho nº (x), para as
providências necessárias.
Atenciosamente,
(NOME DO SIGNATÁRIO)
(CARGO)
MODELO
ANEXO IV
PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO
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Vimos por meio
deste, enviar os comprovantes abaixo relacionados, para prestação de contas do
adiantamento recebido em ___/___/___.
BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
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RESUMO GERAL
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ANEXO V
Modelo de Declaração de Desistência de Ressarcimento
DECLARAÇÃO
Eu, (NOME DO
SIGNATÁRIO), (CARGO) da (LOCALIDADE ONDE ATUA), DECLARO, que renuncio o
ressarcimento pelo erário em razão do valor das despesas terem ultrapassado o montante
do Adiantamento, na ordem de R$ 00,00 (valor por extenso).
Anchieta-ES, (dia)
de (mês) de (ano).
(NOME DO SIGNATÁRIO)
(CARGO)
(CPF nº)
ANEXO VI
Modelo de Declaração
de Ciência (encaminhar com o requerimento)
DECLARAÇÃO
Eu, (NOME DO
SIGNATÁRIO), (CARGO) da (LOCALIDADE ONDE ATUA), DECLARO que tenho ciência das
normas de Regime de Adiantamento, cuja previsão legal encontra-se na Lei
4.320/64.
Ademais, informo que
o servidor (NOME), exercendo o cargo de (CARGO), é quem deverá atestar as
despesas efetuadas.
Por ser verdade,
Firmo a presente.
Anchieta-ES, (dia)
de (mês) de (ano).
(NOME DO SIGNATÁRIO)
CARGO OU FUNÇÃO
CPF Nº
Este
texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de
Anchieta