REVOGADA PELA RESOLUÇÃO N° 08/2019
RESOLUÇÃO Nº 01, DE 29 DE JANEIRO DE 2014
DISPÕE SOBRE A APROVAÇÃO DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2014, EXPEDIDA PELA UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO.
FAÇO SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas, aprovou e eu, na qualidade de Presidente, promulgo a seguinte. Resolução:
Art. 1° Fica aprovada a Instrução Normativa SCI nº 01/2014, de responsabilidade da Controladoria Geral da Câmara Municipal de Anchieta, que dispõe sobre a produção de instruções normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando a implementação de procedimentos de controle ("Norma das Normas"), fazendo parte integrante desta Resolução.
Art. 2° Caberá a unidade responsável à divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3° Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta-ES, 29 de Janeiro de 2014.
TEREZINHA VIZZONI MEZADRI
PRESIDENTE
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta
INSTRUÇAO NORMATIVA SCI Nº 01/2014
Versão: 01
Aprovação em: 2110112014
Ato de aprovação: Resolução nº 01/2014
Unidade Responsável: Unidade Central de Controle Interno
I - FINALIDADE
Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando a implementação de procedimentos de controle, a saber, a "Norma das Normas".
II- ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como executaras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.
III - CONCEITOS
1. Instrução Normativa
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
2. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle
Coletânea de Instruções Normativas.
3. Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.
4. Sistema
Conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
5. Sistema Administrativo
Conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.
6. Ponto de Controle
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou "na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedi mento de controle.
7. Procedimentos de Controle
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegal idades e/ou preservar o patrimônio público.
8. Sistema de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação do controle interno.
IV - BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Legislativo Municipal, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal, sobre o qual dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual, 59 da Lei Complementar nº 101 /2000 e 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, além da Lei Municipal nº 840/2013, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Anchieta.
V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da unidade responsável pela coordenação do controle interno no (Poder ou órgão), decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Cabe à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo, que passa a ser identificada como "Unidade Responsável" pela Instrução Normativa, a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das roti nas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas "Unidades Executoras".
VI - RESPONSABILIDADES
1. Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável pela Instrução Normativa):
• Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a ser elaborada;
• Obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua divulgação e implementação;
• Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a apl icação da Instrução Normativa.
2. Das Unidades Executoras:
• Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
• Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principal mente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
• Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
• Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
3. Da Unidade Central de Controle Interno:
• Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
• Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
• Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VII - FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1. Na Identificação:
a) Número da Instrução Normativa:
A numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S...... Nº ..../20XX.
b) Indicação da Versão:
Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, depois de apreciado pela unidade responsável pela coordenação do controle interno, será encaminhado à aprovação.
c) Aprovação
A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será sempre do Chefe do Poder Legislativo, salvo delegação expressa deste.
FORMATO DA DATA: ..../..../20XX.
d) Ato de Aprovação
Indica o tipo e número do ato q ue aprovou o documento original ou suas alterações. Sempre que a Instrução Normativa motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Resolução.
e) Unidade Responsável
Informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (departamento, diretoria ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem às rotinas de trabalho objeto do documento.
2. No Conteúdo:
a) Finalidade
Especificar de forma sucinta a final idade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.
Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de materiais e contratações de obras ou serviços, desde o pedido até a publicação do extrato do contrato.
b) Abrangência
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
c) Conceitos
Têm por objetivo uniformizar o entendi mento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
d) Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
e) Responsabilidades
Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da unidade responsável pela Instrução Normativa (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executaras, inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com aquelas especificadas no item VI deste documento.
f) Procedimentos
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
g) Considerações finais
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclareci mentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:
• Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na Instrução Normativa;
• Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;
• Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.
VIII PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geral mente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
• Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);
• Emissão de documentos;
• Ponto de decisão;
• Junção de documentos;
• Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: "área requisitante".
Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado , orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente d idática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o "como fazer" para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
• Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
• Destinação das vias dos documentos;
• Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem
• Executados em cada etapa do processo;
• Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
• Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
• Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação, aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc.)
Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check list, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotada.
No em prego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos - DRH; Tribunal de Contas do Estado -TCE.
Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.
Devolvida a mi n uta pela unidade de coordenação do controle interno à unidade responsável pela Instrução Normativa, esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua divulgação e implementação.
IX - CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade Central de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Anchieta/ES, 09 de janeiro de 2014.
TEREZINHA VIZZONI MEZANDRE
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta