RESOLUÇÃO Nº 04, DE 01 DE JUNHO DE 2016
DISPÕE SOBRE A APROVAÇÃO DO MANUAL DE AUDITORIA
INTERNA E DA INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 07/2016, QUE DISPÕE SOBRE A ELABORAÇÃO
DA MATRIZ DE RISCO, DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA, EXPEDIDOS PELA CONTROLADORIA
GERAL DESTA CASA DE LEIS.
Faço saber que a Câmara Municipal de Anchieta, Estado do Espírito Santo,
no uso das atribuições que lhe são
conferidas, aprovou e eu, na qualidade de Presidente, promulgo a seguinte:
RESOLUÇÃO
Art. 1° Ficam aprovados os seguintes atos normativos expedidos pela
Controladoria Geral da Câmara Municipal de Anchieta:
I. Manual de Auditoria Interna da Câmara Municipal de Anchieta;
II. Instrução Normativa SCI 07/2016, que dispõe sobre a elaboração da
Matriz de Risco .
Parágrafo único. Os atos normativos citados elencados no caput do art. 1° constituem
parte integrante desta Resolução.
Art. 2° Caberá à Controladoria Geral da Câmara Municipal de Anchieta a
divulgação dos atos nom1ativos ora aprovada.
Art. 3° Fica revogada a Resolução nº
03/2014.
Art. 4° Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação
Anchieta-ES, 01 de junho de 2016.
JOCELÉM GONÇALVES DE JESUS
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
Este texto não substitui o original publicado e arquivado
na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI n. 07/2016
MATRIZ DE RISCO
Versão: 01
Aprovação em: 10/05/2016
Ato de aprovação: Resolução nº 04/2016
Unidade Responsável: CONTROLADORIA GERAL
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
SEÇÃO I
Art. 1º A finalidade desta Instrução normativa é criar mecanismos objetivos e
impessoais quando do planejamento de auditoria ordinária, para a identificação
de possíveis fraquezas e ou procedimentos desconformes que gerem ou possam gerar
prejuízos ao erário, com escopo de corrigi-los e ao final fortalecer os
sistemas de controle e de gestão.
I- Essas ações serão realizadas
pela Unidade Central de Controle Interno, no âmbito da Câmara Municipal de
Anchieta-ES para selecionar as unidades que devem se submeter ao processo de
auditoria ordinária. A seleção das unidades (setores) e ou Tipo de Despesa, que
serão auditadas pela UCCI baseia-se nos critérios de Materialidade, Relevância
e Vulnerabilidade, privilegiando a ação preventiva nos processos de auditoria.
II- A utilização desse modelo visa tornar o processo de escolha de
unidades/setores a serem auditadas mais científico e, portanto, provido do
caráter da impessoalidade nas escolhas, fortalecendo os trabalhos com base em
análises independentes da vontade pessoal e com critérios pré-estabelecidos,
sendo esta Instrução divulgada para toda Câmara Municipal de Anchieta.
III- A elaboração da Matriz de Risco deve ser tratada como informação
estratégica pela Unidade Central de Controle Interno do Poder Legislativo, de
modo a não desencorajar as unidades não priorizadas, na busca do
aperfeiçoamento das rotinas de controle. Devendo a Matriz de Risco elaborada
ser de uso privativo da Unidade Central de Controle Interno.
IV- Os critérios de relevância, materialidade e vulnerabilidade
(criticidade) são compostos por um ou mais critérios de avaliação, denominados
fatores de risco, que são pontuados de modo a priorizar as Unidades com maior
significância estratégica (relevância), materialidade dos valores sujeitos a
riscos e maiores vulnerabilidades nos seus processos de governança, gestão de
riscos e controles internos (riscos).
V- A atuação da Unidade Central de Controle Interno, terá por escopo a realização
de auditorias de conformidade no conceito de Auditoria BASEADA EM RISCO. Risco
é qualquer evento que possa impedir ou dificultar o alcance de um objetivo.
VI- O escopo será o de examinar as operações e transações de natureza
contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, com fito de emitir uma
opinião sobre a adequação dos controles exercidos pelas Unidades Executoras de
Controle Interno, tomadas em conjunto, assim como verificar o atendimento às
leis, resoluções e instruções normativas aplicáveis, além dos aspectos de
moralidade e legitimidade dos atos administrativos, com foco em eventos
futuros.
Art. 2º A presente instrução abrange todas as unidades (setores) de controle da
estrutura organizacional da Câmara Municipal de Anchieta-ES.
SEÇÃO II
DAS DEFINIÇÕES
Art. 3º Para os fins desta instrução, considera-se:
§1º- Significância Estratégica/Relevância- Compõe-se por fatores que procuram
evidenciar a importância estratégica da unidade em função de suas atribuições,
do impacto de suas atividades no órgão, e da essencialidade do serviço
prestado.
§2º- Materialidade- Compõe-se por
fatores que procuram evidenciar a representatividade dos valores sujeitos a
riscos, em termos orçamentários, financeiros e patrimoniais colocados à
disposição dos gestores e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos,
isto é, dos ativos públicos colocados sob a gestão dos responsáveis pela
unidade.
§3º- Vulnerabilidade/Criticidade- Representa
a composição dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos
pontos de controle com riscos latentes. É condição imprópria por ilegalidade,
ineficácia ou por ineficiência de uma situação gerencial.
I - Compõe-se por fatores que procuram identificar pontos críticos em
relação ao alcance da missão e dos objetivos da unidade, ao seu desempenho, à
informação e comunicação, à conformidade dos atos de sua gestão e a proteção de
seus ativos.
§4º- Avaliação do Risco em Auditoria-
As ações visam cobrir as áreas em que os riscos são considerados os mais
elevados, permitindo, no entanto, uma cobertura equilibrada e contínua do
âmbito da ação de controle, com o objetivo de reduzir o risco a um nível
aceitavelmente baixo, assim a análise do risco de auditoria é um processo que acompanha
o auditor ou a equipe ao longo de todo o trabalho, devendo este ser conduzido,
não no sentido da sua eliminação, mas sim no sentido de o reduzir a níveis
aceitáveis.
I- O conceito de risco de auditoria deve contemplar os efeitos
conjugados dos diversos fatores que afetam, de forma direta e significativa, a
qualidade da informação em apreço, bem como outras contingências e incertezas
que resultem da impossibilidade de reconstituição integral de todas as
operações a controlar.
SEÇÃO III
DA BASE LEGAL
Art. 4º A presente Instrução Normativa
integra o conjunto de ações, de responsabilidade do chefe do Poder Legislativo
Municipal e da Controladoria Geral, no sentido de implementação do Sistema de
Controle Interno da Câmara Municipal de Anchieta, sobre o qual dispõem os Art.
37 “caput”, 70 e 74 da Constituição Federal, c/c os Art. 70, e 77 da
Constituição Estadual, Art. 51 da Lei Orgânica
Municipal de Anchieta, Art. 59 da Lei Complementar nº 101/2000, c/c Art.
77, 78, da Lei Federal 4.320/64, e Art. 42 da Lei Orgânica do Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo, c/c a
Portaria-Segecex/TCU n.º 7, de 8 de março de 2010, e com as
competentes Normas de Auditorias Governamentais-NAG’S, notadamente as NAG’S
4.300 e 4.311, observadas ao tempo de construção desta Instrução Normativa.
CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS, RESPONSABILIDADES E COMPETÊNCIAS
SEÇÃO I
Art. 5º Dos procedimentos para a elaboração da Matriz de Risco:
I - Realizar um estudo de
identificação das unidades (setores) que compõem a Câmara Municipal de
Anchieta, o objetivo é possibilitar o conhecimento geral das unidades
(setores). As informações a serem coletadas serão referentes à:
a) Atribuições desenvolvidas pela unidade (setor), principais metas e
objetivos;
b) Ambiente organizacional: forças, fraquezas, ameaças e oportunidades;
c) Produtividade e ações executadas nos últimos 2 anos em relação às
metas e objetivos propostos para o período;
d) Estrutura organizacional;
e) Composição do quadro de colaboradores (servidores da casa, servidores
cedidos, terceirizados e estagiários); (rotatividade dos colaboradores;
terceirizados e estagiários desenvolvendo atividades críticas da organização);
f) Atividades desenvolvidas pelos colaboradores, de forma segmentada;
g) Levantamento dos principais processos de trabalho da unidade (setor)
essenciais para o atingimento de seus objetivos e metas;
h) Verificação sobre a existência de indicadores de desempenho
desenvolvidos para medir a eficiência, eficácia e/ou efetividade dos processos
de trabalho levantados. Estudo sobre a metodologia utilizada para criar os
indicadores.
II - As técnicas que podem ser utilizadas para o levantamento das
informações são:
a) Análise de SWOT;
b) Entrevista com servidores;
c) Análise Documental;
d) Internet/Ouvidoria;
e) Consulta à decisões emanadas do E. Tribunal de Contas do ES;
f) Consulta aos resultado de Auditorias anteriores do TCEES;
f) Consulta das decisões emanadas da Justiça e ou Ministério Público;
g) Recomendações notificatórias do Ministério Público;
h) Exame dos últimos pareceres/consulta emanados do E. TCEES, com
relação às Câmara Municipais do ES;
i) Exame das últimas irregularidades apontadas pelo TCCES, referente à
análise de prestações de contas das Câmaras Municipais do ES;
J) Aplicação dos pontos de controle dispostos, no que couber, pela
Instrução Normativa TCE referente à Prestações de Contas Anuais;
l) Verificação do específico atendimento aos pontos de controle
estabelecidos nos competentes Manuais de Início e Encerramento de mandatos,
exarados pelo e. Tribunal de Contas do ES.
SEÇÃO II
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 6º A partir das informações coletadas, a UCCI analisará as situações
encontradas nas unidades, para avaliação e aprofundamento do conhecimento sobre
algumas das unidades (setores) a serem auditadas, com vistas ao planejamento
mais eficiente das fiscalizações.
I- As avaliações desse tipo devem ser anuais de forma a possibilitar o
planejamento das fiscalizações no ano seguinte ao do levantamento.
II- Um dos objetivos estratégicos do Controle é o de “Atuar de forma
seletiva em áreas de risco e relevância”, propõe-se um modelo que está
segregado basicamente em Análise de Risco e Análise de Relevância. O quadro
abaixo apresenta as fases do modelo criado:
Art. 7º- Compete aos
Responsáveis pela Elaboração da Matriz de Risco:
I - Levantar
informações sobre a unidade (setor) a ser auditada;
II - Análise de
Risco das unidades (setores) executoras;
III - Análise da Relevância
das unidades (setores) a serem auditadas;
IV - Hierarquizar
as unidades/setores com base nas informações analisadas nas fases anteriores;
V - Selecionar, com
base na hierarquização, as unidades (setores) que serão objeto de fiscalização;
Art. 8º- Compete as demais unidades da Câmara
Municipal:
I - Atender
imediatamente às solicitações da Unidade Central de Controle Interno;
II - Responder tempestivamente aos questionários
elaborados pela Unidade Central de Controle Interno;
III - Submeter-se a entrevistas quando solicitado pela
UCCI.
CAPÍTULO III
DAS ANÁLISES E DA HIERARQUIZAÇÃO E SELEÇÃO
SEÇÃO I
Art. 9º A Análise de Risco
compreende:
I- Aplicar questionário padrão “Diagnóstico Situacional da Matriz de
Risco”, onde se avalia os componentes do COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission), na unidade (setor), de modo a
identificar pontos fortes e pontos fracos;
II- Verificar se há gerenciamento de riscos formais na unidade (setor);
III- Verificar o comprometimento dos servidores – avaliado por meio do
grau de implementação das recomendações propostas pela Unidade Central de
Controle Interno da Câmara Municipal de Anchieta;
IV- Levantar o resultado de auditorias do Tribunal de Contas anteriores;
V- Caso haja indicadores de desempenho, verificar a confiabilidade de
seus cálculos e fontes de dados (sistemas informatizados);
VI- Levantamento de indícios de “gargalos” nos processos de trabalho e
de vulnerabilidades no ambiente organizacional (alta rotatividade de
colaboradores, terceirizados e estagiários desenvolvendo atividades sem
supervisão, alta rotatividade dos servidores em função de chefia, baixo nível
de conhecimento dos ocupantes de cargos de chefia, direção e assessoramento e
ou servidor efetivo em função gratificada);
VII- Tentar responder às seguintes perguntas:
a) Os objetivos e metas estão sendo alcançados tempestivamente?
b) Há riscos iminentes de desestabilização da estrutura organizacional?
c) O ambiente organizacional oferece riscos ao desempenho das atividades
da instituição?
d) Há gargalos nos processos de trabalho?
e) As unidades vem executando atividades de controle interno e sendo
auditadas pela UCCI da Câmara?
f) Há notícias na imprensa sobre irregularidades na Câmara Municipal de
Anchieta?
g) Há instrução normativa regulamentando as atividades da Unidade? se
existe está sendo devidamente observada na execução das tarefas?
h) Este rol é somente exemplificativo, podendo a UCCI, no exercício de
sua missão institucional, realizar quaisquer complementações necessárias ao
atingimento dos objetivos propostos nesta instrução.
§1º- As técnicas que podem ser utilizadas, dentre outras, para o
levantamento das informações são:
a) Diagrama de Verificação;
b) Entrevista com servidores;
c) Análise Documental;
d) Internet;
e) Resultado de Auditorias anteriores do TCEES.
Art. 10 Da Análise da
Relevância:
I - Material:
a) Levantar os números do Orçamento
ou dos Balanços Patrimoniais, inserindo em planilha e organizando-os em ordem
decrescente de valor (início da hierarquização).
b) Levantar os valores dos contratos mais relevantes inserindo em
planilha e organizando-os em ordem decrescente de valor (início da
hierarquização).
II - Não-Material:
a) Impacto no cidadão: analisar a importância da unidade em função da
essencialidade e do impacto que a sua atividade tem no atendimento ao interesse
dos cidadãos.
b) Transparência: analisar as informações disponibilizadas pela unidade
e avaliar adequabilidade das informações, suficiência, confiabilidade.
SEÇÃO II
HIERARQUIZAÇÃO E SELEÇÃO
Art. 11 A
Hierarquização é a sistematização e ponderação das informações
analisadas e avaliadas nas fases anteriores. Ou seja, é uma “valorização” das
informações. Essa ponderação será realizada com a atribuição de valores
(pesos), de 1 a 5, aos quesitos/situações encontradas, de modo a se estabelecer
uma hierarquia de prioridades com base no risco detectado. Os auditores com base em suas experiências, e
conhecimento histórico das unidades devem criar uma matriz onde se possa tratar
(transformar) informações subjetivas, qualitativas, em dados quantificáveis de
forma a possibilitar a hierarquização das unidades/setores mais relevantes e
que enfrentam maiores riscos.
Parágrafo único. Em cada critério “Risco” e “Relevância” os auditores internos devem
avaliar também a probabilidade de informações coletadas que não tenham
referências com registros históricos ou desempenhos identificados com aquela
informação, mas que possam impactar a unidade (setor) no ano corrente.
Art. 12 A
Seleção será feita com base na hierarquização, onde ocorrerá a seleção das
unidades que serão objeto de fiscalizações.
CAPÍTULO IV
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 13 A Unidade Central de Controle Interno deverá observar
todas as recomendações contidas nesta Instrução Normativa.
I- A construção da Matriz de Risco e sua competente
análise de hierarquização será feita pela Controladoria Geral, podendo ser
convocados servidores pelo Controlador Geral para este fim, devendo os
servidores que atuarem guardarem o imprescindível sigilo, sob pena de
responsabilidade.
II- O questionário padrão de auditoria não é
exaustivo, podendo a UCCI acrescentar questões que julgar serem relevantes para
coleta de informações. Integra a presente Instrução Normativa os
seguintes anexos:
·
Anexo I, Modelo de Questionário Padrão;
·
Anexo II, Modelo de Matriz de Risco/UNIDADES
·
Anexo III, Modelo de Matriz de Risco/TIPO DE DESPESA
Art. 14 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir de sua aprovação.
Anchieta, 04 de abril de 2016
MAURO SÉRGIO DE SOUZA
Coordenador de Auditoria Contábil
LUIZ CARLOS DE MATTOS SOUZA
Controlador Geral
JOCELEM GONÇALVES DE JESUS
Presidente da Câmara Municipal de Anchieta
Este texto não substitui o original publicado e
arquivado na Câmara Municipal de Anchieta
ANEXO
I
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Matriz de Risco – Modelo
de Questionário Padrão
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1. Ambiente de Controle
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|
Atividade
|
Sim
|
Não
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Critério
de Seleção da Atividade
(materialidade, relevância, desempenho,
criticidade)
|
Natureza
do Risco
(operacional, de informação ou de
conformidade)
|
Impacto
(baixo,
Médio,
alto)
|
|
As pessoas se sentem controladas?
|
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|
As delegações de autoridade estão acompanhadas de claras definições de
responsabilidade?
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Existem procedimentos e/ou instruções de trabalho padronizados?
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Há planejamento para o treinamento?
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2. Avaliação e
Gerenciamento de Riscos
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|
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|
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Atividade
|
Sim
|
Não
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Critério
de Seleção da Atividade
(materialidade, relevância, desempenho,
criticidade)
|
Natureza
do Risco
(operacional, de informação ou de
conformidade)
|
Impacto
(baixo,
Médio,
alto)
|
|
Os objetivos e metas da organização se encontram formalizados?
|
|
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Foram identificados os processos mais críticos?
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Foram levantados e diagnosticados os pontos de falha dos processos?
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Foram estimadas as probabilidades de ocorrência e/ou impactos dos
riscos?
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3. Atividades de Controle
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|
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|
|
|
Atividade
|
Sim
|
Não
|
Critério
de Seleção da Atividade
(materialidade, relevância, desempenho,
criticidade)
|
Natureza
do Risco
(operacional, de informação ou de
conformidade)
|
Impacto
(baixo,
Médio,
alto)
|
|
Existem normas internas de procedimentos/processos de trabalho explicitamente
definidos?
|
|
|
|
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|
Essas normas são de conhecimento dos servidores?
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|
As funções/atividades estão adequadamente segregadas nas unidades?
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|
|
As delegações de autoridade estão acompanhadas de claras definições de
responsabilidade?
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ANEXO II
MODELO DE MATRIZ DE RISCO
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Fatores de Risco
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|
Unidade
|
Significância
|
Materialidade
|
Vulnerabilidade
|
Nota Final
|
Hierarquização do Risco
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Peso
|
Ações
|
Impacto
|
Essencialidade
|
Orçamento
|
Finanças
|
Patrimônio
|
Missão
|
Desempenho
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Informação
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Conformidade
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Licitação
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Contrato
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Almoxarifado
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Contabilidade
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|
Financeiro (Supr. Fundos)
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Diárias
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Tesouraria
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Patrimônio
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Orçamento
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Recursos Humanos
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Sistema de Transporte
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Tecnologia da Informação
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Jurídico
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|
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SIGNIFICÂNCIA ESTRATÉGICA
OU RELEVÂNCIA: Compõe-se por
fatores que procuram evidenciar a importância estratégica da unidade em
função da sua participação em ações prioritárias de
|
|
Governo, do impacto de
suas atividades na comunidade em que se insere, da essencialidade do serviço
prestado e do relacionamento com o cidadão. Deve-se capturar as dimensões da
|
|
Importância social ou econômica
das ações desenvolvidas pela unidade, tanto para a administração pública como
para a sociedade em razão das funções, programas, projetos e atividades sob
|
|
Responsabilidade de seus gestores,
assim como dos bens que produzem e dos serviços que prestam à população.
|
|
|
|
|
|
|
MATERIALIDADE: Compõe-se fatores que
procuram evidenciar a representatividade dos valores sujeitos a riscos, em
termos orçamentários, financeiros e patrimoniais colocados à disposição dos
|
|
Gestores e/ou do volume
de bens e valores.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VULNERABILIDADE OU
CRITICIDADE: Compõe-se por
fatores que procuram identificar pontos críticos em relação ao alcance da
missão e dos objetivos da unidade, ao seu desempenho, à informação
|
LEGENDA: Aço (Ações); Imp (Impacto); Ess (Essencialidade); Orç (Orçamento); Fin (Finanças); Pat (Patrimônio);
Mis (Missão); Des (Desempenho); Inf
(Informações); Con (Conformidade); NotFin (Nota Final); HieRis (Hierarquização do Risco);
ANEXO III
MODELO DE MATRIZ DE RISCO/TIPO DE DESPESA
|
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Fatores
de Risco
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Unidade
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Significância
|
Materialidade
|
Vulnerabilidade
|
Not
|
Hie
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Peso
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Açõ
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Imp
|
Ess
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Orç
|
Fin
|
Pat
|
Mis
|
Des
|
Inf
|
Con
|
Fin
|
Ris
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Folha de Pagamento
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Licitações
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Contratos
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Convênios
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Almoxarifado
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Patrimônio
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Gastos com Educação
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Gastos com Saúde
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Previdência
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Receita
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Dívida Pública
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SIGNIFICÂNCIA/RELEVÂNCIA: compõe-se por fatores que procuram evidenciar a
importância estratégica da Unidade em função da sua participação em ações prioritárias
de governo, do impacto de suas atividades na comunidade em que se insere, da
essencialidade do serviço prestado e do relacionamento com o cidadão. Deve-se
capturar as dimensões da importância social ou econômica das ações
desenvolvidas pela Unidade, tanto para a administração pública como para a
sociedade, em razão das funções, programas, projetos e atividades sob
responsabilidade de seus gestores, assim como dos bens que produzem e dos
serviços que prestam à população.
|
|
MATERIALIDADE:
compõe-se por fatores que procuram evidenciar a representatividade dos
valores sujeitos a riscos, em termos orçamentários, financeiros e
patrimoniais colocados à disposição dos gestores e/ou do volume de bens e
valores efetivamente geridos, isto é, dos ativos públicos colocados sob a
gestão dos responsáveis pela Unidade.
|
|
VULNERABILIDADE/CRITICIDADE: compõe-se por fatores que procuram identificar
pontos críticos em relação ao alcance da missão e dos objetivos da Unidade, ao
seu desempenho, à informação e comunicação, à conformidade dos atos de sua
gestão e à proteção de seus ativos.
|
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|
LEGENDA:
Aço (Ações); Imp (Impacto); Ess (Essencialidade); Orç
(Orçamento); Fin (Finanças); Pat (Patrimônio); Mis (Missão); Des
(Desempenho); Inf (Informações); Con (Conformidade); NotFin (Nota Final); HieRis (Hierarquização do Risco);
MANUAL DE AUDITORIA INTERNA
CAMARA MUNICIPAL DE
ANCHIETA
APRESENTAÇÃO
O
Manual de Auditoria Interna da Câmara Municipal de Anchieta Estado do Espírito
Santo, refere-se a diretrizes para condução das ações de fiscalização no âmbito
desta Casa de Leis.
É
ferramenta essencial, construída com base nas Normas de Auditoria Governamental
(NAG) e instituída por resolução Plenária. Seu conteúdo uniformiza
procedimentos em técnicas de auditoria, aumentando a confiabilidade das
atividades de fiscalização. Sua aplicação é fundamental para a elaboração de
matrizes de planejamento, achados e responsabilização, no processo de controle,
objetivando acreditar a atuação das unidades do órgão de forma eficiente e com
vistas ao atendimento do interesse público.
Este
instrumento significa um marco divisor rumo ao fortalecimento e ao aprimoramento
das atividades da Câmara Municipal de Anchieta, em especial em relação ao
planejamento, importante etapa na execução e no sucesso das auditorias.
Deste
modo, a Câmara de Anchieta dá mais um passo rumo à excelência na prestação de
seus serviços. Trata-se de obrigação inerente à sua missão institucional, de
ser Órgão útil para a sociedade, responsável em primeira instância pela
fiscalização e pelo controle dos recursos públicos.
Cabe
ressaltar a importante parceria desta Casa de Leis com o Egrégio Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo, que sempre apoiou a Presidência deste Órgão
na busca para aperfeiçoar seus mecanismos de controle com vistas a permanente
busca da excelência em seu desempenho.
JOCELÉM GONÇALVES DE JESUS
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
Sumário
1. MANUAL DE AUDITORIA. 11
1.1 Base Referencial 11
1.2. Finalidade. 11
1.3. Objetivo Geral 11
1.4. Objetivos Específicos 12
1.5. Forma de Atuação. 12
1.6. Padronização. 12
1.7. Instrumentalização. 12
1.8. Comunicação. 12
1.9. Aplicação. 13
1.10. Atualização. 13
2.ASPECTOS GERAIS DAS AUDITORIAS. 14
2.1. Aspectos Gerais 14
2.2.Tipos de Auditoria. 15
2.2.1 Auditorias de cumprimento legal ou conformidade. 15
2.2.2. Auditorias contábeis ou financeiras 15
2.2.3. Auditoria operacional 16
2.2.4. Auditoria extraordinária. 16
2.3. Definições 16
2.3.1. Economicidade. 16
2.3.2. Legalidade. 16
2.3.3. Legitimidade: 16
3 Instrumentos de Auditoria. 17
3.1 Aspectos Gerais 17
3.2 Inspeção. 17
3.3 Levantamento. 17
3.4 Identificação. 17
3.5 Monitoramento. 17
3.6
Acompanhamento. 18
3.7. Autorização. 18
3.7.1 Ordinária. 18
3.7.2 Especial 18
3.7.3 Resultado das auditorias 18
4. ÉTICA E CONDUTA DO AUDITOR. 19
4.1 Definição de auditor 19
4.2 Atributos do auditor 19
4.2.1 Independência. 19
4.2.2. Isenção. 19
4.2.3 Serenidade. 19
4.2.4. Imparcialidade. 19
4.2.5. Sigilo profissional, princípio da
confidencialidade. 19
4.2.6 Educação Continuada: 20
4.2.7 Conhecimento Técnico. 20
4.2.8 Diligência: 20
4.2.9 Cordialidade. 20
4.2.10. Integridade. 21
4.2.11.
Consistência. 21
4.2.12. Impessoalidade. 21
4.2.13 Recomendação. 21
5. EQUIPE DE AUDITORIA. 22
5.1. Composição. 22
5.2.Planejamento. 22
5.3. Convocação. 22
5.4. Designação: 22
5.5. Comunicação Interna de Apresentação. 22
5.6. Substituição na equipe. 22
6. PRERROGATIVAS DO AUDITOR DE CONTROLE INTERNO. 23
6.1. Livre Ingresso na unidade (setor) auditada. 23
6.2. Livre acesso aos trabalhos do (a) 23
6.3. Poderá solicitar orientações ao controlador
geral 23
6.4. Proteção. 23
7. INDEPENDÊNCIA DO AUDITOR DE CONTROLE INTERNO. 24
7.1. Independência. 24
7.2 Vínculo Pessoal 24
7.3 Interesse diverso. 24
7.4. Função ou cargo incompatível 24
7.5. Situação diversa. 24
7.6. Termo de Não Impedimento. 24
8. PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA. 25
8.1 Procedimento de auditoria. 25
8.2 Obtenção de evidências 25
8.3. Testes de auditoria. 25
8.3.1 Testes de observância(controle) 25
8.3.2. Testes substantivos 25
8.4. Técnicas de auditoria. 26
8.5. As técnicas de auditoria podem abranger: 26
8.5.1. Inspeção física: 26
8.5.2. Exame físico. 26
8.5.3 Confirmação com terceiros (ou circularização): 26
8.5.4 Exame da documentação original 27
8.5.5 Conciliações 27
8.5.6 Exame dos registros contábeis 27
8.5.7 Entrevista. 28
8.5.8 Exame de livros e registros auxiliares 29
8.5.9 Correlação entre as informações obtidas 29
8.5.10 Observação direta das atividades 29
8.5.11 Amostragem.. 29
8.5.12 Amostragem Estatística (ou Probabilística) 29
8.5.13 Amostragem Subjetiva (ou Não Probabilística) 30
8.5.14 Amostragem aleatória simples 30
8.5.15. Amostragem Aleatória Estratificada. 31
8.5.16 Seleção da amostra. 32
8.5.17 Plano Amostral 32
9. PAPÉIS DE TRABALHO. 34
9.1 Definição: 34
9.2 Conceito. 34
9.3 Papéis de Trabalho x cópia de documentos 34
9.4 Finalidades 34
9.5 Detalhamento. 35
9.6. Elaboração e organização. 35
9.7. Tipos de papéis de trabalho. 35
9.8 Aspectos Gerais dos Papéis de Trabalho. 35
9.8.1 Concisão. 36
9.8.2 Objetividade. 36
9.8.3 Clareza. 36
9.8.4 Adequação de Conteúdo. 36
9.8.5 Revisão. 36
9.9 Classificação dos papéis de trabalho. 37
9.9.1 Permanentes 37
9.9.2 Correntes 37
9.9.3 Codificação. 38
9.10. Elaboração de papéis de trabalho. 38
9.10.1 Aspectos Gerais: 38
9.10.2 Planejamento. 38
9.10.3 Execução. 38
9.10.4 Relatório: 39
9.10.5 Término do planejamento. 39
10. DO PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA - paai 40
10.1 Orientação: 40
10.2 Objetivo. 41
10.3 Auditoria Baseada em Risco: Materialidade,
Relevância e Criticidade. 42
10.3.1 MATERIALIDADE, RELEVÂNCIA
E CRITICIDADE. 42
10.3.2 Materialidade. 42
10.3.3 Relevância. 42
10.3.4 Criticidade. 43
10.4 Avaliação do risco de auditoria. 43
10.5 Metodologia e os critérios para avaliação de
riscos 43
10.6 Carga horária: 44
10.7 Elaboração da Matriz de Risco: 44
10.7.1 O mapeamento dos riscos 44
10.7.2 Análise de identificação das unidades 44
10.7.3 Selecionados os procedimentos e processos
administrativos a serem auditados: 44
11. PLANEJAMENTO DA AUDITORIA INTERNA. 45
11.1 Considerações iniciais: 45
11.2. Etapas do Planejamento. 45
11.2.1. Aspectos importantes 45
11.2.2. Forma e conteúdo. 45
11.2.3 Objetivos da auditoria. 45
11.2.4 Sistemas de controle. 45
11.2.5 Monitoramento. 46
11.2.6 Documentação apropriada. 46
11.2.7. Abrangência. 46
11.2.8. Cronograma. 46
11.2.9. Discriminação. 46
11.2.10 Analisar as informações disponíveis 46
11.2.11 Definição do escopo, procedimentos e técnicas 47
11.2.12 Obtenção de evidências 47
11.2.13 Matriz de planejamento e o PAI 47
12. MATRIZ DE PLANEJAMENTO. 48
12.1. Elaboração da Matriz de Planejamento. 48
12.1.1 Diagnóstico. 48
12.1.2 Determinar a linha de investigação. 48
12.1.3 Escopo da auditoria. 48
12.1.4 Escolher as estratégias metodológicas 48
12.2 Etapas Da Matriz De Planejamento. 48
12.2.1 Objetivo Geral 48
12.2.2 Objetivo Especifico. 48
12.2.3 Questões De Auditoria. 49
12.2.4 Possíveis Achados 49
12.2.5 Informações Requeridas 50
12.2.6 Fonte De Informação. 50
12.2.7 Procedimentos 50
12.2.8 Objetos 51
12.2.9 Auditor Responsável e Período. 51
13. PLANO DE AUDITORIA INTERNA. 52
13.1 Plano de Auditoria Interna. 52
13.2 Fontes Internas 52
13.3 Fontes Externas 53
13.4 Plano De Auditoria Interna. 53
13.5 Definições 53
13.5.1 Relevância. 53
13.5.2 Materialidade. 54
13.5.3 Risco. 54
13.6 O Plano de Auditoria Interna deverá incluir 54
14. EXECUÇÃO DA AUDITORIA INTERNA. 56
14.1 Reunião e Comunicação de Auditoria à unidade
executora de controle interno: 56
14.2 Requisição e Recebimento de Documentos e
Informações 56
14.3 Solicitações Prévias 57
14.4 Execução da Auditoria. 57
15. EVIDÊNCIAS E ACHADOS DE AUDITORIA (MATRIZ DE
ACHADOS) 59
15.1 Definição. 59
15.2. Evidências Físicas: 59
15.3 Evidência Documental: 59
15.4. Evidência Testemunhal: 60
15.5 Evidência Analítica: 60
15.6 Requisitos básicos de um achado de auditoria. 61
15.6.1 O caráter de anormalidade. 61
15.6.2 A relevância do fato. 61
15.6.3 Fundamentação. 61
15.6.4 Suficiência. 61
15.6.5 Convencimento. 61
15.6.6 Objetividade. 62
15.7 Atributos dos achados de auditoria. 62
15.7.1 Condição. 62
15.7.2 Critérios 62
15.7.3 Causa. 62
15.7.4 Efeito. 63
15.7.5 Esclarecimentos 63
15.8 Desenvolvimento da Matriz de Achados 63
15.9 Situação Encontrada. 63
15.10 Períodos De Ocorrência Dos Fatos 64
15.11 Objeto. 64
15.12 Critérios 64
15.13 Sistemas Informatizados 65
15.14 Constatação ou Achados de Auditoria. 65
15.14.1 Analisar as circunstâncias 65
15.14.2 Informações relevantes 66
15.14.3 Submeter os achados à crítica. 66
15.14.4 Examinar os achados de forma completa. 66
15.14.5 Realizar estudo dos achados 66
15.14.6 Abster-se de críticas 66
15.14.7 Efeitos econômicos ou Financeiros 66
15.15 Desenvolvimento de um Achado de Auditoria. 66
15.15.1 Condição. 67
15.15.2 Critérios 67
15.15.3 Causas 67
15.15.4 Efeitos 68
15.15.5 Opinião da Unidade (setor) Auditada. 69
15.15.6 Conclusão. 69
15.15.7 Recomendação/Proposta de encaminhamento. 69
15.15.8 Benefícios Esperados 70
16. MATRIZ DE ACHADO PRELIMINAR. 71
16.1 Finalidade. 71
16.2 Normas Relativas à Comunicação de Resultado. 71
16.2.1 Nota Técnica. 72
17. MATRIZ DE RESPONSABILIZAÇÃO. 73
17.1 Finalidade. 73
17.2 Achado de Auditoria. 74
17.3 Data ou período de ocorrência do fato. 74
17.4 Responsável 74
17.5 Período de exercício no cargo. 74
17.6 Conduta Irregular 74
17.7 Nexo de causalidade. 75
17.8 Culpabilidade. 75
17.9 Proposta de Encaminhamento. 77
18. RELATÓRIO DE AUDITORIA. 78
18.1 Finalidade. 78
18.2 Requisitos do Relatório de Auditoria. 78
18.2.1 Clareza. 78
18.2.2 Convicção. 79
18.2.3 Concisão. 79
18.2.4 Exatidão. 79
18.2.5 Relevância. 79
18.2.6 Objetividade. 79
18.2.7 Integridade. 80
18.2.8 Padronização. 80
18.3 Estrutura Do Relatório De Auditoria. 80
18.3.1 Folha De Rosto. 80
18.3.2 Resumo. 80
18.3.3 Sumário. 81
18.3.4 Introdução. 81
18.3.5 Resultados Da Auditoria. 81
18.3.6 Proposta de encaminhamento. 81
19. PLANO DE AÇÃO. 82
19.1 Finalidade. 82
19.2 Determinações e Recomendações 82
20. MONITORAMENTO. 83
20.1 Finalidade. 83
20.2 Prazo. 83
20.3 Relatório de Monitoramento. 83
21. DEMAIS INSTRUMENTOS DE AUDITORIA DE CONTROLE
INTERNO. 85
21.1 Inspeção. 85
21.2 Levantamento. 85
21.3 Acompanhamento. 85
22. CONSIDERAÇÕES FINAIS. 86
23. ANEXOS. 87
24. GLOSSÁRIO. 93
·
BRASIL. Constituição da República Federativa (1988).
·
ESPIRITO SANTO. Constituição do Estado do Espirito Santo, de 5 de outubro
de 1989
·
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO. Resolução TC nº 227, de 25
de agosto de 2011, alterada pela Resolução TC nº 257, de 7 de março de 2013.
·
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO. Instrução Normativa nº 028,
de 26 de novembro de 2013, alterada pela Instrução Normativa nº 033, de 16 de
dezembro de 2014.
·
NORMAS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL – NAG`S.
·
Resolução n. 287 de 2015 do
Egrégio Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo.
Este Manual de Auditoria Interna – MAI,
tem por escopo estabelecer normas e procedimentos para disciplinar a elaboração
de matrizes, definir conceitos, planos de trabalho, organização, competências,
formas de planejamento, procedimentos e execução das ações de auditoria e
controle, diretrizes gerais e essenciais ao desenvolvimento dos serviços de
auditoria, visando a padronização e servir de guia para efetivação das
auditorias a serem realizadas no âmbito da Câmara Municipal de Anchieta-ES.
O
objetivo geral deste MANUAL é estabelecer um modelo com diretrizes básicas para
a definição de procedimentos e práticas de auditoria interna pela Controladoria
Geral, nas suas diversas áreas de atuação, sem pretender esgotar os assuntos
aqui abordados, permanecendo acessível a constantes manutenções evolutivas,
buscando melhorias e atualizações contínuas em face de alterações na
legislação, tendo esta edição fulcro nas Normas de Auditoria Governamentais
(NAG’s).
Estimular
o desenvolvimento da qualidade dos trabalhos de auditoria interna produzidos
pela UCCI e da produtividade dos seus profissionais, que devem primar pelo
efetivo apoio à Gestão com vistas ao interesse
público.
Disseminar
internamente, no âmbito da Câmara Municipal de Anchieta, para todas as unidades
executoras de controle interno, a forma de atuação quando da realização da
auditoria interna.
Padronizar
a metodologia e esclarecer a terminologia utilizada pela Unidade Central de
Controle Interno, nas várias áreas de atuação, modalidades e enfoques técnicos
relacionados à auditoria interna.
Servir
de instrumento de ensino, desenvolvimento, aperfeiçoamento e capacitação do
auditor da UCCI.
Melhorar
a comunicação entre os auditores internos/controlador geral da UCCI e destes
com os auditores externos, com os gestores e servidores das unidades executoras
de controle interno, com o Poder Executivo Municipal, Tribunal de Contas, e
Ministério Público Estadual.
As
disposições e orientações contidas neste MANUAL são aplicáveis às auditorias de
conformidade. Aplica-se, também, no que couber e naquilo que não conflitar com
os atos normativos específicos, aos outros tipos de auditoria e aos demais
instrumentos de fiscalização. O conteúdo deste Manual, quando necessário, deve
ser complementado pelas Normas de Auditoria Governamental (NAG).
A
Unidade Central de Controle Interno é responsável por manter este Manual em
contínuo processo de atualização (NAG 2608.1), devendo assegurar-lhe a amplitude
e a atualidade necessárias.
O
objetivo principal das auditorias de conformidade realizadas pela UCCI é
examinar a legalidade, legitimidade e economicidade dos atos de gestão dos
responsáveis da Câmara Municipal de Anchieta. Para os efeitos deste MANUAL, a
Auditoria interna realizada pela UCCI tem por finalidade comprovar a
legalidade, a legitimidade, a efetivação e adequação das unidades (setores)
executoras de controle interno e, ainda, a apuração dos resultados obtidos
quanto aos aspectos da economicidade, eficiência, eficácia e efetividade da
aplicação dos recursos públicos.
Abrangem
o exame e avaliação dos registros; das demonstrações contábeis; das contas
governamentais; das operações e dos sistemas financeiros; do cumprimento das
disposições legais e regulamentares; dos sistemas de controle interno; da
probidade e da correção das decisões administrativas adotadas pela câmara
municipal de Anchieta, com o objetivo de expressar uma opinião.
Assim
a UCCI exerce a fiscalização de todas as unidades (setores) da Câmara Municipal
de Anchieta, no que tange:
·
Aos aspectos contábeis,
financeiros, orçamentários, patrimoniais e Operacionais;
·
A gestão de pessoal;
·
Limites constitucionais
e legais.
·
Sistema de controle
interno: determina a avaliação e a segurança do sistema, mediante a coleta,
compilação, tabulação, julgamento e análise crítica de dados e informações
objeto de atenção do Auditor de Controle Interno. O exame e a avaliação do SCI
devem ser realizados de acordo com o tipo de auditoria;
·
A auditoria do sistema de
controle interno tem por escopo a verificação da correta aplicação dos
controles estabelecidos e a identificação de possíveis falhas existentes, no intuito
de fortalecer os procedimentos nas unidades executoras com vistas à mitigação
dos riscos e atendimento da conformidade;
·
Visa fixar a extensão e a
profundidade dos trabalhos previstos no Plano de Anual de Auditoria Interna a
partir da análise da observância dos procedimentos internos e com vistas a
obediência às instruções normativas devidamente aprovadas, com base no risco
envolvido na auditoria, a partir do grau de confiança que pode ser depositado
nesses controles, evidenciados na matriz de risco.
·
O sistema de controle
interno consiste nas atividades, planos, métodos e procedimentos utilizados
pela própria unidade, de modo a garantir que os seus objetivos institucionais
e/ou operacionais sejam alcançados.
2.2.Tipos de Auditoria:
Objetiva
emitir uma opinião que evidencie em que medida foram observados as leis,
resoluções, regulamentos, códigos estabelecidos, contratos ou outros acordos
firmados, de modo a garantir
uma correta avaliação da matéria fiscalizada, a partir de critérios adequados e
predeterminados aplicável ainda quando da análise dos procedimentos
regulamentados de rotinas internas;
Objetiva
examinar as demonstrações contábeis e outros relatórios financeiros com o
objetivo de expressar uma opinião – materializada em um documento denominado
relatório de auditoria – sobre a adequação desses demonstrativos em relação às
Normas de Auditoria Governamental, aos princípios de contabilidade, às Normas
Brasileiras de Contabilidade, sejam elas profissionais ou técnicas, e à
legislação pertinente. Em uma auditoria contábil o profissional de auditoria
governamental deverá verificar se as demonstrações contábeis e outros informes
representam uma visão fiel e justa do patrimônio envolvendo questões
orçamentárias, financeiras, econômicas e patrimoniais, além dos aspectos de
legalidade (NAG 1102.1.1.1).
Quando
o objetivo for avaliar o desempenho das unidades, assim como dos sistemas,
programas, projetos e atividades da Câmara Municipal de Anchieta, quanto aos
aspectos de economicidade, eficiência, eficácia, legalidade e efetividade dos
atos praticados;
Examina
fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou
extraordinária, sendo realizada para atender determinação expressa do
Presidente do Poder Legislativo municipal, Ministério Público Estadual e do
Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo. Incluem- se nesta modalidade os
trabalhos de auditorias não inseridos em outros tipos.
Para
os efeitos deste MANUAL, adotam-se as seguintes definições:
2.3.1. Economicidade:
Capacidade
de minimizar custos dos recursos utilizados na consecução de uma atividade sem
o comprometimento dos padrões de qualidade;
2.3.2. Legalidade:
Observância
ao ordenamento jurídico na aplicação dos recursos públicos;
Atendimento
ao interesse público e à moralidade administrativa.
A
auditoria interna da Câmara de Anchieta é a ordenação lógica de todo seu
processo, em fases claras, objetivas e bem definidas, desde as fases de
planejamento, execução, elaboração do relatório, comunicação de resultados e o
monitoramento das auditorias e ou inspeções.
Realizada
sempre que houver necessidade de verificar, in
loco, dentre outras questões específicas:
·
A execução de contratos;
·
Os pontos duvidosos ou
omissões em processo sob análise da UCCI;
·
O objeto de denúncias ou
representações.
Utilizado
para conhecer a organização e/ou funcionamento das unidades da Câmara Municipal
de Anchieta, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades no que
se refere aos aspectos contábil, financeiro, orçamentário, patrimonial,
operacional e de pessoal;
3.4 Identificação:
Identificar objetos e instrumentos de
auditorias internas;
Utilizado
para verificar o cumprimento das recomendações exaradas em procedimento de
auditorias e inspeções realizadas, e dos resultados delas advindos.
Utilizado,
ao longo de um período predeterminado, para o controle seletivo e concomitante
das atividades executadas pela unidade executora de controle interno.
Quanto
à forma de autorização, a Auditoria interna realizada pela UCCI pode ser:
Quando
autorizada pelo Controlador Geral da UCCI, contemplada em programa elaborado
pela UCCI (PAAI), conforme critérios próprios de seleção;
Quando
autorizada pelo Controlador Geral da UCCI, a partir de
solicitação/determinação, em cada caso, do Tribunal de Contas ou do
representante do Ministério Público, ou ainda, quando determinada pelo
Presidente da Câmara Municipal de Anchieta-ES.
O
resultado das auditorias deverá subsidiar o exame da prestação de contas do ordenador
de despesas e demais responsáveis, nos termos da legislação em vigor.
Define-se
o auditor como o servidor designado pela UCCI para proceder à realização de
auditoria.
No
exercício de suas funções de controle interno, o auditor deverá ter:
4.2.1 Independência:
Manter
atitude de independência em relação à unidade auditada (NAG 3300), o auditor
não pode estar subordinado ao setor auditado, daí o seu caráter de assessoria
ligado à alta administração (Presidência).
4.2.2. Isenção:
As
atividades de auditoria devem ser livres de quaisquer influências, com fito de
assegurar a cobertura ampla e imparcial em suas conclusões.
4.2.3 Serenidade:
Manter
atitude de serenidade e comportar-se de maneira compatível com o exercício da
função pública;
4.2.4. Imparcialidade:
Manter
atitude de imparcialidade, de modo a não distorcer os objetivos de seus
trabalhos, o auditor deve abster-se de avaliar operações pelas quais tenha sido
anteriormente responsável. Presume-se prejudicada a imparcialidade quando o
auditor prestar serviços de avaliação de atividades para as quais tenha sido
previamente responsável durante o período de um ano antes da instauração da
auditoria, abstendo-se de emitir opinião preconcebida ou tendenciosa induzida
por convicções políticas ou de qualquer outra natureza;
4.2.5. Sigilo profissional, princípio da
confidencialidade:
É
regra mandatória no exercício da auditoria. O auditor é obrigado a utilizar os
dados e as informações de seu conhecimento exclusivamente na execução dos
serviços que lhe forem confiados, não podendo revelá-los a terceiros. Assim,
deve guardar sigilo, salvo determinação judicial, sobre dados e
informações de natureza confidencial, cuja divulgação possa comprometer a
imagem de pessoas e/ou resultados dos trabalhos realizados;
Buscar
permanente aprimoramento profissional, mantendo-se atualizado quanto a novas
técnicas e instrumentos de trabalho relativos à sua área de atuação (NAG 3700,
3701, 3702, 3703, 3704 e 3705). O processo evolutivo do auditor de controle
interno deve ser estimulado para que não se torne obsoleto em curto espaço de
tempo. Compete à Administração fornecer os instrumentos e recursos
necessários à capacitação dos servidores primando pela evolução dos trabalhos
de auditoria.
4.2.7 Conhecimento Técnico:
Possuir
conhecimento da finalidade, extensão e profundidade do trabalho a realizar, sua
atitude deve ser sempre irrepreensível em todos os momentos de sua vida
profissional, visando salvaguardar o desenvolvimento de seu trabalho;
Buscar
esclarecer, sempre que possível, todas as dúvidas durante a realização da
auditoria e, se necessário, solicitar documentação adicional, informação
complementar ou entrar em contato com seu superior imediato;
4.2.9 Cordialidade:
Ser
cortês com o auditado, sem, contudo, abrir mão das prerrogativas da função;
Recusar
favores ou concessões das pessoas pertencentes direta ou indiretamente das
unidades (setor) do órgão;
Emitir
opiniões sobre documentos ou situações examinadas apoiando-se em fatos e
evidências que permitam o convencimento razoável da realidade ou a veracidade
dos fatos, afastando dúvidas no decurso dos trabalhos, de sorte a emitir
opinião em bases consistentes e transmitir confiança em suas conclusões.
Os
relatórios de auditoria devem ser claros e transparentes. Deve ainda abster-se
de emitir opinião preconcebida ou induzida por convicções político-partidárias,
religiosas ou ideológicas;
Alertar
a unidade executora de controle interno, quando necessário, das sanções
aplicáveis em virtude da sonegação de processos, documentos, informações ou
dados e da obstrução ao livre exercício das atividades de controle interno.
5.1. Composição:
A Auditoria
será executada pela Controladoria Geral onde os membros devem ter formação e
treinamento técnico para obter as evidências necessárias e formular conclusões
e recomendações pertinentes.
5.2.Planejamento:
Pelo
menos um dos membros responsáveis pelo planejamento da auditoria deverá
participar da Equipe responsável por sua execução.
5.3. Convocação:
A
convocação da Equipe responsável pelo planejamento será efetuada pelo
Controlador Geral da Câmara de Anchieta.
A
designação da equipe para execução da auditoria será formalizada por meio de
Comunicação Interna de Apresentação, expedida pelo Controlador Geral da Câmara
de Anchieta.
5.5. Comunicação Interna de Apresentação:
É
o instrumento hábil destinado a apresentar a Equipe de Auditoria à unidade
(setor) auditada.
5.6. Substituição na equipe:
Mediante
autorização do Controlador Geral da Câmara de Anchieta, a qualquer tempo poderá
haver acréscimos ou substituições de servidores da Equipe de execução de
Auditoria, desde que apresentadas as devidas justificativas.
6.1. Livre Ingresso na unidade (setor)
auditada
O
auditor goza de livre ingresso na unidade (setor) auditada e acesso a todos os
documentos e informações necessários à realização de seu trabalho, inclusive,
para consulta a sistemas eletrônicos de processamento de dados, no âmbito da
Câmara Municipal de Anchieta;
6.2. Livre acesso aos trabalhos do (a):
·
Comissões;
·
Fiscal;
·
Gestor de Contratos;
·
Auditorias;
·
Grupos de trabalhos operacionais e
estratégicos;
·
Corpo administrativo e
diretivo.
Em
quaisquer etapas da auditoria;
Solicitar
Proteção em caso de ameaças a sua integridade física, decorrentes dos trabalhos
de auditoria.
7.1. Independência:
Visando
garantir a independência na realização dos trabalhos, está impedido de
executar trabalho de auditoria o Auditor de Controle Interno que tenha tido, em
relação à Unidade (setor) auditada:
Vínculo
conjugal ou de parentesco consanguíneo em linha reta, sem limites de grau, em
linha colateral até o 4º grau e por afinidade até o 3º grau, que sejam
responsáveis pela contabilidade, finanças ou demais áreas de decisão;
Interesse
financeiro ou operacional direto Imediato ou mediato, ou substancial interesse
financeiro ou operacional indireto, compreendidas a intermediação de negócios
de qualquer tipo e a realização de empreendimentos conjuntos, inclusive gestão
de coisa pública (NAG 3309.4);
Incompatibilidade
com a atividade de auditoria interna;
Qualquer
outra situação de conflito de interesses no exercício da auditoria interna;
7.6. Termo de Não Impedimento:
Com
o objetivo de evidenciar o atendimento ao princípio da independência, os
auditores de controle interno designados para participar de qualquer etapa do
trabalho de auditoria deverão assinar o Termo de Não Impedimento e de
Confidencialidade.
Constitui-se
de verificações previstas no Plano Anual de Auditoria Interna, bem como
evidenciados na Matriz de Planejamento, visando obter evidências ou provas
suficientes e adequadas quanto ao atendimento dos critérios de auditoria.
8.2 Obtenção de evidências:
A
aplicação de procedimentos e técnicas de auditoria visa à obtenção de evidências
de auditoria, constituindo-se de investigações técnicas que, adotadas em
conjunto, permitem a formação fundamentada da opinião do auditor.
8.3. Testes de auditoria:
Os
procedimentos de auditoria podem abranger testes de observância e testes substantivos:
Visam
determinar o grau de confiança do sistema de controle interno, estabelecido no
âmbito da Câmara de Anchieta, verificando o seu adequado funcionamento;
Têm
o objetivo de comprovar a validade dos dados produzidos pelos sistemas contábil
e/ou administrativos do órgão, tomando como referência os critérios aplicáveis
ao objeto auditado.
São
ferramentas operacionais de que se serve o auditor para a obtenção de
evidências. De modo a evitar o desperdício de recursos humanos e de tempo, e
ainda em atenção aos princípios da celeridade, economicidade, eficiência,
eficácia, é necessário observar a aplicabilidade de cada técnica de auditoria,
conforme cada caso.
8.5.
As
técnicas de auditoria podem abranger:
Consiste
na técnica de auditoria efetuada in loco, permitindo ao auditor formar opinião
quanto à existência física do objeto ou item a ser examinado.
Possui
as seguintes características:
·
Existência física:
comprovação visual da existência do item;
·
Autenticidade:
discernimento da fidedignidade do item;
·
Quantidade: apuração
adequada da quantidade real física;
·
Qualidade: comprovação
visual ou laboratorial de que o objeto examinado permanece em perfeitas
condições de uso.
É
a técnica utilizada pelo auditor para a obtenção de declaração formal e
independente de pessoas não ligadas ao Órgão ou unidade (setor) auditada. Esta
técnica é geralmente usada nas hipóteses de insuficiência de confirmação
positiva, e o documento hábil deve ser expedido, conforme o caso, mediante
ofício, comunicação interna ou circular, para assegurar que a pessoa de quem se
quer a confirmação recebeu, efetivamente, o questionamento. Confirmação
negativa é aquela obtida a partir da não resposta, ou seja, quando a pessoa de
quem se quer obter a confirmação de determinado fato ou ato é expressamente
questionada sobre o assunto a ser elucidado, com a consequência de presunção de
veracidade caso o questionado se omita em responder.
8.5.4 Exame da documentação original:
É
a técnica adotada para as transações ou operações que, por exigências legais,
comerciais ou de controle, devem estar respaldadas em documentos originais.
Consiste em apurar, demonstrar, corroborar e concorrer para provar, acima de
qualquer dúvida cabível, a validade e autenticidade de uma situação, documento
ou atributo, ou a responsabilidade do universo auditado, por meio de provas
obtidas em documentos integrantes dos processos administrativos, orçamentário,
financeiro, contábil, operacional, patrimonial ou gerencial da Câmara de
Anchieta no curso normal de sua atividade e dos quais o Auditor de Controle Interno
se vale para evidenciar suas constatações, conclusões e propostas de
encaminhamento;
8.5.5 Conciliações:
É
a técnica utilizada pelo auditor com o objetivo de verificar a exatidão dos
valores presentes nos diversos documentos examinados, tais
como nas demonstrações financeiras, fichas de controle de estoque, planilhas de
medições, folhas de pagamento e outros elementos, conforme o assunto objeto dos
exames, com objetivo de se certificar da igualdade entre ambos e, quando for o
caso, identificar as causas das divergências constatadas, avaliando ainda o
impacto dessas divergências nas demonstrações e relatórios do órgão público. As
fontes-base de confirmação podem ser de ordem interna e externa;
8.5.6 Exame dos registros contábeis:
São
análises de informações das demonstrações contábeis e de outros relatórios
financeiros por meio de comparações simples, de aplicação de técnicas
estatísticas plausíveis, de exames de flutuações horizontais ou verticais e da
utilização de índices de análise de balanços. Os procedimentos de revisão
analítica incluem, ainda, as relações entre dados financeiros obtidos e o
padrão previsto, bem como com informações relevantes de outras naturezas, como
custos com folha de pagamento e número de servidores;
8.5.7 Entrevista:
É a técnica de coleta de informações junto a
pessoas conhecedoras de situações relativas à
atividade do órgão, seu pessoal, suas áreas, processos, produtos, transações,
ciclos operacionais, controles, atividades, legislação aplicável, operações,
sistemas e ações relacionados direta ou indiretamente à Administração Pública,
para que o auditor obtenha, de forma pessoal e
direta, informações que possam ser importantes para sua fundamentação no seu exame, para compreensão e formação de
opinião sobre o objeto da auditoria. A entrevista deve ser conduzida de forma
produtiva, observando os seguintes aspectos:
·
O auditor deve
identificar-se adequadamente ao entrevistado e explicar o propósito de sua
entrevista;
·
A sua postura deve ser
exclusivamente a de buscar informações;
·
Deve ser de, no mínimo, dois auditores entrevistadores,
evitando-se, porém, o excesso de auditores;
·
O auditor deve ter em mente
que a informação representa somente uma opinião ou um dado que precisa ser
respaldado por outros documentos, de modo a assegurar a sua confiabilidade,
ainda que confirmada por escrito pela pessoa entrevistada;
·
Caso a opinião do
entrevistado seja relevante e colabore com outras evidências já detectadas,
deve ser relatada a fim de subsidiar as conclusões a serem formuladas;
·
Após a realização da
entrevista, deve-se solicitar aos entrevistados, a declaração formal, escrita. Ressalte-se
que, mesmo em casos onde os atos não existiram deve o responsável pela unidade
(setor) auditada declarar expressamente tal inexistência.
8.5.8 Exame de livros e registros
auxiliares:
É
a técnica para a verificação da fidedignidade dos registros que dão suporte ao
registro principal. O uso dessa técnica deve sempre ser conjugado com o de outras
que possam comprovar a fidedignidade do registro principal.
8.5.9 Correlação entre as informações
obtidas:
É
a técnica destinada a verificar a correlação entre as informações das diversas
áreas de controle do auditado.
8.5.10 Observação direta das atividades:
É
a técnica utilizada para identificar, visualmente, erros, problemas ou
deficiências em determinado processo ou operação. Observados os sistemas de
controle interno, o auditor definirá quais procedimentos ou técnicas a serem
aplicadas e a extensão do seu trabalho.
8.5.11 Amostragem:
Será
utilizada na auditoria para obter informação sobre um todo (população), quando
só seria viável ou recomendável o exame de uma parte dos elementos desse todo
(amostra), devendo o auditor primar pelo princípio da impessoalidade.
8.5.12 Amostragem Estatística (ou
Probabilística):
Baseia-se
em critérios matemáticos e exige que a amostra selecionada apresente um
comportamento mensurável em termos das leis de probabilidade. Quando um teste
de auditoria é baseado nela, seu resultado pode ser representativo da situação
da população da qual foi extraída a amostra, dentro de um grau de confiança
estipulado. Ou seja, o auditor restringe premeditadamente seu trabalho às
operações, pontos críticos ou períodos, que se enquadram em certos parâmetros
previamente definidos. Os testes em seleção direcionada podem ser baseados em
valor, tipo de atividade ou período de atividade
8.5.13 Amostragem Subjetiva (ou Não
Probabilística):
O
auditor baseia seu trabalho em documentos ou formulários críticos de
determinado número de transações ou eventos escolhidos aleatoriamente, mas
obedecendo a critério metodológico predeterminado.
Embora
a amostragem aleatória simples não seja, necessariamente, a estratégia amostral
mais eficiente e econômica, ela funciona como base para as estratégias mais
sofisticadas.
O
elemento-chave de qualquer estratégia amostral é a obtenção e manutenção de um
cadastro atualizado de todos os itens ou indivíduos que compõem a população da
qual será extraída a amostra.
Caso
alguns grupos de itens ou indivíduos não sejam adequadamente contemplados pelo
cadastro, a população-alvo e a verdadeira população diferirão. Dessa forma, as
estimativas geradas pelas amostras aleatórias serão válidas para a
população-alvo, mas viesadas para a verdadeira população.
Quando
os elementos da população puderem ser agrupados em conjuntos homogêneos
(estratos), pode-se utilizar a amostragem aleatória estratificada,
selecionando-se uma amostra para cada estrato. Os tamanhos das amostras e as
estatísticas estimadas são independentes. Ao se combinar as estimativas de cada
estrato, obtém-se uma estimação para toda a população.
Na
estratificação da população, cada elemento deve constar de um único estrato, ou
seja, os estratos não podem possuir interseções, enquanto que o conjunto de
elementos de um estrato deve ser o mais homogêneo possível em relação à
característica que se pretende examinar, como ilustrado pela Figura 1.2.
A
amostragem estratificada apresenta as seguintes vantagens:
a)
com relação à amostra aleatória simples, supondo-se que haja um acréscimo no
volume de informação acerca da população em decorrência da estratificação (p.
ex., o desvio-padrão observado em cada um dos estratos é substancialmente
inferior ao desvio-padrão do conjunto da população):
•
obter precisão semelhante com uma amostra total menor;
•
obter maior precisão com uma amostra total igual;
b) obter
estimativas para cada estrato, se essas estimativas forem úteis;
c)
dar maior atenção a certos grupos dentro da população que têm uma propensão
muito alta ou muito baixa a apresentar a característica examinada.
A
estratificação pode ser útil também se os custos de auditoria são diferentes
para cada estrato (p. ex., entrevistas de contato direto em alguns casos e
questionários enviados pelo correio em outros).
8.5.16 Seleção da amostra
Por
qualquer método, obedece às seguintes fases:
· Quantificação da amostra, dimensionada em função
dos controles internos existentes na unidade (setor) auditada e dos objetivos
da auditoria;
· Seleção e identificação da amostra;
· Seleção de procedimentos de auditoria aplicáveis à
amostra, e
· Avaliação dos resultados da amostra.
Por
fim, deve-se considerar no processo de planejamento que o ponto de partida de
toda amostra é o plano amostral, o qual documenta os passos e os procedimentos
envolvidos na utilização de técnicas de amostragem, devendo envolver as etapas
definidas a seguir:
a)
estipular os objetivos do uso de técnicas de amostragem, explicando-se o porquê
da não-utilização de um censo;
b)
definir os elementos da população, ou seja, os indivíduos ou objetos acerca dos
quais serão feitas estimativas;
c)
definir o tamanho da população, recorrendo, se necessário, a estimativas;
d)
examinar o cadastro da população ou, caso não esteja disponível, a descrição
dos itens relevantes para a seleção;
e) descrever
a técnica de amostragem a ser utilizada e justificar a escolha;
f)
descrever os procedimentos seguidos na execução do trabalho;
g)
estabelecer o nível de confiança;
h)
determinar o tamanho da amostra e a precisão desejada, o que frequentemente requer
uma amostra preliminar;
i)
escolher as técnicas de coleta, armazenamento e análise dos dados.
|
|
QUADRO-RESUMO DA ANÁLISE DE
RISCOS DE AUDITORIA
|
|
|
Risco de Auditoria
|
Alto
|
Baixo
|
|
Nível de Confiança
|
O mais baixo
|
O mais alto
|
|
Avaliação do risco inerente
e de controle
|
Baixo
|
Alto
|
|
Avaliação do risco de
detecção
|
O mais alto
|
O mais baixo
|
|
Natureza dos testes a
realizar
|
+ Controle
- Substantivos
|
- Controle
+ Substantivos
|
|
Prova a obter nos testes de
controle
|
Maior
|
Menor
|
|
Prova a obter nos testes
substantivos e custos relativos
|
Menor
|
Maior
|
|
|
|
|
|
Papéis
de trabalho ou documentação de auditoria corresponde aos documentos e anotações
preparados em qualquer meio (como formulários, folhas, fotos, áudio etc., tanto
em meio físico como em meio eletrônico) com informações e provas elaborados
diretamente pelo Auditor de Controle Interno ou por sua solicitação e
supervisão, ou por ele obtido, que registram as evidências dos trabalhos
executados (procedimentos adotados, testes realizados e informações obtidas) e
fundamentam sua opinião e comentários.
9.2 Conceito:
Papéis
de trabalho são os documentos que constituem o suporte de todo o trabalho
desenvolvido pelo auditor relacionados a auditoria e ou inspeção, contendo o
registro das informações utilizadas, das verificações a que procedeu e das
conclusões a que chegou, incluindo a fundamentação e o alcance do planejamento,
do trabalho executado e das constatações da auditoria.
9.3 Papéis de Trabalho x cópia de
documentos:
Os
papéis de trabalho não podem ser confundidos com simples cópias de documentos.
É necessário que sobre as cópias existam observações, anotações, demonstrações,
vistos e o que mais couber para sua correlação com o relatório e pronta
localização nos arquivos para serem considerados papéis de trabalho.
9.4 Finalidades:
Os
papéis de trabalho têm as seguintes finalidades:
·
Confirmar e fundamentar as
opiniões e relatórios do auditor;
·
Aumentar a eficiência e a
eficácia da auditoria;
·
Servir como fonte de
informações para preparar relatórios ou para responder a consultas da unidade
(setor) auditada ou de quaisquer outros interessados;
·
Servir como prova da
observância às normas de auditoria por parte do auditor;
·
Facilitar o planejamento e
a supervisão;
·
Contribuir para o
desenvolvimento profissional do auditor;
·
Ajudar a garantir a
execução satisfatória das tarefas delegadas, e
·
Proporcionar provas do trabalho
realizado para futuras referências.
9.5 Detalhamento:
Os
papéis de trabalho devem ser suficientemente detalhados para permitir a um
auditor experiente, sem prévio envolvimento na auditoria, verificar,
posteriormente, o trabalho realizado para fundamentar as conclusões.
9.6. Elaboração e organização:
Os
papéis de trabalho devem ser elaborados e organizados para atender às
circunstâncias do trabalho e satisfazer às necessidades do auditor para cada
auditoria.
9.7. Tipos de papéis de trabalho:
·
Os preparados pelo
auditor;
·
Os preparados pelo
auditado;
·
Documentos originais ou
cópias;
·
Cartas de confirmação de
terceiros.
9.8 Aspectos Gerais dos Papéis de Trabalho:
Devem
ser concisos, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras;
Devem
ser objetivos, concentrando-se no que é relevante e suficiente para transmitir
a ideia;
Devem
ser apresentados de forma lógica, em uma ordem de raciocínio que conduza a uma
conclusão;
Devem
apresentar informações completas, contendo todas as informações julgadas
necessárias para fundamentar a opinião do auditor, no desenvolvimento do
relatório e na sua conclusão.
Os papéis de trabalho devem ser revisados
para assegurar que o trabalho foi desenvolvido conforme o planejado e as
conclusões e os resultados estão de acordo com os registros. A primeira revisão
dos papéis de trabalho deve ser feita pelo próprio Auditor de Controle Interno
e deve ser a mais detalhada, para certificar-se de que suas conclusões se
coadunam com suas apurações e registros e de que não existem erros que possam
comprometer os resultados. Uma maneira eficaz de assegurar a consistência dos
papéis de trabalho é submetê-lo à revisão de auditor distinto, que o tenha
elaborado.
Além disso, devem analisar se as conclusões e
as propostas de encaminhamento são aderentes e decorrem logicamente dos fatos
apresentados.
Concluída a revisão, o relatório de auditoria
deve ser datado e assinado por todos os membros da equipe de auditoria
(incluindo o Controlador Geral).
Quanto ao conteúdo do relatório de auditoria
(em especial os achados, conclusões e proposições), eventuais divergências
existentes, sejam no âmbito da equipe, ou com o Controlador Geral, devem ser
registradas nos autos, garantindo assim a independência de opinião tanto do
Auditor de Controle Interno que foi responsável pela execução dos trabalhos,
quanto daqueles que foram responsáveis por todos os níveis de revisão.
9.9 Classificação dos papéis de trabalho:
Os
papéis de trabalho são classificados segundo a natureza da informação que
contêm e o seu respectivo arquivamento em:
9.9.1 Permanentes,
Caso
sejam utilizados por mais de um período e ou mais de uma auditoria, (mantidos
em constante atualização nos períodos seguintes) e cujas informações estejam
relacionadas com a organização e atividades da câmara;
Exemplos:
Identificação da Unidade, Legislação e Normas aplicáveis, Estrutura
Organizacional, Matriz de planejamento, Rol de Responsáveis, Matriz de
Responsabilização, Relatórios de Auditorias Internas, Decisões sobre as
Prestações de Contas, Informações necessárias à avaliação do Controle Interno,
Cópias dos principais contratos, lista de responsáveis, plano de contas, dentre
outros;
Quando
contêm as informações relacionadas com o tipo e a forma de auditoria em
execução, devendo sempre conter os objetivos do exame, comentários sobre as
falhas, detalhes dos testes efetuados e a conclusão do auditor. Exemplo: Matriz
de Planejamento, memória de discussão com os servidores da unidade auditada,
expedientes emitidos e recebidos 9documentos de circularização, ofícios e
outros);
9.9.3 Codificação:
Todos
os documentos de auditoria, ou papeis de trabalho, deverão receber um código
alfanumérico sequencial (NAG 4408.12 e NAG 4408.12.1) no formato PT000, seguido
de uma breve descrição de seu conteúdo. Sendo que os códigos serão
posteriormente introduzidos pela Unidade Central de Controle Interno e
devidamente aprovados, via portaria, pelo Presidente desta Casa de Leis.
9.10. Elaboração de papéis de trabalho
Uma
vez definida e validada a matriz de planejamento, passa-se à elaboração dos instrumentos
de coleta de dados que serão utilizados durante a execução da auditoria. Cada
técnica de coleta de dados (por exemplo: entrevista, questionário, e observação
direta) possui um instrumento próprio, a ser desenhado de forma a garantir a
obtenção de informações relevantes e suficientes para responder às questões de
auditoria.
9.10.2 Planejamento:
Orientar
a execução da técnica empregada, por exemplo, um roteiro de entrevista;
9.10.3 Execução:
Na
fase de execução: auxiliar na documentação dos achados, como exemplo, um
extrato de entrevista;
Auxiliar
na revisão dos achados e sua sustentação em termos de evidências.
9.10.5 Término do planejamento:
A
equipe de auditoria deverá estar com todos os papéis de trabalhos que serão utilizados
na fase de execução prontos.
As
atividades de auditoria interna serão orientadas pelo Plano Anual de Auditoria
interna. Após elaborado o plano pela UCCI, dar-se-á ciência ao Presidente da
câmara municipal de Anchieta.
O
processo de seleção do objeto de auditoria é o primeiro estágio do ciclo de
auditoria. Sua importância reside na definição de um objeto que ofereça
oportunidade para a realização de auditoria que contribua para o aperfeiçoamento
da administração pública e forneça à sociedade opinião independente sobre o
desempenho da atividade pública.
Tal
processo de seleção é necessário porque o campo de atuação da UCCI é muito
amplo, se comparado aos seus recursos, que são limitados, em especial o humano,
haja vista o quase sempre reduzido número de servidores na Unidade e a
disponibilidade de horas a serem utilizadas para os exames.
Considera-se,
também, a necessidade de especialização na matéria a ser auditada, que, muitas
vezes, requer a participação em eventos de capacitação. Tal necessidade deve
ser explicitada quando da alocação de horas anuais dos servidores envolvidos
nas auditorias.
Da
mesma forma, devem ser privilegiados objetos a serem auditados que tragam
resultados quanto à relevância econômico-financeira de eventuais achados,
aplicando métodos, técnicas e padrões de trabalho de modo a priorizar os
resultados administrativos almejados, que devem sempre implicar no
aperfeiçoamento da gestão e da atuação do controle interno.
Tendo
em vista a necessidade de desenvolvimento do conhecimento técnico da unidade de
controle e as falhas que possam ainda ser observadas na Administração em face
do descumprimento de normas elementares de gestão pública, é recomendável que
sejam adotadas, nessa fase de atuação a auditoria direta de conformidade,
mas no conceito de AUDITORIA BASEADA EM RISCO.
Essa
opção tem como escopo os exames das operações e transações de natureza
contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, com o objetivo de emitir uma
opinião sobre a adequação dos controles internos tomadas em conjunto, assim
como verificar o atendimento às leis, normas e regulamentos aplicáveis, além
dos aspectos de moralidade e legitimidade dos atos administrativos, com foco em
eventos futuros e não em processos passados.
Ressalte-se
que das fases do processo de auditoria (planejamento, execução, relatório e
acompanhamento), a definição e implantação do planejamento das auditorias requer
que se busque a adequação dos resultados pretendidos com os recursos humanos e
materiais disponíveis às horas disponíveis de auditoria, evitando-se restringir
a escolha dos objetos e sua abrangência, delimitando-se, sempre que
conveniente, apenas e tão-somente a quantidade de itens a serem auditados.
O
Plano Anual de Auditoria Interna - (PAAI) tem como objetivo o planejamento e o
dimensionamento das auditorias a serem realizadas, visando priorizar a atuação preventiva
e o atendimento aos padrões e diretrizes indicados pela legislação correlata.
Requer, também, especial atenção às normas decorrentes do entendimento do
Tribunal de Contas, buscando privilegiar o fortalecimento da estrutura do
controle interno.
Na
elaboração do PAAI, observado o conceito de Auditoria Baseada em Risco, devem
ser consideradas variáveis como materialidade, relevância e criticidade, a fim
de que seja apurado o risco com relação às unidades/setores ou áreas a serem
auditadas, tornando o planejamento um documento calçado na objetividade e
revestindo-o de impessoalidade.
Essa
definição é essencial para fins de delimitação das áreas de exame,
possibilitando que se explicite um cronograma das auditorias a serem realizadas
nas unidades do Órgão, fixando o lapso em que se darão os exames, explicitando
de forma bastante destacada as fases de planejamento, execução, relatórios e
monitoramento.
Por
fim, vale registrar que o PAAI tem por escopo a realização de auditorias
proativas em objetos pré-definidos, o que não deve inviabilizar a realização,
quando necessário e após autorização superior, de auditorias relativas em
objetos específicos, tendo em vista a relevância e urgência, especialmente o
atendimento às Tomadas de Contas determinadas pelo Tribunal de Contas.
Risco
é qualquer evento que possa impedir ou dificultar o alcance de um objetivo. A
Auditoria Baseada em Risco exige mudança de perfil e de foco dos auditores, que
tradicionalmente são preparados para avaliar processos e ações do passado, mas
que precisam utilizar técnicas não relacionadas à sua formação acadêmica
tradicional, principalmente de planejamento e orçamento, sistemas de
informações, indicadores, etc.
As
variáveis básicas utilizadas para estabelecer o grau de priorização dos
trabalhos de auditoria, usando a filosofia do risco, são a materialidade,
relevância e criticidade.
Importância
relativa ou representatividade do valor ou do volume dos recursos envolvidos,
isoladamente, ou em determinado contexto.
Aspecto
ou fato considerado importante, ainda que não seja economicamente significativo
para o alcance dos objetivos do Órgão.
Representa
a composição dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos
pontos de controle com riscos latentes. É condição imprópria por ilegalidade,
ineficácia ou por ineficiência de uma situação gerencial.
10.4 Avaliação do risco de auditoria
Como
instrumentos de apoio na elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna
(P.A.A.I), poderão ser utilizadas avaliações de risco;
As
ações de controle visam cobrir as áreas em que os riscos são considerados os
mais elevados permitindo, no entanto, uma cobertura equilibrada e continua do
âmbito da ação de controle, com o objetivo de reduzir o risco a um nível
aceitavelmente baixo.
Desta
forma, a análise do risco de auditoria é um processo que acompanha a equipe de auditoria
ao longo de todo seu trabalho, devendo este ser conduzido, não no sentido da
sua eliminação, mas sim no sentido de o reduzir a níveis aceitáveis.
O
conceito de risco de auditoria deve contemplar os efeitos conjugados dos
diversos fatores que afetam, de forma direta e significativa, a qualidade da
informação em apreço, bem como outras contingencias e incertezas que resultem
da impossibilidade de reconstituição integral de todas as operações a
controlar.
10.5 Metodologia e os critérios para avaliação
de riscos:
Estão
definidos na competente Matriz de Risco, pautada em critérios objetivos e
impessoais, mediante levantamento geral de informações, consideradas a
materialidade, relevância e risco.
O
Plano Anual de Auditoria Interna, contemplará as horas de trabalho, compatíveis
com a provável demanda, destinadas a realização das auditorias por segmentos
(regulares/ordinárias- e ou extraordinárias). Além de uma reserva de horas
destinadas a outros trabalhos eventuais de auditoria interna que possam se
tornar necessários ao longo do exercício, como por exemplo, os relacionados a
demandas provocadas pelo Presidente da Câmara Municipal de Anchieta, e pelo
Tribunal de Contas do Estado.
Classifica
as unidades (setores) auditáveis de acordo com o grau de exposição destas ao
risco e não por elas serem em si mesmas um risco à Câmara Municipal de
Anchieta;
Procedimentos
e processos administrativos auditáveis a serem selecionados considerando a
prioridade e complexidade envolvidas;
A
equipe de auditoria definirá objetivos, extensão, metodologia, procedimentos de
análise, recursos a serem utilizados e prazo para a realização dos trabalhos. A
competente Matriz de Risco será elaborada em atenção à Instrução normativa SCI
CMA n. 07/2016.
11.1 Considerações iniciais:
As
auditorias devem ser planejadas de modo a garantir sua qualidade e executadas
de forma eficiente, eficaz e oportuna. A
visão antecipada dos objetivos a
serem alcançados e dos resultados a serem obtidos são fatores fundamentais para o sucesso da
auditoria.
11.2. Etapas do Planejamento
Identificar
aspectos importantes no campo de atuação da unidade (setor) auditada, para
determinar a relevância das questões a serem elaboradas;
Considerar
a forma e o conteúdo dos relatórios de auditoria, para adequar os assuntos.
Considerar
os objetivos da auditoria e os procedimentos de verificação necessários para
alcançá-los, visando o método de auditoria mais adequado;
Identificar
os principais sistemas de controle da unidade (setor), avaliando-os previamente
para descobrir seus pontos fortes e fracos;
Realizar
um exame para verificar se foram adotadas providências adequadas com relação a
constatações e recomendações de auditoria e ou inspeções comunicadas
anteriormente;
Reunir
a documentação apropriada referente ao plano de auditoria proposto;
Considerar
a amplitude do objeto a ser auditado, convocando o apoio de outras
unidades (setores) e ou servidores sempre que necessário.
Disponibilizar
tempo suficiente para a fase de planejamento, sendo que a execução deve ser
suficiente para a consecução dos objetivos, garantindo, em especial:
Nivelar
o detalhamento suficientemente, de modo a maximizar os benefícios da auditoria;
Obter
a análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto auditado,
inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele
associados;
Discutir
de maneira suficiente, no âmbito da Controladoria e ou da equipe de auditoria,
a respeito da definição do escopo, dos procedimentos e técnicas a serem
utilizadas;
Buscar
obter evidências necessárias para fundamentar a opinião dos auditores de
controle interno;
11.2.13 Matriz de planejamento e o PAI:
Desse
modo, para assegurar que estes propósitos sejam alcançados, a Câmara Municipal
de Anchieta, por intermédio da UCCI, produzirá a Matriz de Planejamento, e ou o
competente Plano de Auditoria Interna (PAI), com o intuito de delimitar e
estabelecer o escopo das auditorias no âmbito deste Órgão.
12.1. Elaboração da Matriz de Planejamento:
12.1.1 Diagnóstico:
Após
a aplicação de técnicas que permitam o diagnóstico da situação a ser auditada,
deve-se elaborar o objetivo da auditoria.
Mediante
a formulação das questões de auditoria.
12.1.3 Escopo da auditoria:
Determinar,
para cada questão de auditoria, o que a análise vai permitir dizer, ou seja,
onde se deseja chegar com a investigação, identificar as informações requeridas e onde
obtê-las;
Para
responder as questões de auditoria e escolher os métodos de coleta e análise de
dados que serão empregados;
12.2.1 Objetivo Geral:
Definição
do macro objetivo da auditoria que se relaciona com o tipo de auditoria, seja
operacional/desempenho ou de conformidade/regularidade.
12.2.2 Objetivo Especifico:
Após
definidas as unidades (setores) que merecem maior atenção da
auditoria, a equipe deve definir os objetivos específicos da auditoria em cada unidade (setor).
Por consequência, teremos uma matriz de
planejamento para cada unidade (setor)
sobre a qual recairá a auditoria;
12.2.3 Questões De Auditoria:
Determinar
os objetivos específicos da auditoria transformando-os em questões a serem
respondidas, isto é, o desdobramento do objetivo em perguntas que abordem os
diferentes aspectos do escopo da auditoria para satisfação de seu objetivo, ao
mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos
(“possíveis achados”).
As
questões de auditoria devem ser elaboradas de forma a estabelecer com clareza o
foco da investigação, e os limites e dimensões que devem ser observados durante
a execução dos trabalhos.
O
enunciado da questão não deve extrapolar o objetivo definido, de forma a não
ampliar o escopo previsto para a auditoria. Deve englobar, porém, todos os
itens que se quer verificar. Deve-se ter cuidado, no detalhamento da questão,
quanto ao adequado dimensionamento e à disponibilidade de informações
requeridas e fontes de informações em nível suficiente para respondê-la. Por
outro lado, não se deve prever informações requeridas ou conclusões (possíveis
achados) que estejam fora do delimitado na questão.
12.2.4 Possíveis Achados:
Os
possíveis achados são a outra face das questões de auditoria, ou seja, são as
constatações (respostas), que poderão ser obtidas a partir das análises
relacionadas às questões de auditoria.
Na
descrição dos possíveis achados, na elaboração da matriz de planejamento, são
necessárias concisão e objetividade, limitando-se basicamente a descrever a
“manchete” do possível achado. É importante ressaltar que os possíveis achados
devem limitar-se ao escopo da questão de auditoria e com ela guardar coerência.
Quando necessário, deve-se ampliar o escopo da questão, incluir outra ou
limitar os possíveis achados.
Os
possíveis achados devem descrever exatamente o que se espera como resposta ao questionamento,
evitando generalizações como “desobediência à norma aplicável”.
12.2.5 Informações Requeridas:
Nesta,
procede-se à identificação das informações necessárias, de suas respectivas
fontes e das tarefas (procedimentos), que deverão ser realizadas para
buscá-las, por quem e quando.
Isto
permitirá concluir se as questões de auditoria têm condições de serem
respondidas, ou seja, se, a princípio, há informações suficientes e
disponíveis, se a equipe domina as técnicas para coleta e tratamento dessas
informações e se as limitações encontradas são contornáveis.
Na
coluna “Informações necessárias” devem ser previstas e especificadas todas as
informações para responder a questão de auditoria.
12.2.6 Fonte De Informação:
A
cada informação necessária apresentada deve ser indicada pelo menos uma fonte.
Da mesma forma, cada fonte de informação apresentada deve estar associada a
pelo menos uma informação requerida.
12.2.7 Procedimentos:
Os procedimentos são as
atividades realizadas para a obtenção dos produtos das “informações
necessárias” da matriz de planejamento para consecução do objetivo específico
da matriz. Portanto, na medida do possível, devem ser detalhados em tarefas
descritas de forma clara, de modo a não gerar dúvidas ao auditor e esclarecer
os aspectos a serem abordados, bem como expressar as técnicas a serem
utilizadas. Assim, devem ser evitados procedimentos sem o necessário
detalhamento.
12.2.8 Objetos:
Ainda
na matriz de planejamento devem ser indicados os objetos nos quais cada procedimento
será aplicado, se a equipe já dispuser das informações necessárias sobre eles.
A indicação dos objetos deve conter, sempre que possível: o número, o ano e uma
breve descrição do assunto a que este se refere. Exemplos: aditivo de contrato; contrato; edital; folha
de pagamento; inventário; orçamento; processo (autos), processo de dispensa,
processo de inexigibilidade, processo licitatório...
A
indicação do período e do membro responsável é fundamental para que possa ser
documentada a forma como será conduzida a auditoria. O período de execução deve
ser indicado para cada um dos procedimentos.
A
equipe deve atentar que o objetivo da indicação não é o de firmar com exatidão
a data em que o procedimento será executado, mas sim, delimitar um período para
a execução de cada procedimento ou de cada questão de auditoria a fim de
estimar qual seria o período total necessário para a fase de execução, ou, quando
a quantidade de dias de execução já está pré-determinada, avaliar se todas as
questões inicialmente previstas são possíveis de serem realizadas.
Dispensável
este, após a elaboração da Matriz de Planejamento quando esta se apresentar,
segundo entendimento conjunto da equipe de Auditoria, suficiente para o alcance
do escopo proposto. A equipe e ou o Controlador Geral deverá demonstrar seu
entendimento nesse sentido de forma expressa. Tal documento se apresentará no
processo na forma de papel de trabalho.
As
fontes internas referem-se às informações disponíveis no âmbito da Câmara de
Anchieta, tais como:
·
Sistemas informatizados;
·
Banco de dados da área
correspondente;
·
Legislação aplicável,
normas e instruções vigentes, e
·
Equipes que tenham
participado de recentes trabalhos na área a ser auditada.
13.2 Fontes Internas:
São
constituídas, dentre outros, dos seguintes elementos, de acordo com as
peculiaridades de cada área e o assunto a ser investigado:
·
Arquivos que contenham
publicações relativas a contratos, licitações, atos de pessoal, contabilidade,
dentre outras informações;
·
Legislação específica
(vinculação, finalidade, estrutura organizacional, (NAG 4307 e NAG 4308.7),
origem dos recursos financeiros, diretrizes governamentais, recursos humanos e
outros aspectos pertinentes). E ainda as
resoluções, os sistemas, rotinas, manuais e as instruções normativas
específicas aplicáveis ao objeto; (NAG 4307 e NAG 4308.4);
·
Prestação de contas dos
últimos exercícios;
·
Fiscalizações anteriores,
incluindo os respectivos papéis de trabalho;
·
Diligências ou outras
decisões plenárias pendentes de cumprimento;
·
Denúncias formuladas;
13.3
Fontes Externas:
Referem-se àquelas disponíveis
fora do âmbito da Câmara de Anchieta, tais como:
·
Eventuais ações judiciais
concernentes à Câmara de Anchieta; e
·
Informações, decisões e
resultados decorrentes de fiscalizações anteriores do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo.
A
critério da UCCI, poderá ser efetuado levantamento junto a unidade (setor) a
ser auditada objetivando a obtenção de informações mais precisas, que possam
subsidiar a elaboração do plano de auditoria. Este é o plano de ação específica,
detalhado para a auditoria, destinado a orientar adequadamente o trabalho do
auditor, permitindo-lhe, ainda, complementá-lo ou alterá-lo quando
circunstâncias imprevistas o recomendarem.
A
seleção deve considerar, principalmente, a potencial contribuição da auditoria
para a melhoria do funcionamento deste Poder (efetividade da auditoria). A seleção deverá pautar-se, preferencialmente, em
critérios técnicos, tais como: Relevância, Materialidade, e Risco, consoante
elaboração da Matriz de Risco.
Para
os efeitos deste MANUAL, adotam-se as seguintes definições:
13.5.1 Relevância:
Áreas
consideradas estratégicas ou prioritárias nos instrumentos do planejamento da
Gestão. Segundo a NAG n. 1122 –
Relevância: é critério de avaliação que busca revelar a importância qualitativa
das ações em estudo, quanto à sua natureza, contexto de inserção, fidelidade,
integridade e integralidade das informações, independentemente de sua
materialidade.
13.5.2 Materialidade:
Importância
relativa ou representatividade do valor ou do volume de recursos envolvidos,
sendo o critério de avaliação de elementos quantitativos, representativos em
determinado contexto, pertinentes ao objeto da auditoria governamental ou que
se tenha deles provável influência nos resultados das auditorias (NAG 1116).
13.5.3 Risco:
Probabilidade
de ocorrência de eventos futuros incertos com potencial para influenciar o
alcance dos objetivos da Instituição. O risco é a possibilidade de ocorrência
de eventos indesejáveis, tais como erros, falhas, fraudes, desperdícios ou descumprimento de metas ou de
objetivos estabelecidos (NAG 4106.2). A utilização do conceito de risco no planejamento
de auditoria é importante (NAG 4311), na medida em que é necessário o
direcionamento dos esforços para áreas ou problemas críticos (NAG 4309).
Principalmente em auditorias em que o objeto é complexo, o risco é um critério
de seleção bastante útil. Se houver muitas atividades com eventos de risco
identificados, a equipe deve buscar parâmetros, como materialidade,
exequibilidade da ação de auditoria, relevância da atividade ou simplesmente o
julgamento profissional, sempre ouvido o responsável pela supervisão dos
trabalhos, para selecionar os que irão efetivamente contribuir para o
planejamento.
A
fim de evitar dúvidas, no tocante a este Manual, considera-se:
ERRO: ato não voluntário, não
intencional, resultante de omissão, desconhecimento, imperícia, imprudência,
desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de documentos, registros
ou demonstrações. Existe apenas culpa, pois não há intenção de causar dano,
NAG. n. 1112.
FRAUDE: ato voluntário intencional de
omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, informações,
registros e demonstrações. Existe dolo, pois há intenção de causar algum tipo
de dano NAG. n.1114
13.6 O Plano de Auditoria Interna deverá
incluir:
·
Objetos da fiscalização;
·
O período de realização da
auditoria;
·
Finalidade;
·
Os critérios a serem
observados como base de comparação, julgamento e apreciação de desempenhos (se
for o caso);
·
O pessoal técnico envolvido
(responsáveis);
·
As etapas a serem cumpridas
com os respectivos cronogramas de execução;
·
Conforme as peculiaridades
e necessidades de cada área, poderão ser utilizadas Matrizes de Planejamento,
que devem ser dinâmicas, contínuas e flexíveis, bem como outros instrumentos no
desenvolvimento do Plano de Auditoria, a fim de sistematizar os trabalhos a
serem executados. (NAG 4306 e 4306.1).
·
Visto do responsável pela Unidade
(setor) auditada.
O
Plano de Auditoria deverá ser aprovado pelo Controlador Geral da Câmara
Municipal de Anchieta, e consistirá em elemento de controle da auditoria.
14.1 Reunião e Comunicação de Auditoria à unidade executora
de controle interno:
A
reunião visa apresentar à unidade (setor) auditada, em linhas gerais, o
objetivo do trabalho a ser executado e solicitar o apoio necessário ao bom
desempenho das atividades que serão desenvolvidas, ocasião em que será entregue
a competente Comunicação Interna de apresentação ao responsável pela Unidade.
Deve
constar da Comunicação Interna de apresentação a informação de que a unidade
(setor) encontra-se sob fiscalização.
A
requisição de documentos e informações, durante o período de auditoria, deverá
fixar prazo para seu atendimento, desde que não comprometa o prazo de execução
da auditoria.
O
Termo de Solicitação e o de Termo de Reiteração de documentos e informações
deverão ser entregues mediante atestado de recebimento ou protocolo interno da
Câmara e constituirão papel de trabalho da auditoria.
A
Equipe de Auditoria solicitará à unidade (setor) auditada que relacione os
documentos apresentados aos respectivos itens do Termo de Solicitação a que se
referem.
Quando
do recebimento dos documentos, o auditor deverá verificar:
i)
Tratando-se de cópias, se estão legíveis e autenticadas (carimbo confere com
original devidamente assinado por servidor responsável);
ii)
Tratando-se de documentos originais, se estão legíveis, datados e assinados.
iii)
Conforme a natureza dos documentos fornecidos, a assinatura e a autenticação a
que se refere o item anterior poderão ser substituídas por rubrica feita de
maneira aleatória pelo auditado, mas sempre de forma e quantidade razoáveis,
objetivando demonstrar a autenticidade de toda a documentação apresentada.
iv)
Os documentos e informações que forem entregues por meios não impressos
(CD-ROM, PEN DRIVE, DVD-ROM, entre outros) deverão ser acompanhados de
memorando ou comunicação interna, detalhando suficientemente o seu conteúdo, o
que não dispensa a rubrica nos próprios CD-ROM e DVD-ROM, que deverão ser
entregues finalizados.
A
critério da UCCI, poderá ser solicitado o encaminhamento, com a antecedência
necessária, da comunicação interna de Auditoria ao responsável pela unidade (setor), com
a finalidade de informar a data prevista para apresentação da Equipe a unidade,
e o número do processo que lhe deu origem.
Quando
for o caso, poderão ser solicitados previamente documentos, informações, e
senha para consulta aos sistemas informatizados;
A
entrega do comunicado interno de Auditoria não suprirá a entrega da Comunicação
Interna de Apresentação na data de início da
auditoria.
A
execução da auditoria é a fase do processo na qual as evidências são coletadas
e examinadas, de modo a fundamentar os comentários e opiniões do auditor.
Essa
fase envolve o exame de registros e documentos, assim como a avaliação de
processos e sistemas orçamentários, financeiros, patrimoniais e operacionais,
com vistas a informar sobre a confiabilidade do sistema de controles internos,
a legalidade, legitimidade, impessoalidade, moralidade e publicidade dos atos,
a regularidade das contas, o desempenho da gestão (NAG 4400).
Segundo
as Normas de Auditoria Governamental (NAG), subsidiariamente aplicável à este
manual, a execução dos trabalhos de auditoria governamental deve incluir:
i)
A avaliação de controles, eventos, operações e transações; O exame de registros
e documentos, a realização de provas e a documentação das informações em meio
eletrônico ou físico (NAG 4407.1);
ii)
O desenvolvimento dos achados de auditoria encontrados durante os exames,
mediante análise de critérios, causas e efeitos (NAG 4407.2);
iii)
A obtenção da opinião da unidade (setor) auditada (NAG 4407.3);
iv)
O desenvolvimento de conclusões e recomendações (NAG 4407.4).
Os
indícios apurados, entretanto, devem ser confirmados, por documentação idônea e
completa, obtida junto à unidade (setor) auditada (comunicação a unidade
auditada).
As
auditorias serão realizadas no horário de funcionamento da Câmara Municipal de
Anchieta, podendo a realização se dar em período diverso, desde que haja a
aquiescência entre auditores e auditados e o motivo seja importante para o
alcance do objetivo da auditoria.
São
o conjunto de fatos comprovados (provas), suficientes e competentes, obtidos
com a aplicação dos procedimentos de auditoria de modo a documentar os achados
e respaldar as opiniões e conclusões do auditor.
As
evidências são assim, o conjunto de elementos devidamente coletados e
registrados ao longo da auditoria, por meio de observações, inspeções,
entrevistas, exames de documentos, entre outros procedimentos de auditoria, que
se constituem em material probante dos achados. São os elementos que comprovam
que a situação encontrada (condição) está em desacordo com os critérios (NAG
4409). Para dar sustentação aos achados de auditoria, esses elementos devem
atender aos requisitos básicos dos achados.
As
constatações, conclusões e recomendações de auditoria devem basear-se em
evidências de auditoria, conforme segue:
São objetos
e materiais que
podem ser visualizados e
tocados. São objetos
que provam determinadas constatações. A amostra física,
para ter valor, não pode ser reduzida a um arquivo eletrônico.
É
o tipo mais comum de evidência. São os documentos internos e externos à unidade
(setor) auditada, como ofícios, cartas, memorandos, ordens bancárias,
comunicação interna, circulares e outros que comprovam as operações.
É
obtida por intermédio de entrevista ou
questionários. Esse tipo tem valor limitado
como prova, pois a técnica de entrevista ou mesmo os questionários escritos são
utilizados para a obtenção de pistas, opiniões, indícios de determinadas
operações. A evidência testemunhal
deve ser corroborada por outras evidências.
É
a obtida por meio de cálculos amostrais, fórmulas matemáticas, comparações,
raciocínio lógico, gráficos, tabelas ou demonstrativos que permitam ao auditor
interno, chegar a conclusões.
Quando
for conveniente, o auditor deve escolher cuidadosamente as técnicas de
compilação de dados e de amostragem.
Quando
dados obtidos por meio de sistemas computadorizados, constituírem parte
importante da auditoria e sua confiabilidade for essencial para o alcance dos
objetivos pretendidos, os auditores precisam certificar-se de sua fidedignidade
e pertinência.
Os
auditores devem ter conhecimento adequado das técnicas e procedimentos de
auditoria para obter suas evidências de auditoria, resguardado para todos os
fins a boa-fé do auditor.
Os
auditores devem verificar se as técnicas usadas são suficientes para detectar
adequadamente todos os erros e irregularidades quantitativamente e
qualitativamente relevantes.
A
escolha dos métodos e procedimentos deve levar em conta a qualidade das
evidências de auditoria a serem obtidas, as quais devem ser adequadas,
pertinentes e razoáveis.
As
evidências devem ser inseridas no processo administrativo relativo ao relatório
de auditoria, em volumes cuja quantidade máxima de folhas deverá observar a
normatização interna da UCCI. Lavrando-se termo de encerramento do volume após
atingir essa quantidade.
Achados
de auditoria são fatos relevantes que representam desvios de normas e/ou
procedimentos, e cuja constatação decorre do processo de verificação e análise
realizada pela auditoria, na fase de execução dos trabalhos.
15.6 Requisitos básicos de um achado de
auditoria:
Refere-se
à fuga aos preceitos técnicos e legais aplicáveis aos fatos e atos inerentes à
gestão de recursos públicos;
Refere-se
ao grau de influência que ele pode ter no resultado final da auditoria (o fato,
portanto, deve ser relevante para que mereça ser relatado);
Refere-se
à motivação das evidências juntadas ao relatório;
Refere-se
ao alcance bastante de elementos para respaldar as conclusões resultantes (o
trabalho deve fundamentar-se em uma base sólida às determinações, recomendações
e conclusões);
Refere-se
à capacidade de convencimento em relação àqueles que não participaram da
auditoria, e
Refere-se
ao escopo, em sua forma de apresentação.
15.7 Atributos dos achados de auditoria:
15.7.1 Condição:
É
a própria existência do achado, determinada e documentada durante a fase de
execução da auditoria. Reflete o grau em que os critérios estão sendo
alcançados.
15.7.2 Critérios:
Em
auditoria de conformidade, os critérios são as próprias leis, resoluções, instruções
normativas, decretos, ou normas e os princípios de contabilidade usados como
parâmetros pelo auditor para aferição do grau de fidedignidade e/ou
confiabilidade das demonstrações financeiras apresentadas.
Em
auditoria operacional, o desenvolvimento de critérios para mensurar o
desempenho pode levar em conta os objetivos da organização a ser auditada, o
desempenho de organizações de atividades similares, boas práticas gerenciais,
ou outros fatores.
15.7.3 Causa:
É
a razão pela qual a condição ocorreu, ou seja, a origem da divergência que se
observa entre a condição e o critério. Sempre que possível, o auditor deverá
buscar as causas do resultado adverso.
15.7.4 Efeito:
É
o resultado adverso da condição encontrada, a diferença existente entre a condição
e o critério. Sempre que possível, deve a mensuração do desvio ser feita em
unidades monetárias, quantificando-se possíveis danos ao Erário.
15.7.5 Esclarecimentos:
Desde
que não seja comprometido o resultado dos trabalhos, os esclarecimentos devem
ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução, por intermédio de Termo
de Solicitação, evitando-se mal-entendidos e minimizando o recolhimento de
informações posteriores.
A
obtenção dos referidos esclarecimentos não supre a eventual necessidade de
sugestões de citação e/ou notificação e/ou determinação na conclusão do
relatório de auditoria.
É
a forma de organizar as informações correspondentes aos achados de auditoria. O
desenvolvimento dos achados de auditoria consiste em levantar evidências
suficientes para a emissão de juízo sobre o objeto da auditoria, por meio da
comparação entre a situação encontrada
e os critérios fixados.
A
situação encontrada deve ser clara o suficiente para que o leitor entenda a
ocorrência, pormenorizando a situação existente, identificada e documentada
durante a fase de execução da auditoria. Dessa forma, apesar de alguns atributos
ou aspectos do achado (objetos, critérios, evidências, causas e efeitos) terem
destaque em títulos específicos, não há impedimento de que integrem, na
profundidade necessária, também, o corpo do texto da situação encontrada a fim
de que o fato constatado fique
devidamente caracterizado em toda a sua extensão.
Os
períodos de ocorrência e de referência dos fatos irregulares devem ser
indicados na descrição da situação encontrada.
A fim de que não restem dúvidas, tal período deve ser mencionado ainda que
coincida com o período total sob exame. A menção do período é fundamental por
dois motivos, a saber, vinculação às contas (se for o caso) e associação dos
fatos aos responsáveis.
Devem
ser indicados todos os objetos nos quais o achado foi constatado. A indicação
dos objetos deve conter, sempre que possível: o número, o ano e uma breve
descrição do assunto a que este se refere.
Nas
situações em que a quantidade de objetos nos quais o achado foi constatado seja
excessiva, uma relação com a identificação dos objetos deve ser colocada como
apêndice do relatório. No corpo do relatório, no aspecto “Objetos”, deve ser
feita menção à referida relação.
São
os instrumentos utilizados para aferir o grau de conformidade pelo qual a
unidade executora de controle interno cumpre as responsabilidades que lhe foram
determinadas, representando a base de avaliação dos sistemas.
Nas
auditorias contábeis, as transações examinadas costumam ser consideradas pelo
auditor como “corretas” ou “incorretas”, “legais” ou “ilegais”. Esses critérios
em geral são preestabelecidos, pela legislação relativa à unidade auditada. São fontes de extração de critérios, dentre outros:
·
Leis que norteiam o
funcionamento da Câmara Municipal de Anchieta;
·
Normas aplicáveis do e.
Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo.
·
Resoluções, instruções
normativas e outras, das unidades da Câmara Municipal de Anchieta;
·
Critérios utilizados
previamente em auditorias similares e ou anteriores;
Quando
os dados processados em sistemas informatizados são importantes para os
resultados da auditoria, é conveniente adotar precauções adicionais com o
propósito de obter evidências suficientes, apropriadas e pertinentes de que os
dados são válidos e confiáveis, se necessário requerer a manifestação da
unidade de tecnologia da informação;
Quando
o objetivo primário da auditoria é a confiabilidade de um sistema de informação,
os auditores têm que efetuar uma revisão dos controles gerais e aplicativos do
sistema, convocando a devida manifestação do servidor habilitado lotado na
divisão de tecnologia de informação;
A
constatação ocorre quando uma determinada condição não está em sintonia ou em
conformidade com um determinado critério. Na verificação dos achados de
auditoria, a equipe deve observar os seguintes fatores:
Refere-se
ao momento da ocorrência do fato e não às circunstâncias existentes na época da
auditoria;
Considerar
apenas as informações relevantes à análise e desprezar as que não contribuem
para a compreensão do fato;
De
modo a avaliar a consistência entre causa e efeito;
15.14.4 Examinar os achados de forma
completa
Para
obter bases sólidas das evidências necessárias às conclusões e recomendações;
15.14.5 Realizar estudo dos achados
Realizar
estudo dos achados, e se possível, por equipe multidisciplinar, de modo a serem
examinados sob diversos pontos de vista;
Sobre
decisões ou práticas de servidores da unidade (setor) auditada e fundar
conclusões e propostas de encaminhamento nos resultados ou efeitos das decisões
tomadas ou das práticas adotadas;
Indicar, quando possível,
os efeitos econômicos ou financeiros
do ato ou fato objeto do achado.
O
auditor ao desenvolver um achado de auditoria, deverá necessariamente, levantar
as seguintes considerações:
15.15.1 Condição:
É
a verificação do fato ocorrido. É a situação existente, determinada e
documentada durante a auditoria
15.15.2 Critérios:
É
a descrição da situação real (ideal), com base em normas de controle interno,
legislação aplicável, princípios fundamentais de contabilidade, boas práticas
administrativas, etc.
15.15.3 Causas:
Identificações
das razões que levaram a ocorrência dos fatos. Representam os motivos pelos
quais ocorreu um desempenho inadequado ou não. Da correta identificação das
causas depende a correta elaboração das recomendações de forma construtiva.
A
causa de um achado é a razão da discrepância entre a condição e o critério. É,
pois, o ato, o fato ou o comportamento que contribuiu significativamente para a
divergência entre a situação encontrada e o critério.
A
investigação das causas deve ser feita para dar consistência às propostas de
encaminhamento, já que é pelas causas que se identificam as ações corretivas
necessárias para a solução de um problema, seja pela aplicação de penalidades
ou para que a Equipe de Auditoria delibere sobre medidas que evitem ocorrências
similares.
A
“causa” está intimamente relacionada à imputação de responsabilidades em
relação aos fatos encontrados na auditoria. As causas do achado negativo
conduzem a equipe a identificar os responsáveis pelo ocorrido. Elas podem ser
objetivas (omissões, vulnerabilidades em função de deficiências ou inexistência
de controles internos, riscos mal gerenciados que se materializaram) e/ou
subjetivas (negligência, imprudência, imperícia).
É
importante que a causa seja conclusiva, para que possa atender aos seus
principais objetivos, quais sejam, fornecer elementos para que sejam imputadas,
ou não, responsabilidades aos responsáveis (causas subjetivas) e fornecer
elementos para que a Equipe de Auditoria possa determinar medidas para
minimizar a possibilidade de que a irregularidade volte a ocorrer (causas
objetivas). Dessa forma, deve-se evitar a apresentação como causa de “possível
interesse [...]” ou “possível inadequação [...]”.
As
causas não devem ser confundidas com o fato irregular em si. Desse modo, por
exemplo, não são causas o descumprimento de normativos, a inobservância da
legislação ou de entendimentos firmados pelo TCEES, a utilização de critérios
subjetivos e a nomeação de servidores, não integrantes da carreira, para
ocupação de cargos comissionados. As causas seriam os fatores que levaram ao
descumprimento, à inobservância, à utilização de critérios subjetivos ou à
nomeação.
As
informações prestadas pelo responsável podem, na realidade, não significar as
verdadeiras causas de um achado. Portanto, a equipe de auditoria deve firmar
sua convicção buscando evidências das causas.
15.15.4 Efeitos:
Identificação
detalhada dos efeitos provocados pelo fato ocorrido. São os fatos que
demonstram a necessidade de ações corretivas em resposta aos problemas
identificados.
Na
descrição dos efeitos deve-se levar em consideração que as causas e os efeitos
estão relacionados. A relação causa e efeito deve estar clara para que a equipe
possa elaborar propostas de encaminhamento práticas e significativas no sentido
de efetivamente colaborar com a boa gestão. Os efeitos podem estar
circunscritos a setores isolados ou atuar de forma mais abrangente, constituir
fatos isolados ou interferir no sistema como um todo, podem, inclusive,
ultrapassar a área sob análise.
Os
efeitos podem ser reais (concretos), ou seja, aqueles cuja ocorrência for
comprovada. Podem, também, ser potenciais (riscos), aqueles que ainda podem (ou
não) se concretizar em decorrência do achado.
A
análise e o registro do “efeito” de cada ocorrência servem para dimensionar a
relevância e a gravidade do próprio achado negativo (ou eventuais benefícios no
caso de achados positivos) além de fornecer elementos para a formulação das
propostas de encaminhamento específicas destinadas à sua reversão, quando
possível.
O
efeito não deve ser confundido com o fato irregular em si. Desse modo, por
exemplo, a ilegalidade de concessões de pessoal não é efeito. O efeito seria o
prejuízo gerado pelos pagamentos indevidos.
Noutro
exemplo, a inobservância da legislação em processos licitatórios não é efeito,
a infração à legislação é a irregularidade em si, cuja causa deve-se compulsar.
Os efeitos, reais ou potenciais, sempre que possível devem ser dimensionados.
Relato
da posição da unidade auditada frente à condição encontrada, mediante sua
expressa manifestação.
15.15.6 Conclusão:
É
o posicionamento do auditor após a confrontação da posição encontrada,
critérios, causa, consequência e a opinião da unidade (setor);
15.15.7 Recomendação/Proposta de
encaminhamento:
Sugestões
propostas pelo auditor para regularização da situação encontrada, se aplicável.
Nas propostas de encaminhamento são consignadas as medidas preventivas,
corretivas, processuais ou materiais que a equipe avalia que deve determinar ou
recomendar sejam adotadas para os fatos identificados.
Na
matriz de achados, devem ser consignadas, como propostas de encaminhamento, as
oitivas, determinações e recomendações pugnadas pela equipe de auditoria para a
regularização da situação inadequada, quando aplicável. Tais proposições
correspondem às ações demandadas do gestor para compatibilizar a situação
encontrada aos critérios estipulados e se baseia na relação de causa e efeito
apontada no desenvolvimento do achado. Deve ser elaborada para suprimir as
causas do achado de auditoria e eventualmente reparar os efeitos;
15.15.8 Benefícios Esperados:
Neste
elemento da matriz de achados deve-se registrar o que se espera como
consequência do acolhimento das proposições realizadas pela equipe de auditoria
para sanar as causas do achado.
Em
última instância, poder-se-ia pensar que os benefícios esperados seriam a
reversão do achado de auditoria, mas, de fato, o que se pretende com este
elemento é descrever analiticamente as alterações de aspectos específicos da
situação encontrada, decorrentes da intervenção recomendada.
Uma
vez que a implementação das propostas de encaminhamento deve gerar produtos
objetivamente avaliáveis, os benefícios esperados estão relacionados diretamente
às transformações que esses produtos promoverão na situação analisada.
No
processo de desenvolvimento do achado de auditoria deve-se atentar para a
diferença entre causa e consequência, pois a linha que as separa é bastante
tênue.
Ao
analisar um fato, pode-se constatar que para cada condição teremos uma causa e
uma consequência, mas que poderão ser respectivamente uma causa e uma
consequência de outra condição
16.1 Finalidade:
Refere-se
ao momento em que a Equipe e ou auditor deve apresentar a Matriz de Achados
preliminar ao responsável para que este possa se manifestar e tecer seus
comentários.
Na
execução dos trabalhos de auditoria, deve-se incluir a obtenção da opinião da
unidade auditada (NAG 4407.3), salvo nos casos em que represente risco à
equipe ou à consecução do objetivo da fiscalização.
A
equipe de auditoria, dará ao responsável pela unidade (setor) auditada a
oportunidade de fazer comentários ou de dar explicações sobre os achados (de
modo a esclarecer circunstâncias e fatores que contribuíram para sua
ocorrência), deve colher por escrito os esclarecimentos do responsável da
unidade (setor) auditada acerca dos achados de auditoria, evitando-se mal entendidos
e minimizando o recolhimento de informações posteriores.
Deve
ser requerido ao responsável pela unidade (setor) auditada, que informe se
concorda ou não com cada achado, assim como os esclarecimentos e justificativas
que entenda pertinentes, sobre os achados, anexando, em caso de discordância,
documentação comprobatória. Deve-se solicitar, ainda, que se manifeste em
relação às proposições oferecidas pela equipe de auditoria, permitindo-lhe,
caso entenda pertinente, apresentar proposta alternativa.
Somente
deverão ser apresentadas para discussão as proposições que versem sobre medidas
corretivas ou propostas de melhoria, não devendo constar proposições
relacionadas à responsabilização. Com a adoção desse procedimento, ao fim da
fase de execução da auditoria, a equipe de auditoria terá em mãos os
esclarecimentos prestados formalmente pela unidade (setor) auditada, acerca dos
pontos importantes a serem contemplados no relatório.
Os
comentários dos responsáveis devem, sempre que possível, ser incorporados, de
forma resumida, no relato dos achados e serão analisados pela equipe juntamente
com os demais fatos. O documento encaminhado pelo responsável se constituirá em
papel de trabalho da auditoria.
Os
comentários devem ser analisados e registrados pela Equipe e, ainda,
incorporados à Matriz de Achados definitiva, complementando-a, ou mesmo
corrigindo-a, sempre que houver a concordância da Equipe.
Após
a coleta da opinião do responsável da unidade (setor) auditada acerca dos
achados de auditoria, referido acima, a equipe de auditoria, considerando os
esclarecimentos apresentados (NAG 4110.3.5), deve desenvolver as conclusões
relativas às questões de auditoria e as propostas de encaminhamento
relacionadas a cada achado de auditoria, orientando-se pelas matrizes de
achados e, quando for o caso, de responsabilização.
Os
resultados dos trabalhos de auditoria deverão ser comunicados na forma de nota
técnica e relatório de auditoria
Documento
que contém manifestação sobre assuntos jurídicos ou técnicos da Auditoria
acerca de questões pontuais.
É
destinado a alertar o dirigente da área auditada, no decorrer do processo de
auditoria, sobre a possibilidade de ocorrência causadora de prejuízo ao erário,
de situação potencialmente irregular ou erros formais e que podem ser sanados
de imediato.
A
Nota Técnica deve conter a origem da demanda, a fundamentação e o entendimento
da auditoria interna sobre dado assunto. Modelo de Nota Técnica consta do Anexo
V deste MAI.
A
matriz de responsabilização fecha o ciclo das apurações realizadas no decorrer
da auditoria na medida em que objetiva a formulação de conclusões sobre as
responsabilidades individuais dos gestores, responsáveis e agentes públicos que
contribuíram ou deram causa aos atos administrativos objetos de achados.
Portanto,
ela evidencia a responsabilização daquele que deu causa à irregularidade ou
impropriedade identificada na auditoria e seus efeitos, bem como fundamentar a
proposta de sanção ou sua não aplicação.
Permite,
também, a verificação da responsabilidade pelo achado e deve ser preenchida
sempre que houver achados que se constituam em irregularidades, cuja proposta
de encaminhamento seja pela citação de responsáveis, e somente para esses
achados.
Desse
modo, quando da realização da fiscalização não resultarem achados ou os achados
resultantes não se constituírem em irregularidades, ou seja, quando a matriz
não for aplicável, não é necessária a sua elaboração.
O
preenchimento do nexo de causalidade e da “culpabilidade” balizará a formulação
das propostas a serem incluídas no campo “Propostas de encaminhamento” da
matriz de responsabilização, isto é, se citação, conversão em Tomada de Contas
Especial com citação ou se determinação à unidade (setor) ou ao responsável.
Caso
um só achado inclua mais de uma irregularidade, semelhantes ou não, ou
irregularidades em processos diferentes, a responsabilização deverá ser
individualizada por irregularidade, mediante registro nos campos da matriz.
Descreve
o título da irregularidade. O achado de auditoria são os mesmos achados
encontrados na matriz de achados.
Indica a data ou período de ocorrência do fato
irregular encontrado. Em se tratando de irregularidade de efeitos continuados,
o período correspondente deverá, também, ser considerado. É fundamental que a
data ou período da ocorrência dos fatos e seus efeitos sejam exatos, já que a
responsabilização torna-se inadequada se o fato tiver ocorrido durante o
afastamento do agente.
Indica,
além do nome, o cargo e o CPF do responsável pessoa física.
Indica
o período de exercício para todos os responsáveis
17.6 Conduta Irregular:
Para
cada conduta irregular deve-se preencher a matriz de responsabilização, sendo
suficiente apenas um preenchimento no caso de vários responsáveis com idêntica
conduta. Condutas e resultados repetidos de um mesmo gestor ou responsável (por
exemplo, várias contratações sem licitação), desde que idênticas, também podem
ser agrupados em um único preenchimento.
O
relato da “conduta” não se destina ao relato do fato ocorrido, ou seja, não se
confunde com o campo da matriz de achados “situação encontrada”. Na “conduta”
deve ser identificada a ação corpórea ou a omissão, culposa (por negligência,
imprudência ou imperícia) ou dolosa (intenção de produzir o resultado ou
assunção do risco de produzi-lo) praticada pelo responsável.
Ao
preencher a “conduta”, o auditor e ou a equipe deve avaliar a necessidade de
juntar a(s) norma(s) do órgão ou entidade que especifique(m) as atribuições dos
cargos (Estatuto, Regimento etc.). Manual de auditoria de conformidade.
Nos
casos de ação, devem ser utilizados verbos no infinitivo que expressem o ato
efetivamente praticado, devem ser mencionados os documentos que comprovem que a
conduta foi executada, bem como deve ser apontada a conduta correta que deveria
ter sido adotada de acordo com o critério específico, ou seja, deve-se
descrever a ação humana corpórea feita pelo responsável.
Nos
casos de omissão, além da conduta omissa, ou seja, da ação humana corpórea que
o responsável deixou de realizar, deve ser citada a ação (humana corpórea) que
deveria ter sido realizada, bem como a norma que a impunha.
É
a evidência de que a conduta do responsável contribuiu significativamente para
a irregularidade. Para facilitar a verificação da existência de relação entre a
conduta e o resultado ilícito e, consequentemente, o preenchimento do campo
“Nexo de causalidade”, pode-se, hipoteticamente, retirar do mundo a conduta do
responsável e se perguntar se ainda assim o resultado teria ocorrido e, caso
positivo, se teria ocorrido com a mesma gravidade.
Caso
a resposta seja positiva, significa que há nexo de causalidade entre a sua
conduta e o resultado. Por outro lado, caso a resposta seja negativa inexiste
nexo de causalidade e o responsável não pode ser responsabilizado pelo
resultado.
O
campo “Nexo de causalidade” evidencia a relação de causa e efeito entre a
conduta do responsável e o resultado ilícito. Desse modo, devem ser utilizados
verbos como resultou, propiciou, possibilitou.
17.8 Culpabilidade:
A
análise da culpabilidade não investiga a existência de culpa ou dolo (que são
analisados na conduta e, em sua relação com o resultado, no nexo de
causalidade), mas pretende avaliar a reprovabilidade da conduta do responsável.
Dessa
forma, é importante destacar, se for o caso, a existência de situações
atenuantes ou agravantes, como medidas corretivas ou reparatórias adotadas pelo
responsável, existência de afirmações ou documentos falsos.
Portanto, o campo
“Culpabilidade” deve trazer respostas a todos os seguintes questionamentos:
a.
Houve boa-fé do responsável?
b.
O responsável praticou o ato após prévia consulta a órgãos técnicos ou, de
algum modo, respaldado em parecer técnico ou jurídico?
c.
É razoável afirmar que era possível ao responsável ter consciência da ilicitude
do ato que praticou?
d.
Era razoável exigir do responsável conduta diversa daquela que ele adotou,
consideradas as circunstâncias que o cercavam? Caso afirmativo, qual seria essa
conduta?
Análise
da culpabilidade, exame da “boa-fé,” a convicção, ainda que equivocada, de que
se está agindo conforme o direito. Utilização da boa-fé subjetiva, adoção do
parâmetro do homem-médio, ou, neste caso, do gestor-médio, ou seja, do gestor diligente,
de normal conduta cuidadosa.
Deve-se
então, proceder a uma comparação entre o gestor do caso concreto e o imaginário
gestor-médio. Para tanto, deve-se colocar o gestor-médio no lugar do gestor do
caso concreto e se fazer a seguinte pergunta: é razoável admitir que o
gestor-médio teria cometido o mesmo erro que o gestor do caso concreto cometeu?
Se a resposta for sim, então o gestor do caso concreto agiu de boa-fé.
Caso
a resposta seja negativa, então não se pode afirmar que o gestor do caso concreto
tenha agido de boa-fé, pois o erro que cometeu, isto é, a convicção equivocada
que teve de que estaria agindo conforme o direito reflete um erro que não se
pode aceitar de um gestor, pois o gestor-médio não o teria cometido. Portanto,
para se responder a essa pergunta, na matriz de responsabilização, é preciso
ressaltar a conduta que o gestor-médio teria adotado, se estivesse na mesma
situação do gestor do caso concreto.
A
proposta de encaminhamento poderá ser cumulativa e pode ser assim classificada:
·
Imputação de débito;
·
Sanção (multa,
inabilitação...);
·
Afastamento do cargo;
·
Não imputação de sanção ou
débito;
·
Encaminhamento para
autoridade competente;
·
Instauração de tomada de
contas especial
·
Outros
18.1 Finalidade:
Os
resultados das auditorias de conformidade realizadas, serão apresentados por
meio de Relatório de Auditoria de Conformidade. (NAG 4700 e NAG 4702.1)
O
Relatório é o documento pelo qual a UCCI transmitirá ao Presidente da Câmara de
Anchieta, após atendidos os procedimentos, o resultado dos trabalhos de
auditoria e as recomendações julgadas relevantes e oportunas, permitindo-lhe
manifestar-se sobre o conteúdo apresentado.
É
um instrumento de comunicação das ocorrências detectadas, mediante exposição
simples, clara e objetiva que visa contribuir para a tomada de decisão e
providências cabíveis. Neste documento deve haver a preocupação constante com a
qualidade e segurança das informações nele inseridas.
É
um instrumento formal e técnico que visa comunicar ao Gestor, questões de
auditoria, metodologia adotada, os achados de auditoria, conclusões e
correspondentes recomendações, de modo a possibilitar a tomada de decisão para
correção dos problemas identificados.
O
relatório de auditoria deve ser redigido de forma simples, evitando
rebuscamento, com objetividade e imparcialidade, expressando claramente os
resultados dos trabalhos realizados, bem como suas constatações e recomendações.
Devendo observar:
A
estrutura do relatório e a terminologia empregada devem permitir que as
informações reveladas possam ser entendidas por quaisquer pessoas, ainda que
não versadas na matéria, de maneira a facilitar o seu entendimento por parte
dos leitores e o posicionamento por parte da Unidade Central de Controle
Interno;
Os
resultados da auditoria apresentados devem corresponder a seus objetivos, os
achados devem se apresentar de maneira persuasiva, as evidências apresentadas
devem ser convincentes e conduzir o leitor às mesmas conclusões a que chegou o
auditor, evitando expressões do tipo: smj; parece que.
a) Evitar o desperdício de
ideias;
b) Parágrafos curtos;
c) Relatórios enxutos;
d) Não devem conter
informações excessivas e desnecessárias.
Apresentar
as necessárias evidências para sustentar os achados, conclusões e propostas,
procurando não deixar espaço para contra argumentações
a)
Tratar de assuntos relevantes;
b)
Temas de baixa relevância desviam a atenção do leitor do mais importante;
c)
Não discorrer sobre ocorrências que não afetam as conclusões.
A
mensagem deve ser direta. As informações devem ser apresentadas numa sequência
lógica, segundo os objetivos da auditoria, de acordo com a norma culta da
língua, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o entendimento do
conteúdo do relatório. Não devem ser
utilizadas expressões ou comentários inoportunos, desnecessários ou depreciativos,
e as razões pessoais não devem influir na apresentação de quaisquer fatos.
Devem
ser incluídos no relatório todos os fatos relevantes observados, sem omissões. Os
assuntos devem ser abordados no relatório de maneira oportuna, de forma a que
possam ser adotadas, tempestivamente, as providências necessárias pela UCCI e
pelo responsável da unidade (setor) auditada, assim como por outros
interessados.
O
relatório deve observar o modelo em vigor, dado pela UCCI. A linguagem deve ser
impessoal. Não devem ser utilizadas expressões ou comentários inoportunos,
desnecessários ou depreciativos, e as razões pessoais não devem influir na
apresentação de quaisquer fatos.
Destina-se
a apresentar, de forma sucinta, os dados relativos à identificação do trabalho de auditoria
realizado;
Apresentação
concisa e seletiva da auditoria, que ressalta o objetivo e as questões de
auditoria, a metodologia utilizada, os achados de auditoria mais relevantes, o
volume de recursos fiscalizados, os benefícios potenciais, as conclusões e as
propostas de encaminhamento mais importantes;
Relação em itens e subitens
do relatório, com indicação do número da página na qual estão contidos;
Parte
destinada aos antecedentes relacionados à auditoria, à visão geral de seu
objeto, ao objetivo e escopo dos trabalhos, à estratégia metodológica e à forma
de organização do relatório.
É
a parte destinada à apresentação dos achados de auditoria e outros aspectos.
18.3.6 Proposta de encaminhamento:
Registro
das sugestões pertinentes aos problemas abordados, observando-se as normas
internas da UCCI que disciplinam o chamamento do responsável ao processo.
19.1 Finalidade:
O
acompanhamento das ações propostas no Plano de Ação é medida indispensável para
verificar se as recomendações estão sendo efetivamente implementadas e
constituem-se em metas a serem alcançadas pelas unidades executoras de controle
interno.
Pactuado
o Plano de Ação, o monitoramento das ações deve ser realizado em sintonia com
os servidor/agente responsável.
19.2 Determinações e Recomendações:
O
plano de ação contém o elenco das determinações e recomendações efetuadas pela
UCCI (o que fazer), cabendo aos responsáveis pelas unidades (setores) auditadas
indicar, em cada caso:
·
O detalhamento das medidas
que serão adotadas (como será feito);
·
Os responsáveis pela
implantação das medidas (quem irá fazer), e
·
O prazo previsto para
implantação (quando será feito).
Após
a ciência do responsável acerca da determinação sobre a necessidade de se
elaborar um plano de ação, é recomendável que a Equipe de Auditoria realize uma
reunião com o responsável com o objetivo de esclarecer eventuais dúvidas sobre
o conteúdo e objetivo das determinações.
20.1 Finalidade:
O
monitoramento da auditoria interna é o processo de retorno da UCCI à unidade
com o objetivo de aferir se as recomendações estão sendo implementadas, podendo
a critério do Controlador Geral, ser realizado mediante verificação específica,
in loco, ou mediante verificação na auditoria ordinária subsequente.
Durante
o monitoramento das recomendações, o auditor deve concentrar-se em determinar
se estão corrigidos os pontos fracos identificados.
A
verificação do cumprimento das determinações e/ou recomendações não dispensam o
auditado de encaminhar à UCCI, sempre que solicitado, documentos e informações,
por essa consideradas importantes, com o fim de possibilitar o exercício do
controle preventivo, concomitante e posterior.
20.2 Prazo:
O
prazo para a realização do primeiro monitoramento deve ser avaliado pela Equipe
de Auditoria, levando em consideração o cronograma definido pela UCCI.
É
o documento em que a Equipe de Auditoria apresentará os seus comentários e conclusões
sobre os trabalhos realizados, apontando as providências adotadas pela unidade
para o cumprimento das recomendações. Caso necessário deverá indicar, ainda, a
necessidade de se efetuar novas recomendações e novas etapas de monitoramento.
Constatada
a não implementação das medidas sugeridas, e não sendo apresentadas
justificativas razoáveis para o não atendimento das recomendações ou
determinações no prazo previsto, poderá a UCCI solicitar ao Presidente da
Câmara Municipal de Anchieta, a abertura de procedimento administrativo,
conforme a gravidade do descumprimento, nos termos da legislação em vigor, com
a devida atuação no feito da Douta Procuradoria Geral. E após realizado todos
os atos, o Presidente da Câmara Municipal de Anchieta dará a devida ciência ao
egrégio Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo no prazo de 30 (trinta)
dias devendo encaminhar cópia do ofício à Controladoria Geral. Transcorrido o
prazo determinado acima e não procedendo o Gestor da forma devida, a UCCI,
deverá dar ciência ao Tribunal de Contas do Espírito Santo com fito de atender
a determinação emanada do art. 74, § 1º da Constituição da República.
Poderão
ser realizadas inspeções sempre que for necessária a utilização de procedimento
de fiscalização para a apuração, in loco, de situações específicas.
Consiste
em ato físico de verificação, atento e minucioso do objeto (ex. bens móveis e
imóveis) sob exame, dentro ou fora das instalações da Câmara, observando-o no
seu aspecto estrutural, com o objetivo precípuo de constatar a sua existência,
características ou condições físicas (NAG 4402.2.6);
O
resultado da inspeção realizada será materializado através de Relatório de
Inspeção, documento em que a Equipe de Inspeção apresentará os seus comentários
e conclusões sobre os trabalhos realizados, apontando, quando for o caso, todas
as falhas e irregularidades observadas e, ainda, sugerindo as medidas
corretivas cabíveis.
Poderão
ser realizados levantamentos, in loco, nas unidades (setores) executoras, não
condicionados, necessariamente, à realização de auditoria, inspeção ou
acompanhamento posterior, mediante a necessária aprovação do Controlador Geral
da Câmara Municipal de Anchieta-ES.
O
resultado do levantamento será materializado através de Relatório de
Levantamento, documento em que a Equipe apresentará os seus comentários e
conclusões sobre os trabalhos realizados.
O
levantamento deverá ser realizado, estritamente, para o cumprimento de seu
objetivo.
O
resultado do acompanhamento será materializado em Relatórios de Acompanhamento,
documentos periódicos em que a Equipe apresentará os seus comentários e
conclusões sobre os trabalhos realizados no período em que utilizou o
instrumento de fiscalização.
Caberá
à UCCI a atualização deste manual de auditoria interna, devendo assegurar-lhe a
amplitude e a atualidade necessárias.
CONTROLADORIA GERAL DA
CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
LUIZ CARLOS DE MATTOS SOUZA
matrícula n. 459
MAURO SÉRGIO DE SOUZA
matrícula n. 199
ANEXO I
MODELO DO TERMO DE DESIGNAÇÃO N. NNNN/20AA
O
Controlador Geral da Câmara Municipal de Anchieta –ES resolve designar os Auditores
Internos [Nome do Auditor Interno – Matrícula] e [Nome do Auditor Interno –
Matrícula, para realizarem fiscalização no [Nome da Unidade Executora de
Controle Interno], no período de DD/MM/20AA a DD/MM/20AA, sob a liderança do
primeiro e sob a supervisão do Auditor Interno [Nome do Auditor Interno –
Matrícula].
Anchieta (ES), DD de mmmmmmmm de 20AA.
Controlador Geral da CMA
ANEXO II
MODELO DE TERMO DE NÃO
IMPEDIMENTO
Declaro não estar impedido de participar da
auditoria objeto do Processo UCCI
nº ___/_______.
Câmara Municipal de Anchieta (ES), DD de mmmmmmmm
de 20AA.
[Nome do Auditor Interno]
Auditor Interno
ANEXO III
MODELO DE PROJETO DE
FISCALIZAÇÃO
TERMO DE DESIGNAÇÃO NNNN/20AA
AUDITORIA DE CONFORMIDADE
Identificação da fiscalização
|
Processo UCCI:
|
NNNN/20AA
|
|
Natureza:
|
Fiscalização
|
|
Setor:
|
|
|
Objeto:
|
|
Deliberação e razões
da auditoria
Registar, de forma concisa, a deliberação que autorizou a auditoria e as
razões que motivaram a deliberação.
Visão geral do objeto
Inserir a visão geral do objeto ou análise preliminar do objeto auditado
elaborada durante a fase de planejamento.
Objetivo e questões de
auditoria
Registrar o objetivo e as questões de auditoria, definidos com apoio da
matriz de planejamento (APÊNDICE A).
Definição da equipe de trabalho
|
EQUIPE DE TRABALHO (LIDERADA PELO PRIMEIRO)
|
|
Nome do Auditor Interno
|
Matrícula
|
Cargo
|
|
[Nome do Auditor Interno 1]
|
20N.NNN
|
Auditor
Interno
|
|
[Nome do Auditor interno 2]
|
20N.NNN
|
Auditor
Interno
|
|
SUPERVISOR DOS TRABALHOS
|
|
Nome do Supervisor
|
Matrícula
|
Cargo / Função
|
|
[Nome
do Supervisor]
|
20N.NNN
|
[Nome do Cargo ou Função ocupada]
|
Cronograma proposto
|
ENTREGA
|
DESCRIÇÃO
|
TÉRMINO
|
|
Planejamento
|
[Descrição
dos produtos já entregues ou a serem entregues. Por exemplo, visão geral do
objeto, inventário de riscos e controles, matriz de planejamento e projeto de
auditoria]
[Descrição
dos produtos]
[Descrição
dos produtos]
|
[DD/MM/AAAA]
[DD/MM/AAAA]
[DD/MM/AAAA]
|
|
Execução
|
[Descrição
dos produtos a serem entregues. Por exemplo, papéis de trabalho com a análise
efetuada, matriz de achados e matriz de responsabilização. Alternativamente,
pode-se fazer o cronograma por questões de auditoria a serem respondidas]
[Descrição dos produtos os das questões]
[Descrição
dos produtos os das questões]
|
[DD/MM/AAAA]
[DD/MM/AAAA]
[DD/MM/AAAA]
|
|
Relatório
|
[Descrição
dos produtos a serem entregues. Por exemplo, achados discutidos e revisados
com o supervisor, relatório de auditoria preliminar, relatório de auditoria
revisado pelo supervisor]
[Descrição
dos produtos a serem entregues]
|
[DD/MM/AAAA]
[DD/MM/AAAA]
|
|
|
|
|
Estimativa de custos
Registrar o valor da estimativa de custos para a realização do trabalho de
fiscalização, detalhada no Erro! Fonte de referência não
encontrada. (Página Erro! Indicador não definido.)
deste projeto de fiscalização.
|
Elaboração:
[Nome do Auditor Interno]
Auditor Interno
|
Em: ____/____/_______
|
|
[Nome do Auditor Interno]
Auditor Interno
|
|
|
Aprovação:
[Nome do Controlador Geral do
Município]
[Controlador Geral do Município]
|
Em: ____/____/_______
|
ANEXO IV -
Modelo de Comunicação Interna n. NNNN/20AA – UCCI
Câmara Municipal de Anchieta(ES), DD de
mmmmmmmm de 20AA
[Tratamento] [Cargo do destinatário],
Apresento a [Tratamento] o(s) Auditor(es)
Internos, [nome completo do Auditor Interno], matrícula n. 20N.NNN, e [nome
completo do Auditor Interno], matrícula n. 20N.NNN, designados pelo Termo de
Designação n. NNN, de DD/MM/20AA, para realizarem, sob a liderança do primeiro,
trabalhos de fiscalização nessa Unidade (Setor), objetivando [Citar o objetivo
geral inicial do trabalho].
Agradeço, antecipadamente, a colaboração que
for prestada aos membros da referida equipe, facultando-lhes livre acesso às
instalações dessa Unidade (setor), e aos documentos por eles solicitados, bem
como provendo os meios necessários à execução dos trabalhos.
Atenciosamente,
[Nome do Controlador Geral]
Controlador Geral da Câmara Municipal de Anchieta
A Sua Senhoria o(a) Senhor(a)
[Nome do Destinatário]
[Cargo do Destinatário]
29.NNN-NNN – [CMA] – ES
ANEXO V -
MODELO DE NOTA TÉCNICA n. NNNN/20AA – UCCI
Nota
Técnica n.:
Processo
Administrativo:
Interessado:
Assunto:
1. ORIGEM
DA DEMANDA
2.
FUNDAMENTAÇÃO
3.
ENTENDIMENTO DA AUDITORIA INTERNA
NOME DO SIGNATÁRIO EM NEGRITO
CARGO
ACCOUNTABILITY: obrigação que têm as pessoas ou entidades, às
quais foram confiados recursos públicos, de prestar contas, responder por uma
responsabilidade assumida e informar a quem lhes delegou essa responsabilidade.
É a obrigação de "prestar contas", decorrente de uma responsabilidade
que tenha sido delegada (NAG 1101).
ACHADO ou ACHADO DE
AUDITORIA: qualquer fato
significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos:
situação encontrada, critério, causa e efeito. Decorre da divergência entre a
comparação da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente
comprovado por evidências juntadas ao relatório. O achado pode ser negativo
(quando revela impropriedade ou irregularidade) ou positivo (quando aponta boas
práticas de gestão).
AMOSTRAGEM: seleção de uma amostra em determinada
população, de acordo com o método apropriado, e estudo dos elementos que a
compõem, com vistas a emitir um parecer sobre o total dessa população.
ANEXO: qualquer documento auxiliar, não elaborado pela
equipe de auditoria/auditor, fundamental para a perfeita caracterização de
assunto ou comprovação de achado de auditoria ou outras situações encontradas,
cujo ordenamento deve ser apartado do corpo do relatório, numerado e
referenciado no texto.
APÊNDICE: documento auxiliar tal como: tabela; gráfico;
mapa; organograma; cronograma; formulário; entrevista; questionário, elaborado
pela equipe de auditoria/auditor, fundamental para a perfeita caracterização de
assunto ou comprovação de achado de auditoria ou outras situações encontradas,
cujo ordenamento apartado do corpo do relatório, a critério do autor, tem por
finalidade facilitar o entendimento da leitura, devendo ser numerado e
referenciado no texto.
AUDITORIA DE CONFORMIDADE
ou DE CUMPRIMENTO LEGAL:
espécie de auditoria de regularidade na qual o principal foco é o exame da
observância das disposições legais e regulamentares aplicáveis (NAG
1102.1.1.2).
AUDITORIA DE REGULARIDADE: instrumento de fiscalização utilizado para
examinar a legalidade, legitimidade e economicidade dos atos de gestão dos
responsáveis sujeitos à sua jurisdição, quanto ao aspecto contábil, financeiro,
orçamentário, patrimonial, operacional e ambiental; é também exame e avaliação
dos registros; das demonstrações contábeis; das contas governamentais; das
operações e dos sistemas financeiros; do cumprimento das disposições legais e
regulamentares; dos sistemas de controle interno; da probidade e da correção
das decisões administrativas adotadas pelo ente auditado, com o objetivo de
expressar uma opinião. É gênero, das
quais extraímos duas espécies: auditoria de cumprimento legal ou de
conformidade e auditorias contábeis ou financeiras (NAG 1102.1.1).
AUDITORIA FINANCEIRA ou
CONTÁBIL: é o exame das
demonstrações contábeis e outros relatórios financeiros com o objetivo de
expressar uma opinião – materializada em um documento denominado relatório de
auditoria – sobre a adequação desses demonstrativos em relação às NAG, aos
Princípios de Contabilidade (PC), às Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC),
sejam elas profissionais ou técnicas, e à legislação pertinente. Em uma
auditoria contábil o profissional de auditoria governamental deverá verificar
se as demonstrações contábeis e outros informes representam uma visão fiel e
justa do patrimônio envolvendo questões orçamentárias, financeiras, econômicas
e patrimoniais, além dos aspectos de legalidade (NAG 1102.1.1.1).
AUDITORIA GOVERNAMENTAL: exame efetuado em entidades da administração
direta e indireta, em funções, subfunções, programas, ações (projetos,
atividades e operações especiais), áreas, processos, ciclos operacionais,
serviços, sistemas e sobre a guarda e a aplicação de recursos públicos por
outros responsáveis, em relação aos aspectos contábeis, orçamentários,
financeiros, econômicos, patrimoniais e operacionais, assim como acerca da
confiabilidade do sistema de controle interno (SCI). É realizada por
profissionais de auditoria governamental, por intermédio de levantamentos de
informações, análises imparciais, avaliações independentes e apresentação de
informações seguras, devidamente consubstanciadas em evidências, segundo os
critérios de legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência, eficácia,
efetividade, equidade, ética, transparência e proteção do meio ambiente, além
de observar a probidade administrativa e a responsabilidade social dos gestores
da coisa pública (NAG 1102.1).
AUDITORIA OPERACIONAL: também chamada de auditoria de desempenho, é o
exame de funções, subfunções, programas, ações (projetos, atividades, operações
especiais), áreas, processos, ciclos operacionais, serviços e sistemas
governamentais com o objetivo de se emitir comentários sobre o desempenho dos
órgãos e das entidades da Administração Pública e o resultado das políticas,
programas e projetos públicos, pautado em critérios de economicidade,
eficiência, eficácia, efetividade, equidade, ética e proteção ao meio ambiente,
além dos aspectos de legalidade (NAG 1102.1.2).
AUDITORIA: exame independente, objetivo e sistemático de dada
matéria, baseado em normas técnicas e profissionais, no qual se confronta uma
condição com determinado critério com o fim de emitir uma opinião ou
comentários (NAG 1102).
BENEFÍCIOS DA FISCALIZAÇÃO: relaciona-se com: débito, multa, economia,
ganho ou melhoria decorrente da atuação do Tribunal, bem como a expectativa de
controle gerada pelas ações do Tribunal.
CAUSAS DO ACHADO: atos; fatos; comportamentos; omissões ou
vulnerabilidades, deficiências ou inexistência de controles internos que
contribuíram significativamente para a divergência entre a situação encontrada
e o critério. As causas do achado negativo conduzem a equipe a identificar os
responsáveis pelo ocorrido.
CIRCULARIZAÇÃO ou
CONFIRMAÇÃO EXTERNA: técnica de confirmação de informações
relativas a atos e fatos do objeto auditado, mediante a obtenção de declaração
formal de terceiros. É a obtenção de declaração formal e isenta de pessoa
independente e estranha ao órgão ou entidade objeto de auditoria. O pedido de
confirmação pode ser positivo ou negativo (NAG 4402.2.8).
CONDIÇÃO: situação encontrada pelo Auditor de Controle
Externo, documentada durante a auditoria, constituindo, pois, o fato ocorrido
ou a própria existência do achado.
CONTROLES INTERNOS: conjunto de atividades, planos, métodos e
procedimentos interligados, realizadas em todos os níveis de gerência e pelo
corpo de servidores, com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e
entidades da administração pública sejam alcançados, de forma confiável e
concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução
dos objetivos fixados pelo Poder Público.
CRITÉRIO ou CRITÉRIO DE
AUDITORIA: legislação, norma,
jurisprudência, entendimento doutrinário ou ainda, no caso de auditorias
operacionais, referenciais aceitos e/ou tecnicamente validados para o objeto
sob análise, como padrões e boas práticas, que a equipe compara com a situação
encontrada. Reflete como deveria ser a gestão. É o padrão usado para determinar
se uma entidade, programa, projeto ou atividade atende aos objetivos fixados;
situação ideal ou esperada, conforme normas de controle interno, legislação
aplicável, Princípios Fundamentais de Contabilidade, boas práticas
administrativas etc.
DOCUMENTAÇÃO DE AUDITORIA
ou PAPÉIS DE TRABALHO: documentos
e anotações preparados em qualquer meio com informações e provas elaborados
diretamente pelo profissional de auditoria governamental ou por sua solicitação
e supervisão, ou por ele obtido, que registram as evidências dos trabalhos
executados e fundamentam sua opinião e comentários. (NAG 1105).
ECONOMICIDADE: refere-se à alternativa mais racional (binômio
preço x qualidade) para a solução de um determinado problema. Quando
relacionado às aquisições, refere-se à oportunidade de redução de custos na compra
de bens ou serviços, mantendo-se um nível adequado de qualidade (NAG 1106).
EFEITOS DO ACHADO: consequências para o órgão/entidade, para o
erário ou para a sociedade, resultantes da divergência entre a situação
encontrada e o critério. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade ou ainda
eventuais benefícios no caso de achados positivos. São subdivididos em duas
classes: os efeitos reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, e os
efeitos potenciais (riscos), aqueles que podem ou não se concretizar.
EFETIVIDADE: refere-se ao resultado real obtido pelos
destinatários das políticas, dos programas e dos projetos públicos. É o impacto
proporcionado pela ação governamental (NAG 1107).
EFICÁCIA: diz respeito ao grau de realização de objetivos
e de alcance das metas (NAG 1108).
EFICIÊNCIA: racionalidade com que os recursos alocados a
determinados programas governamentais são aplicados. Refere-se à extensão em
que a unidade econômica maximiza seus benefícios com um mínimo de utilização de
tempo e recursos. Preocupa- se com os meios, os métodos e os procedimentos
planejados e organizados, a fim de assegurar a otimização da utilização dos
recursos disponíveis (NAG 1109).
EQUIDADE: princípio pelo qual os responsáveis pela
Administração Pública utilizam de forma imparcial os recursos que lhe são
colocados à disposição pela própria comunidade, a fim de garantir da melhor
maneira a justiça social, satisfazendo ao interesse público (NAG 1111).
ERRO: ato não voluntário, não intencional, resultante
de omissão, desconhecimento, imperícia, imprudência, desatenção ou má
interpretação de fatos na elaboração de documentos, registros ou demonstrações.
Existe apenas culpa, pois não há intenção de causar dano (NAG 1112).
ESCLARECIMENTOS DOS
RESPONSÁVEIS: esclarecimentos
apresentados por escrito, como resposta aos ofícios de requisição, pelos
responsáveis do órgão/entidade acerca dos achados de auditoria.
ESCOPO DA AUDITORIA: é a delimitação estabelecida para o trabalho e
é expresso pelo objetivo, pelas questões e pelos procedimentos de auditoria, no
seu conjunto. Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo da
fiscalização. É definido em função do tempo e dos recursos humanos e materiais
disponíveis.
EVIDÊNCIA ou EVIDÊNCIAS DE
AUDITORIA: conjunto de fatos
comprovados, suficientes, competentes e pertinentes, obtidos durante os
trabalhos de auditoria, através de observações, inspeções, entrevistas, exames
de registros etc.; constitui a prova que a auditoria precisa obter, ou seja,
algo relevante, confiável e possível que auxiliará o Auditor de Controle
Externo na formação de opiniões e conclusões; provas ou conjunto de provas;
elementos de convicção.
FOLHA MESTRA: documento de auditoria no qual é registrado o
resumo ou sintetização do trabalho realizado em determinada área (assunto sob
exame).
FOLHAS SUBSIDIÁRIAS: documentos de auditoria nos quais são
registrados desdobramentos e detalhes da matéria objeto de folha mestra. Sua
elaboração somente se justifica quando houver necessidade de a folha mestra ter
desdobramentos.
FRAUDE: ato voluntário intencional de omissão ou
manipulação de transações, adulteração de documentos, informações, registros e
demonstrações. Existe dolo, pois há intenção de causar algum tipo de dano,
manipulação, falsificação ou omissão intencional dos registros e/ou documentos
e apropriação indevida de ativos, que prejudicam a regularidade e a veracidade
da escrituração (NAG 1114).
MATERIALIDADE: critério de avaliação de elementos
quantitativos, representativos em determinado contexto, pertinentes ao objeto
da auditoria governamental ou que se tenha deles provável influência nos
resultados das auditorias (NAG 1116).
OBJETO: documento, projeto, programa, processo ou
sistema no qual o procedimento será aplicado e, porventura, o achado será
constatado. Exemplos de objetos: contrato, folha de pagamento, base de dados,
ata, edital, ficha financeira, processo licitatório, orçamento.
OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO: documento remetido pelo Secretário de Controle
Externo (ou Coordenador de Núcleo, conforme o caso) ao dirigente do
órgão/entidade fiscalizado para apresentar os servidores designados e informar
ou reiterar o objetivo da fiscalização.
OFÍCIO DE COMUNICAÇÃO DE
FISCALIZAÇÃO: documento remetido pelo
Secretário de Controle Externo (ou Coordenador de Núcleo, conforme o caso) ao
dirigente do órgão/entidade fiscalizado para comunicar, antecipadamente, a
realização da fiscalização, informar seu objetivo, a deliberação que a originou
e a data provável para apresentação da equipe, bem como solicitar a
disponibilização dos documentos necessários à fiscalização.
PASTA CORRENTE: tipo de pasta em meio físico ou eletrônico que
deve conter os documentos e informações referentes a determinada auditoria, nas
etapas de planejamento e execução, e após o seu término.
PASTA PERMANENTE: tipo de pasta em meio físico ou eletrônico que
deve conter informações que possam ser utilizadas em mais de uma auditoria,
referindo-se, em geral, a um determinado jurisdicionado. Seu conteúdo deve ser
atualizado constantemente.
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA: ações, atos e técnicas sistematicamente
ordenados, em sequência racional e lógica, a serem executados durante os
trabalhos, indicando ao profissional de auditoria governamental o que e como
fazer para realizar seus exames, pesquisas e avaliações, e como obter as
evidências comprobatórias necessárias para a consecução dos objetivos dos
trabalhos e para suportar a sua opinião (NAG 1118).
RELEVÂNCIA: critério de avaliação que busca revelar a
importância qualitativa das ações em estudo, quanto à sua natureza, contexto de
inserção, fidelidade, integridade e integralidade das informações,
independentemente de sua materialidade (NAG 1122).
RISCO: é a probabilidade de que um evento ou ação possa
adversamente afetar a organização/entidade.
RISCO DE AUDITORIA: é a probabilidade de o profissional de
auditoria deixar de emitir apropriadamente sua opinião e comentários sobre as
transações, documentos e demonstrações materialmente incorretos pelo efeito de
ausência ou fragilidades de controles internos e de erros ou fraudes
existentes, mas não detectados pelo seu exame, em face da carência ou
deficiência dos elementos comprobatórios ou pela ocorrência de eventos futuros
incertos que possuam potencial para influenciar os objetos da auditoria (NAG
1123).
SISTEMA DE CONTROLE(S)
INTERNO(S): é a soma dos controles
internos administrativos realizados pela área ou órgão e o conjunto de
atividades avaliativas feitas por órgãos de controle interno.
SUPERVISÃO: envolvimento de auditores de controle externo
mais experientes no direcionamento dos trabalhos, na motivação da equipe, no
fornecimento das instruções adequadas aos menos experientes, de forma que o
processo de avaliação seja contínuo, que os problemas sejam detectados e
analisados com antecedência e a comunicação seja imediata (NAG 4500).
SWOT: ferramenta que permite identificar em uma
organização, política, programa ou projeto quais os fatores que representam os
pontos fortes e fracos da gestão e quais os fatores externos que podem
representar oportunidades e ameaças para o desenvolvimento organizacional; a
sigla indica as iniciais das variáveis strengths (forças), weaknesses
(fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).
TESTES: se dividem em: i) testes de observância, que
objetivam confirmar se os sistemas de controle estabelecidos pelo auditado
estão funcionando adequadamente; e ii) testes substantivos, que visam à
obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados
produzidos pelo sistema contábil da entidade, subdividindo-se em testes de
transações e saldos e procedimentos de revisão analítica.
VISÃO GERAL DO OBJETO: objetiva o conhecimento e a compreensão do
objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este está
inserido. Em geral, compreende as seguintes informações principais: i)
descrição do objeto fiscalizado, com as características necessárias à sua
compreensão; ii) legislação aplicável; iii) objetivos institucionais do órgão/entidade
fiscalizado, quando for o caso; iv) pontos críticos e deficiências no sistema
de controle.
VOLUME DE RECURSOS
FISCALIZADOS (VRF): divide-se em: i) montante
em exame, corresponde ao total dos valores abrangidos pela ação de controle
externo; e ii) montante da amostra, corresponde ao total dos valores abrangidos
pela amostra, efetivamente verificados pela ação de controle externo.