FAÇO SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA , ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições que lhe são conferidas, aprovou e eu,na qualidade de Presidente, promulgo a seguinte. Resolução:
Art. 1° Fica aprovada a VERSÃO 03 da Instrução Normativa SCI nº. 01/2.014, de responsabilidade da Controladoria Geral da Câmara Municipal de Anchieta, que dispõe sobre a produção de instruções normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando a implementação de procedimentos de controle ("Norma das Normas"), fazendo parte integrante desta Resolução.
Art. 2º Caberá à unidade responsável a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3° Fica revogada a Resolução nº 01, de 03 de fevereiro de 2016.
Art. 4° Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta/ES, 16 de novembro de 2019.
CLEBER OLIVEIRA DA SILVA
PRESIDENTE
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 01/2014
VERSÃO: 0.3
Aprovação em: 10/12/2019
Ato de aprovação: Resolução nº 23/2019
Unidade Responsável: Unidade Central de Controle Interno
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Art. 1º DA FINALIDADE: Esta Instrução Normativa dispõe sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando a implementação de procedimentos de controle, a saber, a "Norma das Normas".
Art. 2º ABRANGÊNCIA: Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.
Seção II
Das Definições
Art. 3° Para os fins desta NORMA, considera-se:
I - Instrução Normativa - todo documento devidamente aprovado por autoridade competente, que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho no âmbito desta Casa de Leis.
II - O Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle- coletânea organizada de Instruções Normativas devidamente aprovadas.
III - Fluxograma- demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executaras.
IV - Sistema- conjunto de ações que, coordenadas , concorrem para um determinado fim.
V - Sistema Administrativo- conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da Câmara Municipal de Anchieta e executadas sob a orientação técnica da Unidade Central de Controle Interno, com o objetivo de alcançar determinado resultado, tendo por premissa, o interesse público, pautado nos princípios constitucionais que regem a Administração Pública.
VI - Pontos de Controle- Aspectos relevantes em um sistema administrativo , integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância , grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle. As atividades de controle interno devem ser estruturadas a partir da definição dos sistemas administrativos.
VII - Procedimentos de Controle- Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público.
VIII - Sistema de Controle Interno- conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos segmentados considerando suas características específicas , executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação , orientação técnica e supervisão da Controladoria Geral da Câmara de Anchieta.
Seção III
Da Base Legal
Art. 4° A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Legislativo Municipal, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal, sobre o qual dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, artigos 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual, art. 59 da Lei Complementar nº 101/2.000 e resoluções 227/2.011 alterada pela resolução 257/2.013 do e. Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, além da Lei Municipal nº 840/2.013,c/c art. 9° da lei 1.258/2017, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Anchieta.
CAPÍTULO II
DA ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Seção I
Art. 5° As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do estabelecimento de medidas de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as recomendações da unidade central de controle interno da Câmara de Anchieta , decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Art. 6° Cabe a cada unidade desta Casa de Leis, atuar enquanto unidade executara de controle interno de acordo com sua segmentação específica que somados formam o sistema administrativo. Devendo estas providenciarem a formatação da instrução normativa inerente ao seu mister.
Parágrafo único. Na elaboração da instrução normativa deve a unidade pautar-se na detida análise das determinações emanadas pela Lei 1.258/2.017, vez que esta, disciplina a estrutura organizacional e institucional da Câmara Municipal de Anchieta e define as atribuições comuns e específicas das unidades de direção, chefia, assessoramento e coordenação de serviços, bem como dos cargos de provimento efetivo e em comissão, e as gratificações de funções de confiança.
Art. 7° As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas "Unidades Executoras".
Seção II
Das Responsabilidades
Art. 8° Compete à Controladoria Geral da Câmara de Anchieta promover discussões técnicas com as unidades executaras, para esclarecimento de possíveis dúvidas referente à rotina de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos, objetos da Instrução Normativa a ser elaborada .
Art. 9° Compete às unidades executaras de controle interno obter a aprovação da instrução normativa, após submetê-la à apreciação da unidade central de controle interno e promover sua divulgação e implementação, devendo ainda:
I - Atender às solicitações da unidade central de controle na fase de sua formatação , quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
II - Atentar para necessidade de alterações nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional em suas atividades, visando contribuir com a Gestão Administrativa de forma contínua e duradoura;
III - Manter a instrução normativa à disposição de todos os servidores da unidade, zelando pela observância e fiel cumprimento da mesma;
IV- Cumprir fielmente as determinações da instrução normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
Art. 10 Compete à Unidade Central de Controle Interno:
I - Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
II - Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficiência dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo , propondo alterações nas instruções normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas instruções normativas;
III - Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada instrução normativa.
CAPITULO II
FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Seção I
Art. 11 O formato do presente documento serve como modelo padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
I - Na Identificação:
a) número da instrução normativa- a numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição. Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S..... Nº .../20XX.
b) indicação da versão- indica o número da versão do documento, atuali zado após alterações. Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, depois de apreciado pela unidade responsável pela coordenação do controle interno, será encaminhado à aprovação.
c) aprovação- a aprovação da instrução normativa ou suas alterações se dará ou por ato do Chefe do Poder Legislativo, salvo delegação expressa deste, ou por intermédio de sessão plenária. FORMATO DA DATA: .../ .../20XX.
d) ato de aprovação- indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações. Sempre que a instrução normativa motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Resolução.
e) unidade responsável- informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (departamento , diretoria ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.
II - No Conteúdo:
a) finalidade- Especificar de forma sucinta a finalidade da instrução normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada pela unidade.
Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de materiais e contratações de obras ou serviços , desde o pedido até a publicação do extrato do contrato.
b) abrangência- identificar o nome das unidades executoras de controle interno. Quando os procedimentos estabelecidos na instrução normativa tiverem que ser observados , mesmo que parcialmente, ou por mais de uma unidade da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
c) conceitos- têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos em que a instrução normativa alcance mais de uma unidade da estrutura organizacional.
d) base legal e regulamentar - indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a instrução elaboração.
e) responsabilidades- esta seção destina-se à especificação das responsabilidades da unidade executara, inerentes à matéria objeto da normatização.
f) procedimentos- tratam da descrição das rotinas de trabalho e das ações e atividades de controle.
g) considerações finais- esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais,não especificadas anteriormente, tais como:
Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequênc ias para os casos de inobservância ao que está estabelecido na instrução normativa;
Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;
Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.
Seção II
Procedimentos para Elaboração das Instruções Normativas
Art. 12 Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas , para fins da elaboração do fluxograma .
§ 1º Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
§ 2° A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita. observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem , entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
I - início do processo- num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação;
II - emissão de documentos;
III - ponto de decisão;
IV - junção de documentos;
V - ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
§ 3° As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por mais de uma unidade da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: "área requisitante".
§ 4° Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo. serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas , sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente , e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliaries.
§ 5° O fluxograma, uma vez consolidado e testado , orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na instrução normativa e dela fará parte integrante como anexo.
§ 6° As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na instrução normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o "como fazer" para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.
§ 7° Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
I - especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
II - destinação das vias dos documentos;
III - detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;
IV - Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
V - Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
VI - Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação, aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back up, etc.).
§ 8° Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check list, que passarão a ser parte integrante da instrução normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotada.
§ 9° No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Unidade de Recursos Humanos - URH; Câmara Municipal de Anchieta - CMA.
§ 10 Uma vez concluída a versão final da instrução normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade central de controle interno, (controladoria geral), que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.
§ 11 Devolvida a minuta pela unidade central de controle interno à unidade responsável pela instrução normativa, encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua divulgação e implementação.
Seção III
Considerações Finais
Art. 13 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à unidade central de controle interno que,por sua vez, por intermédio de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Anchieta/ES, 16 de novembro de 2019.
CLEBER OLIVEIRA DA SILVA
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA
DANIEL ORESTES BISSOLI
CONTROLADOR GERAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta.