REVOGADA PELA RESOLUÇÃO N° 08/2019
RESOLUÇÃO Nº 06, DE
19 DE MARÇO DE 2014
DISPÕE SOBRE A
APROVAÇÃO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA SISTEMA DE COMPRAS E LICITAÇÕES Nº 003/2014,
EXPEDIDA PELA PRESIDENTE E PELO CHEFE DE SEÇÃO DE ALMOXARIFADO DA CÂMARA
MUNICIPAL DE ANCHIETA.
FAÇO SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA, ESTADO DO
ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas, aprovou
e eu, na qualidade de Presidente, promulgo a seguinte. Resolução:
Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa
Sistema de Compras e Licitação – SCL nº 003/2014, expedida pela
Presidente e pelo Chefe de Seção de Almoxarifado da Câmara Municipal de
Anchieta.
Parágrafo Único. A Instrução Normativa referida acima constitui parte integrante
desta Resolução.
Art. 2º. Caberá à Seção de Almoxarifado e à Unidade Central de Controle
Interno a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3º. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta-ES, 19 de
Março de 2014.
TEREZINHA VIZZONI
MEZADRI
PRESIDENTE
Este texto
não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta
INSTRUÇÃO NORMATIVA
SCL Nº 003/2014
Versão: 01
Aprovação em: xx/xx/2014
Ato de aprovação:
Resolução nº XX/2014
Unidade Responsável:
Unidade Central de Controle Interno
I - FINALIDADE
Regulamentar o
controle de almoxarifado na Câmara Municipal de Anchieta, definir
responsabilidades dos principais atores do Sistema de Almoxarifado, no que diz
respeito ao recebimento, registro, controle, guarda, conservação, distribuição
de bens, manutenção e baixa dos bens de estoque.
II - ABRANGÊNCIA
Abrange todas as
unidades da estrutura organizacional desta Casa de Leis e em especial o Setor
de Almoxarifado no âmbito do Poder Legislativo Municipal.
III – CONCEITOS
Para os fins desta
Instrução Normativa, considera-se:
1. Material de
Consumo
É o item tangível que
é mantido para o uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, ou para
fins administrativos, inclusive os decorrentes de operações que transfiram para
entidade os benefícios, riscos e controle desses bens.
2. Almoxarifado
Local onde são
estocados os materiais de consumo.
3. Recebimento
É o ato pelo qual o
material encomendado é entregue ao órgão público em local previamente
designado, sendo dividido em quatro etapas, entrada de
materiais, conferência quantitativa, conferência qualitativa e
regularização, não implicando em aceitação;
4. Aceitação
É a operação segundo
a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz as
especificações contratadas, mediante análise de servidor responsável ou de
comissão de recebimento de materiais designada pela autoridade competente;
5. Armazenagem
Compreende a guarda,
localização, segurança e preservação do material adquirido a fim de suprir
adequadamente as necessidades operacionais das unidades gestoras;
6. Localização:
Consiste em
facilitar a perfeita localização dos materiais estocados sob a responsabilidade
do almoxarifado;
7. Conservação e
Preservação
Consiste em manter
os materiais arrumados em suas embalagens originais e preservados de desgastes;
8. Distribuição
É o processo pelo
qual se faz chegar o material em perfeitas condições ao usuário, quando for
necessário ou requisitado;
9. Bens de Estoque
Todos os bens de
estoque devem ser obrigatoriamente contabilizados, fazendo a tomada de contas
dos responsáveis.
IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR
A presente Instrução
Normativa encontra fundamento jurídico no Art. 4º Lei 4.320/64, Lei 8.666/93 e
Art. 74 e 76 da Constituição Estadual e Resolução do TCEES nº 227 de 25 de
agosto de 2011.
V – RESPONSABILIDADES
1. Compete a Unidade
Administrativa de Almoxarifado:
No que tange ao
material de consumo em uso, cuidar da localização, manutenção e redistribuição
do material.
A manutenção e
atualização dos arquivos de dados, que possam fornecer a qualquer momento
informações confiáveis sobre os bens de consumo de propriedade da Câmara
Municipal de Anchieta ou sob a sua responsabilidade, inclusive sigilo e troca
periódica das senhas.
Encaminhar ao Setor
contábil o balancete material por tipo até o 3º dia útil do mês subsequente.
O recebimento de qualquer material de consumo
que esteja em divergência com as especificações ou quantidades diversas do
documento fiscal enseja na responsabilidade civil, penal e administrativa do
servidor, conforme dispõem a Lei Federal nº. 8.429/1992 (Lei de Improbidade
Administrativa).
2. Competem às
demais Unidades Administrativas
Requisitar o material de consumo sempre em
formulário padrão, conforme anexo I.
A requisição de material de consumo deverá
constar a assinatura do responsável pelo setor.
VI – PROCEDIMENTOS
AÇÃO 1. Recebimento:
O recebimento ocorre
no momento da entrega do material e em seguida com a aceitação do material, que
pressupõe a conformidade do material com as especificações descritas no
processo de compra (autorização de fornecimento).
Os materiais que
estão sujeitos ao controle de estoque são: Material de Limpeza, Material de
Escritório (Expediente), Gêneros Alimentícios, Material de Cozinha e . Esses materiais de consumo adquiridos pela Câmara
Municipal de Anchieta devem ser conferidos no que diz respeito a preços,
quantidades, especificações, qualidade e prazo de validade no ato do
recebimento.
O recebimento de
materiais de consumo pelo Almoxarifado será formalmente efetuado, de acordo com
os seguintes procedimentos:
c1) efetuar a
conferência dos itens dos materiais de consumo, bem como sua qualidade,
especificações técnicas, quantidade e a integridade física e funcional,
realizando os testes, quando necessário;
c2) verificar se a
nota fiscal das mercadorias está de acordo com as especificações do material
adquirido constantes da autorização de fornecimento e com nota de empenho e ou
contrato quando houver, bem como, dentro do prazo de validade para emissão.
C3) quando se tratar
de material permanente, verificar se a marca, modelo e características das
mercadorias entregues conferem com o descrito na autorização de
fornecimento.
c4) No caso de
compra realizada por meio de dispensa ou inexigibilidade de licitação, no ato
do recebimento do material, o responsável deverá confrontar a nota fiscal com o
orçamento do proponente vencedor ou do fornecedor exclusivo.
c5) No caso de doação
deverão ser observados os princípios legais e legislação municipal vigente.
Atendidas as
exigências, os materiais serão estocados no Almoxarifado e, será declarado, na
nota fiscal, a aceitação e recebimento dos mesmos, utilizando carimbo
específico.
A nota, com o
carimbo de recebimento e aceite, deverá ser encaminhada ao responsável para
emissão da liquidação da despesa e o setor de almoxarifado deverá ficar com
cópia da nota fiscal em arquivo.
Os materiais deverão
ser registrados no sistema informatizado de Controle de Estoque de Materiais,
descrevendo o número da nota fiscal, valor unitário, quantidade total e
descrição detalhada dos materiais adquiridos.
O registro de
materiais em estoque deverá ser processado no referido sistema de controle,
contendo dados como:
g.1) data de entrada e
saída dos mesmos;
g.2) especificação
detalhada dos bens;
g.3) quantidade e
custos;
g.4) nome do
fornecedor;
g.5) documento
comprobatório, com o número, série, data de emissão e valor.
h) Nenhum material
será liberado para as unidades sem o recebimento definitivo e os devidos
registros nos sistemas competentes.
i) No caso do
material não cumprir as especificações determinadas ou ainda apresentar falhas,
imperfeições ou defeitos, o mesmo não será aceito no almoxarifado, sendo
imediatamente efetuada a devolução ao fornecedor, procedendo à notificação da
empresa e demais providências cabíveis.
j) Quaisquer
discrepâncias existentes entre o material entregue e a autorização de fornecimento,
deverão ser solicitadas instruções complementares aos Departamentos de Compras,
Contratos ou Licitações, necessárias a elucidação das divergências.
l) A comunicação de
entrada de materiais aos setores requisitantes se dará obrigatoriamente por
meio do sistema informatizado de Controle de Estoques.
m) O responsável pelo setor de
almoxarifado, deverá definir a(as) pessoa(as) específica (as) para utilização
do sistema de almoxarifado.
AÇÃO 2. Armazenamento:
O armazenamento dos materiais
de consumo adquiridos e recebidos será realizado conforme os seguintes
critérios:
I - dispor, segundo
frequência de solicitação, de modo a permitir facilidade de acesso e economia
de tempo e esforço;
II - armazenar os
materiais pesados e volumosos, evitando riscos de acidentes ou avarias e
facilitando a movimentação, mantendo livres os acessos às portas e áreas de
circulação;
III - Estocar os
materiais ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados e identificados
para facilitar o funcionamento operacional, observando a altura, forma, peso e
movimentos, sem que tenha contato direto com o piso, para facilitar o
funcionamento operacional e a contagem física;
IV - conservar os
materiais nas embalagens originais, sempre que possível;
V - observar as
recomendações do fabricante;
VI - proceder, para
fim de suprimento, à abertura de apenas uma embalagem de determinado material,
devendo ficar selados até necessária utilização;
VII - organizar os
materiais, de modo que os novos que forem chegando, sejam
colocados atrás dos materiais já existentes armazenado há mais tempo;
VIII - distribuir
primeiro os materiais que estão com o prazo de validade próximo a vencer e os
estocados há mais tempo;
IX - armazenar os
materiais de pequeno volume e alto valor em armários trancados;
X - garantir a
qualidade do produto estocado em condições ambientais para este fim.
AÇÃO 3. Localização:
Quanto à localização
dos materiais adquiridos e recebidos, dever-se-á proceder da seguinte forma:
I - estocar
observando a natureza e características dos materiais de consumo;
II - Utilizar os
critérios previamente estabelecidos, visando à identificação do posicionamento
físico dos materiais em unidade de estocagem.
AÇÃO 4. Conservação e Preservação:
Quanto à conservação
e preservação dos materiais de consumo, dever-se-á proceder da seguinte forma:
I - manter o
almoxarifado organizado e limpo;
II - inspecionar,
periodicamente, todos os materiais sujeitos a corrosão e deterioração,
protegendo-os contra efeitos do tempo, luz e calor;
III - fazer revisão
periódica nas instalações e equipamentos de segurança.
AÇÃO 5. Distribuição:
Toda retirada de
material do Almoxarifado deverá ser feita através de requisição de materiais,
identificando os setores e a descrição do material solicitado.
No caso de pane no
sistema, deverá ser apresentada requisição em formulário próprio a ser
fornecido pelo Almoxarifado, devidamente assinado pelo servidor autorizado.
O registro de
entrada e saída de materiais deverá ser feito no mesmo dia em que ocorreu a
operação, ou no máximo, no dia seguinte.
A distribuição dos
materiais deverá ser efetuada da seguinte forma:
d1) a partir da
solicitação de material para o atendimento aos setores, excetuando-se os setores caracterizados de urgência, que
deverão ter o atendimento imediato;
d2) obedecendo
sempre a estocagem e data de validade mais antiga, no atendimento das
requisições de materiais.
d3) A distribuição
será diária e definida pela ordem de chegada das requisições dos Setores, sendo
realizado o mais breve possível, sendo que em casos excepcionais deverão ser
atendidos imediatamente.
e) O método de
avaliação da saída dos bens de consumo será a média ponderada móvel.
f) Aqueles materiais
que por suas características não possam ser armazenados no Almoxarifado, terão
sua entrega programada diretamente para o setor requisitante do mesmo;
g) Manter em arquivo
o comprovante de entrega do material às Unidades requisitantes.
AÇÃO 6. Inventário:
Quando do inventário
dos materiais adquiridos e recebidos dever-se-á efetuar, no mínimo uma vez por
trimestre, a conferência periódica das quantidades e estado dos materiais
estocados, bem como, a correção de deficiência de controle nas operações de suprimentos
de materiais.
Após a conferência
do estoque físico o resultado deverá ser encaminhado ao Diretor Administrativo
para as devidas providências.
Se forem constatadas
irregularidades que não podem ser sanadas pelo Departamento de Almoxarifado e
pela Direção Geral, estas deverão ser encaminhadas à Controladoria Geral.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Não será permitido o
acesso de nenhuma pessoa estranha ao Almoxarifado, salvo se estiver acompanhado
por pessoa autorizada.
O Almoxarifado
deverá ser utilizado única e exclusivamente para o armazenamento de material de
consumo, conforme especificado nesta Instrução Normativa.
Nenhum material pode
ser entregue sem a respectiva requisição de materiais, devidamente assinada
pela Chefia Imediata, sob pena de responsabilidade.
Nenhum material
poderá ser recebido se não estiver de acordo com a nota fiscal, bem como, com a
autorização de fornecimento.
Nenhum material pode
entrar ou sair do Almoxarifado sem o registro no sistema informatizado de
Controle de Estoque de Materiais.
Todo servidor poderá
ser responsabilizado por desaparecimento do material que lhe for confiado, bem
como, por qualquer dano que venha a causar no mesmo, com direito à ampla defesa
em processo administrativo.
Qualquer disposição
não prevista nesta Instrução Normativa deverá ser tratada a parte pelo
responsável do setor;
Qualquer infração
penal cometida em detrimento dos bens sob responsabilidade
do Departamento de Almoxarifado deverá ser imediatamente comunicada à Direção
Geral e lavrada a respectiva ocorrência junto à Autoridade Policial;
Eventuais
irregularidades ocorridas em detrimento da presente instrução que não puderem
ser sanadas pelo Departamento de Almoxarifado e pela Direção Geral, deverão ser
comunicadas formalmente à Controladoria Geral.
Caberá ao
Departamento de Almoxarifado a divulgação da presente Instrução Normativa junto
às demais unidades administrativas.
Os esclarecimentos
adicionais a respeito desta Instrução Normativa poderão ser obtidos junto ao
Departamento de Almoxarifado.
Esta instrução entra
em vigor a partir da data de sua publicação.
Anchieta, 19 de
Março de 2014.
TEREZINHA VIZZONI
MEZADRI
PRESIDENTE
LUAN ZINE LEOPOLDINO
CHEFE DE SEÇÃO DE
ALMOXARIFADO
Este
texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de
Anchieta