RESOLUÇÃO Nº 11, DE 16 DE dezembro DE 2019
DISPÕE SOBRE A aprovação da versão 0.1 da Instrução Normativa Sistema de Expediente - SE n° 001/2019, no âmbito do Poder Legislativo do Município de Anchieta e dá outras providências.
FAÇO SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL DE ANCHIETA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições que lhe são conferidas, aprovou e eu, na qualidade de presidente, promulgo a seguinte. Resolução:
Art. 1º Fica aprovada a versão 0.1 da Instrução Normativa Sistema de Expediente- SE n° 001/2019, expedida pelo Presidente e pelo Chefe de Seção de Protocolo da Câmara Municipal de Anchieta.
I - Instrução Normativa SE nº 001/2019, versão 0.1 que estabelece os procedimentos inerentes à Seção de Protocolo da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando disciplinar as rotinas do setor.
Parágrafo único. A Instrução Normativa referida acima constitui parte integrante desta Resolução.
Art. 2º Caberá à Seção de Protocolo e a Unidade Central de Controle Interno a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta-ES, 16 de dezembro de 2019.
CLEBER OLIVEIRA DA SILVA
PRESIDENTE
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta.
SEÇÃO DE PROTOCOLO
INSTRUÇÃO NORMATIVA DO SISTEMA DE EXPEDIENTE SE Nº 001/2019
VERSÃO: 0.1
Aprovação em: 10/12/2019
Ato de Aprovação: Resolução nº 11/2019
Unidade Responsável: Seção de Protocolo
Estabelece os procedimentos inerentes à Seção de Protocolo da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando disciplinar as rotinas do setor.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Da Finalidade
Art. 1° A presente Instrução Normativa dispõe sobre os procedimentos inerentes à Seção de Protocolo da Câmara Municipal de Anchieta, objetivando disciplinar as rotinas do setor (recebimento, análise, registro, digitalização, cadastramento, autuação, tramitação, distribuição, confirmação de recebimento, abertura/encerramento de volumes, desentranhamento, anexação, apensamente, juntada de processos), servindo de fonte de informação aos usuários desta seção, além de disponibilizar as instruções básicas e necessárias na operacionalização o sistema de controle de processos.
Seção II
Da Abrangência
Art. 2° A Instrução Normativa da Seção de Protocolo abrange todos os setores e gabinetes da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Anchieta, assim como todo público externo que, observando a presente instrução normativa, necessite dos procedimentos próprios desta Seção de Protocolo.
Seção III
Dos Conceitos e Definições
Art. 3° Para os fins desta NORMA, considera-se:
I - Análise - Consiste em identificar, verificar e apreciar os requisitos mínimos necessários para a protocolização do processo.
II - Anexação - É a união definitiva de processo(s) a um processo anterior considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
III - Apensamento - É a união física provisória de processo(s) a outro processo considerado primário/principal, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
IV - Assinatura digital - É um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma versão em papel do documento que necessita ser assinado.
V - Autuação - Ato através do qual se inicia a formação física de um processo. Consiste em reunir documentos e, caso se exija, sequenciá-lo em ordem cronológica, encapar e numerar as páginas frontais do processo.
VI - Cadastramento - É a reprodução dos dados do processo, feita em sistema próprio, destinada a controlar sua movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
VII - Comprovante de Despacho - É a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em termo comprovação de despacho, a ser incluída ao final do processo.
VIII - Confirmação de Recebimento - É a certificação de que os autos foram devidamente recebidos e encontram-se sob a guarda e responsabilidade do setor a que se destinam. Deve ser obtida por meio de despacho com firma de recibo, assim como em sistema próprio.
IX - Controle - É o ato de dirigir a remessa de processos aos seus devidos destinatários observando as normas que disciplinam a Seção de Protocolo, fiscalizando, registrando e orientando a tramitação do modo mais conveniente para o cumprimento de tais normas.
X – Desapensamento - É a separaão física de processos apensados, quando sua finalidade for atingida.
XI - Digitalização – Conversão de processo físico para format digital.
XIII - Distribuição - É a remessa dos processos aos setores que decidirão sobre a matéria nele tratada.
XIV - Encerramento de Processo - O encerramento do processo ocorre por indeferimento do pleito; pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes e, pela expressa desistência do interessado. O encerramento do processo precede o seu arquivamento, que deve ser realizado por: 1. Setor de arquivo competente, 2. Ou setor pertinente à matéria, 3. Ou ainda, pelo último portador do processo.
XV - Encerramento de Volume - Finalização de um volume por meio de encerramento na inclusão de folhas ao processo, sendo determinado pelo Termo de Encerramento de Volume.
XVI - Juntada - Inclusão de peça (s) não protocoladas a um processo.
XVII - Página do Processo - É cada uma das faces de uma folha do processo.
XVIII - Peças de Processo - É um documento que, sob diversas formas, integra o processo.
XIX - Protocolo Central - É o setor encarregado dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento de processos.
XX - Processo - É o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informações, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitação. É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelo setor autorizado a executar tais procedimentos. O processo é uma unidade orgânica, constituído por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar juntos.
XXI - Processo Acessório - É o processo que apresenta matéria indispensável àinstrução do processo principal.
XXII - Processo Eletrônico - É o processo no qual todas as peças processuais (petições, certidões, despachos, etc.) são virtuais, ou seja, foram digitalizadas em arquivos para visualização por meio eletrônico.
XXIII - Processo Primário/Principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou apensamente de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
XXIV. Recebimento - É o ato inicial da unidade protocolizadora e demais setores a que se destinam os autos. Consiste na aceitação do processo, precedendo sua análise.
XXV. Registro - É a gravação, em uma ou mais vias, realizada por meio de um relógio datador ou carimbo, afim de certificar a ordem numérico-cronológica do processo protocolizado.
XXVI. Termo de Desentranhamento - é uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça (s) de um processo.
XXVII - Tramitação - É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna, registrada através de sistema próprio, para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decisões.
XXVIII - Volume - Unidade derivada da divisão de um processo por motivo de excedente de folhas na capa, pasta ou fichário que o comporta.
CAPÍTULO II
DAS RESPONSABILIDADES
Seção I
Da Seção de Protocolo
Art. 4° Compete à Unidade responsável pela Instrução Normativa:
I - Analisar, digitalizar, registrar e autuar os processos encaminhados à Câmara Municipal de Anchieta/ES;
II - Receber correspondências oficiais;
III - Classificar e organizar os registros de movimentação de processos, mantendoos atualizados em Sistema de dados próprio;
IV - Efetuar a expedição interna de processos e correspondências oficiais;
V - Prestar informações sobre a movimentação de processos;
VI - Fornecer, mediante autorização superior, certidões e cópias de processos;
VII - Atender aos pedidos de informações e pesquisas sobre processos;
VIII - Efetuar inclusões e retiradas solicitadas formalmente por autoridades competentes;
IX - Dar cumprimento a outras atribuições atinentes à sua área de competência, previstas no artigo 30 da Lei 1.258/2017;
X - Dar cumprimento às atribuições pertinentes que lhe venham a ser determinadas pela Diretoria Administrativa.
Parágrafo Único. Não cabe à Seção de Protocolo a obrigação de encaminhar correspondências particulares que, por comodidade ou necessidade, registrem o endereço da Câmara Municipal de Anchieta.
Seção II
Do Chefe da Seção de Protocolo
Art. 5° Compete ao Chefe de Seção de Protocolo:
I - Receber e protocolar os documentos e correspondência de origem interna e externa à Câmara, procedendo à sua triagem, registro e distribuição interna;
II - Realizar a autuação de processos administrativos, observadas normas e legislação vigente;
III - Manter permanentemente atualizado sistema de controle de entrada, tramitação e destino de documentos, processos e correspondência da Câmara;
IV - Controlar os processos administrativos em estoque nas unidades da Câmara, diligenciando para que sua tramitação se dê observados os prazos legais;
V - Habilitar e orientar os servidores para operacionalização do sistema;
VI - Acompanhar as atualizações e desenvolvimento do sistema;
VII - Efetuar correlações necessárias referentes ao cadastramento de processos;
VIII - Realizar e gerenciar a mudança de lotação de usuários entre setores da Câmara no sistema próprio de protocolo;
IX - Visualizar e gerar relatórios do sistema;
X - Dar cumprimento a outras atribuições atinentes à sua área de competência, que lhe venham a ser determinadas pelo Setor de Expediente;
XI - Dar cumprimento às atribuições pertinentes que lhe venham a ser determinadas pela Diretoria Administrativa.
Seção III
Do Agente Administrativo/Servidor
Art. 6° ao Agente Administrativo e demais servidores, quando lotados na Seção de Protocolo:
I - Realizar atendimento ao público interno e externo, aos vereadores e gabinetes;
II - Receber, classificar, conferir, protocolar, localizer e expedir expedients e outros documentos;
III - Autuar, controlar e encaminhar processos administrativos e manter os arquivos e fichas em ordem;
IV - Realizar operações básicas de microcomputador e atividades correlatas e alimentar os sistemas de informática do setor administrativo;
V - Executar os serviços dos bens móveis e imóveis, efetuando inventários, tombamento, registros e sua conservação;
VI - Desempenhar atividades de nível de intermediário de apoio ao Chefe de Seção de Protocolo que exijam qualificação técnica compatível com a complexidade das respectivas atribuições;
VII - Executar outras atividades que lhe forem determinadas pela autoridade superior.
Seção IV
Das Unidades Executoras
Art. 7° Compete às Unidades Executaras:
I - Elaborar, conferir, corrigir e remeter os processos legislativos e administrativos a serem protocolados por seus respectivos setores e interesses;
II - Conferir, receber e tramitar processos que lhes venham a ser devidamente remetidos, proferindo decisão ou andamento cabível;
III - Atender as solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualização;
IV - Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre as alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
V - Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto à padronização dos procedimentos.
CAPÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS DE ROTINA
Seção I
Do Recebimento
Art. 8° São rotinas de recebimento inicial de processos físicos e eletrônicos:
I - Verificar se o destino do documento a ser protocolizado compete à unidade interna da Câmara Municipal de Anchieta;
II - Verificar e exigir, nos casos pertinentes, a presença de informações que deem validade e permitam o perfeito entendimento e andamento do processo:
a) Identificação do tipo documento (nos casos de recebimento inicial);
b) Identificação do solicitante (Nome da pessoa ou ente);
c) Assinatura;
d) Data;
e) Numeração (em processos tramitados por Unidades Executaras);
f) Endereço (nos casos de recebimento inicial);
g) CEP (nos casos de recebimento inicial);
h) Telefone (nos casos de recebimento inicial);
i) E-mail (nos casos de recebimento inicial);
j) CNPJ (nos casos de recebimento inicial);
k) e respectivo destinatário.
III - Havendo anexos e apensos, verificar se eles correspondem ao declarado;
IV - Receber processo (s) encaminhado (s);
V - Protocolizar;
VI - Disponibilizar ao entregador, se esse assim desejar, via (s) protocolizada(s) e/ou numeração de protocolo para devida conferência em sistema que permita acompanhamento de andamento do processo;
VII - Digitalizar o processo, sendo este físico, após ato do recebimento; (trata-se de um novo exemplar integral ou parcial de um original, a fim de manter uma cópia autêntica como medida de segurança);
VIII - Encaminhar para cadastramento.
§ 1° A Seção de Protocolo, assim como as Unidades Executaras, pode se negar a receber processos que não atendam os itens dispostos no inciso li, caso verifique prejuízo (s) à instrução processual;
§ 2° Não cabe à Seção de Protocolo analisar mérito de conteúdo a respeito de processos recebidos. Quaisquer vícios identificados poderão ser tratados pelo detentor do processo ou encaminhados ao setor competente. Na impossibilidade de correção do vício, o processo deverá ser encaminhado para arquivamento ao setor competente;
§ 3° Cabe ao destinatário indicado no processo, remeter o documento ao respectivo setor, caso o conteúdo não seja de sua competência, cabendo ainda, a possiblidade de estorná-lo ao remetente;
§ 4° As assinaturas digitais serão admitidas nos termos do artigo 263-A, da Resolução nº 04/1990;
§ 5° O recebimento de processos físicos (por meio de registro de protocolização) e eletrônicos (por meio de assinatura digital), obedecerá ao horário de funcionamento disposto em ato normativo estabelecido pela Presidência.
Art. 9° São rotinas para recebimento de processos físicos e eletrônicos (unidades executoras):
I - Verificar previamente, nos casos de via física, se o processo foi devidamente tramitado em sistema;
II - Conferir a pertinência do setor relativa ao processo, bem como as seguintes informações apostas em comprovante de despacho, como condição para recebimento:
a) Assinatura;
b) Data;
c) Teor do despacho;
d) Destinatário.
III - Receber processo em sistema eletrônico e, se for o caso, em via física.
Parágrafo único. Todas as unidades executoras estão sujeitas ao cumprimento deste artigo.
Seção II
Do Cadastramento
Art. 10 São rotinas para cadastramento de processos físicos:
I - Analisar o processo;
II - Reproduzir as informações contidas no processo em sistema de registro, atribuindo:
a) Identificação de tipo (interno ou externo);
b) Numeração própria;
III - Alimentar o sistema com as informações analisadas;
IV - Proceder autuação e preparação física.
§ 1° O cadastramento é de competência única e exclusiva do Protocolo;
§ 2° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos ao cadastramento, visto que não exigem reprodução de informações.
Seção III
Da Autuação e Preparação Física
Art. 11 Para fins de autuação e preparação física, consideram-se partes de um processo:
I - Capa - A capa do processo conterá informações de identificação do número do processo, data, requerente, tipo e assunto do documento que originou o processo. A inclusão de Informações quanto aos processos anexados e apensados fica facultada aos setores/responsáveis pela sua tramitação;
II - Documento que inicia o processo - É vedada a retirada da folha inicial do processo;
III - Comprovante de despacho - Pode ser produzida e impressa no próprio sistema e destina-se a decisões, autorizações, juízos, pareceres e providências inerentes ao destinatário;
IV - Outros documentos que compõe o processo - Ao processo são agrupados informações, pareceres, anexos, despachos e outros, que deverão ser numerados sequencial e cronologicamente. No caso em que a peça do processo tiver um tamanho reduzido como, por exemplo, comprovante de pagamento, cartões de embarque, fotos, etc. , essa será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração, de modo que o canto superior direito do documento contenha o referido carimbo.
Parágrafo Único. Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos à autuação e preparação física.
Art. 12 São rotinas para autuação e preparação física de processos:
I - Analisar se o processo exige capeamento e, se for o caso:
a) Identificar na capa as principais informações acerca do processo;
b) Organizar em sequência, incluindo o documento que inicia o processo e o comprovante de despacho ao final do processo;
c) Capear o conjunto de documentos que compõe o processo, colocando, preferencialmente, colchetes ou grampeando, obedecendo à ordem sequencial e cronológica do conjunto documental;
d) Numerar as peças do processo;
II - Proceder diretamente à etapa de tramitação nos casos em que o conteúdo do processo dispense autuação.
Art. 13 São rotinas para numeração de páginas e peças de um processo:
I - Iniciar a numeração na Seção de Protocolo central;
II - Incluir em todas as páginas frontais das peças que compõem o processo os itens:
a) Número/ano do processo;
b) Número da página do processo;
c) Rubrica do servidor que inserir a folha ao processo.
III - Posicionar as informações de numeração, preferencialmente, no canto superior direito da página;
IV - Desconsiderar capas (a partir do segundo volume) e contracapas de volumes de processos para fins de numeração;
V - Identificar a primeira página do documento que inicia o processo com o número 02, considerando a capa (caso seja o primeiro volume) a página 01 ;
VI - Anular com "X" e reiniciar novo procedimento na página que apresentar rasuras na numeração.
§ 1° Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido acrescentar letras para diferenciar páginas com números iguais, exceto quando a Seção de Protocolo, em casos de peças já numeradas, necessitar realizer desmembramento do processo em novos volumes para sua melhor composição, exigindo a inclusão de termos de abertura e . cerramento de volume, bem como respectivo comprovante de despacho;
§ 2° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos à numeração;
§ 3° Todas as unidades executaras estão sujeitas ao cumprimento dos incisos II, III, IV e VI deste artigo, ao realizarem inclusões de documentos para composição do processo.
Art. 14 O tratamento físico dos processos deve:
I - Observar cuidados de higiene e manuseio;
II - Realizar furos centralizados;
III - Realizar dobras necessárias de forma simétrica;
IV - Evitar uso de material improvisado;
V - Preservar informações ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc.;
VI - Evitar contato com líquidos ou alimentos ao lidar com documentos ou processos.
§ 1° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos ao tratamento físico;
§ 2° Todas as unidades executaras estão sujeitas ao cumprimento deste artigo.
Seção IV
Da Tramitação
Art. 15 São rotinas de tramitação de processos físicos e eletrônicos:
I - Certificar-se da tramitação do processo em sistema;
II - Conferir todas as informações inclusas no comprovante de despacho;
III - Verificar a conformidade física do processo (capa, documento inicial, comprovante de despacho, numeração, anexos e apensos);
IV - Providenciar meio de registro de recibo do processo a ser tramitado (2ª via de comprovante de despacho ou caderno de protocolo de correspondência);
V - Encaminhar para distribuição ao setor/responsável a que se destina;
VI - Colher recibo de entrega do processo para fins de registro e conferência.
§ 1° Sempre que um documento ou processo for recebido, é necessário que se efetue a baixa na carga de tramitação do sistema. A responsabilidade pelo recebimento eletrônico é do setor a que se destina processo;
§ 2° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos aos incisos III, IV e VI deste artigo;
§ 3° Todas as unidades executoras estão sujeitas ao cumprimento deste artigo.
Art. 16 A Seção de Protocolo deverá evitar:
I - Reter processos por mais de 24 horas;
II - Tramitar os processos físicos sem as respectivas capas;
III - Autuar processos físicos em que o destinatário dispense tal rotina;
IV - Inutilizar capas de processos quando ocorrer apensamento, conforme disposto no artigo 21;
V - Receber documentos sem assinatura e identificação do(s) signatário(s), acompanhados das respectivas funções, uma vez que tal prática dificulta a localização d responsáveis por documentos e processos quando necessário.
CAPÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS ESPECIAIS
Seção I
Do Encerramento e Abertura de Volumes
Art. 17 São critérios para encerramento e abertura de volumes:
I - Realizar encerramento/abertura de volumes apenas por solicitação de setor/responsável devidamente habilitados a tramitar processos;
II - Obedecer a designação do setor/responsável solicitante ao definir o número de folhas de cada volume,
III - Observar a melhor composição do processo e a capacidade de armazenamento do volume ao realizar sua autuação;
IV - Autuar os volumes em capa, pasta ou fichário.
Art. 18 São rotinas para encerramento e abertura de volumes:
I - Conferir se o volume a ser encerrado foi devidamente tramitado para a Seção de Protocolo solicitando encerramento/abertura de volume;
II - Receber o processo no sistema desde que esteja devidamente numerado;
III - Registrar no sistema o encerramento, gerando o Termo de Encerramento de Volume (conforme anexo I), que será a última folha incluída ao final do volume em questão, devendo ser devidamente numerado;
IV - Registrar no sistema a abertura do novo volume, gerando o Termo de Abertura de Volume (conforme anexo II), numerado como folha subsequente ao Termo de Encerramento do Volume anterior, sendo esse, a primeira folha deste novo volume;
V - Identificar a capa do volume a ser aberto com as principais informações acerca do processo, incluindo identificação numérica deste volume (volume 01, volume 02, volume 03, etc.);
VI - Tramitar o processo ao solicitante, incluindo o devido despacho informando o encerramento e a abertura do novo volume;
§ 1° Cabe ao setor/responsável pela solicitação providenciar a capa, pasta ou fichário para a abertura do novo volume;
§ 2° Exceto no primeiro volume, as capas não devem ser consideradas para fins de numeração;
§ 3° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos a encerramento e abertura de volumes;
§ 4° É competência exclusiva da Seção de Protocolo a abertura e o encerramento de volumes.
Seção II
Da Retirada e Inclusão ao Processo
Art. 19 São formas de retirada e inclusão aos processos físicos e eletrônicos:
I - Anexação;
II - Apensamento;
III - Desapensamento;
IV - Juntada;
V - Desentranhamento (exclusivamente processos físicos).
Parágrafo Único. Os procedimentos de retirada e inclusão ao processo somente poderão ser determinados ou executados por setor/responsável devidamente habilitado a tramitar processos.
Art. 20 São rotinas para anexação de processos físicos e eletrônicos:
I - Receber os processos (primário e acessório (s)) a serem anexados, após a verificação da solicitação para tal em comprovante de despacho;
II - Registrar a anexação em sistema;
III - Apor o processo acessório ao final do processo primário, antes de sua contracapa;
IV - Anular com "X" a numeração do processo acessório e renumerar com as informações do processo primário;
V - Incluir comprovante de despacho ao final do processo;
VI - Tramitar o processo ao setor/responsável solicitante, ou a quem este indicar, informando em despacho sobre realização do procedimento.
§ 1º É competência exclusiva da Seção de Protocolo a execução de anexação de processos;
§ 2° A anexação somente pode ser revertida para fins de correção na execução do procedimento, não havendo possibilidade de reversão por conveniência do solicitante;
§ 3° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos aos incisos III e IV deste artigo.
Art. 21 São rotinas para apensamento de processos físicos e eletrônicos:
I - Receber os processos (primário e acessório (s)) a serem apensados após a verificação da solicitação para tal em comprovante de despacho;
II - Registrar o apensamento em sistema;
III - Apor o processo acessório ao final do processo primário, após sua contracapa, de forma a garantir a identidade e independência dos processos;
IV - Manter as numerações de ambos os processos de forma independente;
V - Incluir comprovantes de despacho idênticos ao final de ambos os processos no ato da autuação;
VI - Tramitar os processos ao setor/responsável solicitante, ou a quem este indicar, informando em comprovante despacho sobre realização do procedimento.
§ 1° É competência exclusiva da Seção de Protocolo a execução de apensamento de processos;
§ 2° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos aos incisos III e IV deste artigo.
Art. 22 São rotinas para desapensamento de processos físicos e eletrônicos:
I - Receber os processos a serem desapensados após a verificação da solicitação para tal no despacho;
II - Registrar a desapensamento em sistema;
III - Separar os processos físicos superpostos;
IV – Incluir os comprovantes de despacho respectivos ao final de ambos os processos;
V - Tramitar os processos separadamente ao setor/responsável solicitante, ou a quem este indicar, informando em despacho sobre realização do procedimento.
§ 1° É competência exclusiva da Seção de Protocolo a execução de desapensamento de processos.
§ 2° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos aos incisos III deste artigo.
Art. 23 São rotinas para juntada aos processos físicos e eletrônicos:
I - Verificar a posse do processo no sistema;
II - Apor a (s) nova (s) peça (s) ao final do processo;
III - Numerar as novas folhas e/ou peças;
IV - Informar em comprovante de despacho sobre o teor da (s) juntada (s).
Parágrafo Único. Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos ao inciso III deste artigo;
Art. 24 São rotinas para desentranhamento de peça (s) de processos físicos:
I - Verificar a posse do processo no sistema;
II - Executar o desentranhamento da (s) peça (s) pertinente (s);
III - Lavrar um termo de desentranhamento de peça (s);
IV - Apor o termo substituindo à (s) peça (s) desentranhada (s);
V - Numerar o termo de desentranhamento;
VI - Informar em comprovante de despacho sobre realização do procedimento.
§ 1° É dispensada a aposição de termo de desentranhamento nos casos de substituição fiel da (s) peça (s) por cópia (s) devidamente renumerada (s);
§ 2° O desentranhamento de peça (s) de processo (s) somente pode ser revertido (entranhamento) pela reposição da (s) peça (s) original (is);
§ 3° Os processos exclusivamente eletrônicos não estão sujeitos ao desentranhamento.
Seção III
Do Cancelamento
Art. 24 É vedado o cancelamento de processos.
Parágrafo Único. Em caso de desistência ou vício relacionados ao teor do documento protocolado, cabe ao detentor do processo encaminhá-lo ao solicitante para as devidas correções ou procedimento de arquivamento.
Seção IV
Do Arquivamento
Art. 25 São critérios para arquivamento de processos físicos e eletrônicos:
I - Tramitar processos devidamente encerrados ou com determinação competente para tal à Seção de Arquivo para os devidos procedimentos;
II - Manter processos, caso necessite permanecer com a posse, em arquivo (temporário) adequado e devidamente protegido, até o momento da próxima tramitação;
III - Orientar às unidades executaras a realizar arquivamento e desarquivamento provisórios de processos (físico e em sistema) quando houver motivo fortuito que impeça a Seção de Arquivo de proceder, observando o teor do processo para definição do local de seu arquivamento.
Parágrafo Único. Os procedimentos de arquivamento somente poderão ser determinados ou executados por setor/responsável devidamente habilitado a tramitar processos.
Art. 26 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua aprovação.
CAPÍTULO V
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 27 Não deve ser permitida a entrada e/ou circulação de pessoas estranhas ao serviço no recinto de trabalho.
Art. 28 Os termos contidos nesta Instrução Normativa, não eximem a observância das demais normas pertinentes que deverão ser respeitadas por exigência legal.
Art. 29 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua aprovação.
Anchieta/ES, 16 de dezembro de 2019.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta.
ANEXO I
TERMO DE ENCERRRAMENTO DE VOLUME
Processo n°____/_____- Interno/externo – Volume_____
No dia ___ de ________ de ____, neste protocolo, procedemos ao encerramento deste Volume nº ___ , do Processo Administrativo nº ___/____, com folhas de nº___ a ____, incluindo esta, efetuando a abertura do Volume nº____.
Nome do servidor responsável
Cargo/função
ANEXO II
TERMO DE ENCERRRAMENTO DE VOLUME
Processo n°____/_____- Interno/externo – Volume_____
No dia ___ de ________ de ____, neste protocolo, procedemos ao encerramento deste Volume nº ___ , do Processo Administrativo nº ___/____, com folhas de nº___ a ____, incluindo esta, efetuando a abertura do Volume nº____.
NOME DO SERVIDOR RESPONSÁVEL
CARGO/FUNÇÃO
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta.