INSTRUÇÃO
NORMATIVA SCL – SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÕES E CONTRATOS Nº
003/2014
Versão: 01
Aprovação
em: xx/xx/2014
Ato de
aprovação: Resolução nº XX/2014
Unidade Responsável: Unidade
Central de Controle Interno
I - FINALIDADE
Regulamentar o controle de almoxarifado na Câmara Municipal de Anchieta,
definir responsabilidades dos principais atores do Sistema de Almoxarifado, no
que diz respeito ao recebimento, registro, controle, guarda, conservação,
distribuição de bens, manutenção e baixa dos bens de estoque.
II - ABRANGÊNCIA
Abrange
todas as unidades da estrutura organizacional desta Casa de Leis e em especial
o Setor de Almoxarifado no âmbito do Poder Legislativo Municipal.
III – CONCEITOS
Para os
fins desta Instrução Normativa, considera-se:
1. Material de Consumo
É o item tangível que é mantido para o uso na
produção ou fornecimento de bens ou serviços, ou para fins administrativos,
inclusive os decorrentes de operações que transfiram para entidade os
benefícios, riscos e controle desses bens.
2.
Almoxarifado
Local onde são estocados os materiais de consumo.
3. Recebimento
É o ato pelo qual o material
encomendado é entregue ao órgão público em local previamente designado, sendo
dividido em quatro etapas, entrada de materiais, conferência quantitativa,
conferência qualitativa e regularização, não implicando em aceitação;
4. Aceitação
É a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o
material recebido satisfaz as especificações contratadas, mediante análise de
servidor responsável ou de comissão de recebimento de materiais designada pela
autoridade competente;
5. Armazenagem
Compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material
adquirido a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das
unidades gestoras;
6. Localização:
Consiste em facilitar a perfeita localização dos materiais estocados sob
a responsabilidade do almoxarifado;
7. Conservação e Preservação
Consiste em manter os materiais arrumados em suas embalagens originais e
preservados de desgastes;
8. Distribuição
É o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições
ao usuário, quando for necessário ou requisitado;
9. Bens de Estoque
Todos os bens de estoque devem ser
obrigatoriamente contabilizados, fazendo a tomada de contas dos responsáveis.
IV – BASE LEGAL E REGULAMENTAR
A presente
Instrução Normativa encontra fundamento jurídico no Art. 4º Lei 4.320/64, Lei
8.666/93 e Art. 74 e 76 da Constituição Estadual e Resolução do TCEES nº 227 de
25 de agosto de 2011.
V – RESPONSABILIDADES
1. Compete a Unidade Administrativa de
Almoxarifado:
a) No que
tange ao material de consumo em uso, cuidar da localização, manutenção e
redistribuição do material.
b) A manutenção e atualização dos arquivos de
dados, que possam fornecer a qualquer momento informações confiáveis sobre os
bens de consumo de propriedade da Câmara Municipal de Anchieta ou sob a sua
responsabilidade, inclusive sigilo e troca periódica das senhas.
c)
Encaminhar ao Setor contábil o balancete material por tipo até o 3º dia útil do
mês subsequente.
d) O
recebimento de qualquer material de consumo que esteja em divergência com as
especificações ou quantidades diversas do documento fiscal enseja na
responsabilidade civil, penal e administrativa do servidor, conforme dispõem a
Lei Federal nº. 8.429/1992 (Lei de Improbidade Administrativa).
2. Competem às demais Unidades Administrativas
a)
Requisitar o material de consumo sempre em formulário padrão, conforme anexo I.
b) A
requisição de material de consumo deverá constar a assinatura do responsável
pelo setor.
VI – PROCEDIMENTOS
AÇÃO 1. Recebimento:
a) O recebimento ocorre no momento da entrega do material e em seguida
com a aceitação do material, que pressupõe a conformidade do material com as
especificações descritas no processo de compra (autorização de fornecimento).
b) Os materiais que estão sujeitos ao controle de estoque são: Material
de Limpeza, Material de Escritório (Expediente), Gêneros Alimentícios, Material
de Cozinha e . Esses materiais de consumo adquiridos pela Câmara Municipal de
Anchieta devem ser conferidos no que diz respeito a preços, quantidades,
especificações, qualidade e prazo de validade no ato do recebimento.
c) O recebimento de materiais de consumo pelo Almoxarifado será
formalmente efetuado, de acordo com os seguintes procedimentos:
c1)
efetuar a conferência dos itens dos materiais de consumo, bem como sua
qualidade, especificações técnicas, quantidade e a integridade física e
funcional, realizando os testes, quando necessário;
c2) verificar se a nota fiscal das
mercadorias está de acordo com as especificações do material adquirido constantes
da autorização de fornecimento e com nota de empenho e ou contrato quando
houver, bem como, dentro do prazo de validade para emissão.
c3) quando se tratar de material
permanente, verificar se a marca, modelo e características das mercadorias
entregues conferem com o descrito na autorização de fornecimento.
c4) No caso de compra realizada por meio
de dispensa ou inexigibilidade de licitação, no ato do recebimento do material,
o responsável deverá confrontar a nota fiscal com o orçamento do proponente
vencedor ou do fornecedor exclusivo.
c5) No caso de doação deverão
ser observados os princípios legais e legislação municipal vigente.
d) Atendidas as exigências, os materiais serão estocados no Almoxarifado
e, será declarado, na nota fiscal, a aceitação e recebimento dos mesmos,
utilizando carimbo específico.
e) A nota, com o carimbo de recebimento e aceite, deverá ser encaminhada
ao responsável para emissão da liquidação da despesa e o setor de almoxarifado
deverá ficar com cópia da nota fiscal em arquivo.
f) Os materiais deverão ser registrados no sistema informatizado de
Controle de Estoque de Materiais, descrevendo o número da nota fiscal, valor
unitário, quantidade total e descrição detalhada dos materiais adquiridos.
g)O registro de materiais em estoque deverá ser processado no referido
sistema de controle, contendo dados como:
g.1) data de entrada e saída dos mesmos;
g.2) especificação detalhada dos bens;
g.3) quantidade e custos;
g.4) nome do fornecedor;
g.5) documento comprobatório, com o número, série, data de emissão e
valor.
h) Nenhum material será liberado para as
unidades sem o recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas
competentes.
i) No caso do material não cumprir as
especificações determinadas ou ainda apresentar falhas, imperfeições ou
defeitos, o mesmo não será aceito no almoxarifado, sendo imediatamente efetuada
a devolução ao fornecedor, procedendo à notificação da empresa e demais
providências cabíveis.
j) Quaisquer
discrepâncias existentes entre o material entregue e a autorização de fornecimento, deverão ser solicitadas
instruções complementares aos Departamentos de Compras, Contratos ou
Licitações, necessárias a elucidação das divergências.
l) A
comunicação de entrada de materiais aos setores requisitantes se dará
obrigatoriamente por meio do sistema informatizado de Controle de Estoques.
m) O responsável pelo setor de almoxarifado, deverá definir a(as)
pessoa(as) específica (as) para utilização do sistema de almoxarifado.
AÇÃO 2.
Armazenamento:
O
armazenamento dos materiais de consumo adquiridos e recebidos será realizado
conforme os seguintes critérios:
a)
dispor,
segundo frequência de solicitação, de modo a permitir facilidade de acesso e
economia de tempo e esforço;
b)
armazenar os materiais pesados e volumosos,
evitando riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação, mantendo
livres os acessos às portas e áreas de circulação;
c)
Estocar
os materiais ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados e identificados
para facilitar o funcionamento operacional, observando a altura, forma, peso e
movimentos, sem que tenha contato direto com o piso, para facilitar o
funcionamento operacional e a contagem física;
d)
conservar os materiais nas embalagens
originais, sempre que possível;
e)
observar as recomendações do fabricante;
f)
proceder, para fim de suprimento, à abertura
de apenas uma embalagem de determinado material, devendo ficar selados até
necessária utilização;
g)
organizar os materiais, de modo que os novos
que forem chegando, sejam colocados atrás dos materiais já existentes
armazenado há mais tempo;
h)
distribuir primeiro os materiais que estão com
o prazo de validade próximo a vencer e os estocados há mais tempo;
i)
armazenar os materiais de pequeno volume e
alto valor em armários trancados;
j)
garantir a qualidade do produto estocado em
condições ambientais para este fim.
AÇÃO 3. Localização:
Quanto à
localização dos materiais adquiridos e recebidos, dever-se-á proceder da
seguinte forma:
a)
estocar observando a natureza e
características dos materiais de consumo;
b)
Utilizar os critérios previamente
estabelecidos, visando à identificação do posicionamento físico dos materiais
em unidade de estocagem.
AÇÃO 4. Conservação e Preservação:
Quanto à
conservação e preservação dos materiais de consumo, dever-se-á proceder da
seguinte forma:
a)
manter
o almoxarifado organizado e limpo;
b)
inspecionar, periodicamente, todos os
materiais sujeitos a corrosão e deterioração, protegendo-os contra efeitos do
tempo, luz e calor;
c)
fazer revisão periódica nas instalações e
equipamentos de segurança.
AÇÃO 5. Distribuição:
a)
Toda
retirada de material do Almoxarifado deverá ser feita através de requisição de materiais,
identificando os setores e a descrição do material solicitado.
b)
No caso de pane no sistema, deverá ser
apresentada requisição em formulário próprio a ser fornecido pelo Almoxarifado,
devidamente assinado pelo servidor autorizado.
c)
O registro de entrada e saída de materiais
deverá ser feito no mesmo dia em que ocorreu a operação, ou no máximo, no dia
seguinte.
d)
A distribuição dos materiais deverá ser
efetuada da seguinte forma:
d1) a partir
da solicitação de material para o atendimento aos setores, excetuando-se
os setores caracterizados de
urgência, que deverão ter o atendimento imediato;
d2) obedecendo sempre a estocagem e data de validade mais
antiga, no atendimento das requisições de materiais.
d3) A
distribuição será diária e definida pela ordem de chegada das requisições dos
Setores, sendo realizado o mais breve possível, sendo que em casos excepcionais
deverão ser atendidos imediatamente.
e) O método de
avaliação da saída dos bens de consumo será a média ponderada móvel.
f) Aqueles materiais que por suas características não
possam ser armazenados no Almoxarifado, terão sua entrega programada
diretamente para o setor requisitante do mesmo;
g) Manter em
arquivo o comprovante de entrega do material às Unidades requisitantes.
AÇÃO 6. Inventário:
a)
Quando do inventário dos materiais
adquiridos e recebidos dever-se-á efetuar, no mínimo uma vez por trimestre, a
conferência periódica das quantidades e estado dos materiais estocados, bem
como, a correção de deficiência de controle nas operações de suprimentos de
materiais.
b)
Após a conferência do estoque físico o
resultado deverá ser encaminhado ao Diretor Administrativo para as devidas
providências.
c)
Se
forem constatadas irregularidades que não podem ser sanadas pelo Departamento
de Almoxarifado e pela Direção Geral, estas deverão ser encaminhadas à
Controladoria Geral.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS
a)
Não
será permitido o acesso de nenhuma pessoa estranha ao Almoxarifado, salvo se
estiver acompanhado por pessoa autorizada.
b)
O
Almoxarifado deverá ser utilizado única e exclusivamente para o armazenamento
de material de consumo, conforme especificado nesta Instrução Normativa.
c)
Nenhum material pode ser entregue sem a respectiva
requisição de materiais, devidamente assinada pela Chefia Imediata, sob pena de
responsabilidade.
d)
Nenhum material poderá ser recebido se não
estiver de acordo com a nota fiscal, bem como, com a autorização de
fornecimento.
e)
Nenhum material pode entrar ou sair do
Almoxarifado sem o registro no sistema informatizado de Controle de Estoque de
Materiais.
f)
Todo servidor poderá ser responsabilizado por
desaparecimento do material que lhe for confiado, bem como, por qualquer dano
que venha a causar no mesmo, com direito à ampla defesa em processo
administrativo.
g)
Qualquer disposição não prevista
nesta Instrução Normativa deverá ser tratada a parte pelo responsável do setor;
h)
Qualquer infração penal cometida em detrimento
dos bens sob responsabilidade do Departamento de Almoxarifado deverá ser
imediatamente comunicada à Direção Geral e lavrada a respectiva ocorrência
junto à Autoridade Policial;
i)
Eventuais irregularidades ocorridas em
detrimento da presente instrução que não puderem ser sanadas pelo Departamento
de Almoxarifado e pela Direção Geral, deverão ser comunicadas formalmente à
Controladoria Geral.
j)
Caberá ao Departamento de Almoxarifado a
divulgação da presente Instrução Normativa junto às demais unidades
administrativas.
k)
Os esclarecimentos adicionais a respeito desta
Instrução Normativa poderão ser obtidos junto ao Departamento de Almoxarifado.
Esta
instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Anchieta,
10 de Março de 2014.
TEREZINHA VIZZONI MEZADRI
PRESIDENTE
LUAN ZINE LEOPOLDINO
CHEFE DE SEÇÃO DE ALMOXARIFADO
Este texto
não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta