INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI – SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Nº 003/2014
Versão: 01
Aprovação em: 19 de fevereiro de 2014
Ato
de aprovação: Resolução nº 04/2014
Unidade
Responsável: Unidade Central de Controle Interno
I – FINALIDADE
A presente instrução
normativa tem como finalidade estabelecer normas e procedimentos para
disciplinar a elaboração e emissão do Parecer Conclusivo do Controle Interno
sobre as Contas Anuais da Câmara Municipal de Anchieta.
II – ABRANGÊNCIA
Abrange à Unidade
Central de Controle Interno, como unidade responsável pela emissão do parecer
sobre as Contas Anuais, e todas as unidades da estrutura organizacional da
Câmara Municipal de Anchieta.
III – DOS CONCEITOS
1. Auditoria de Avaliação de Gestão
A Auditoria de Avaliação de
Gestão tem como objetivo a emissão de Parecer do Controle Interno
sobre as Contas Anuais prestadas pelo Presidente, compreendendo, entre outros,
os seguintes aspectos:
•
o exame das peças que instrui o
processo de prestação de Contas Anuais;
•
o exame da documentação
comprobatória dos atos e fatos administrativos;
•
a verificação da
eficiência dos sistemas
de controle administrativo e contábil;
•
a verificação do cumprimento
da legislação
pertinente, examinando a conformidade da execução com os
limites e destinações estabelecidos na legislação
pertinente.
2. Contas Anuais
O processo formalizado pelo qual o Presidente, ao final do exercício, em
cumprimento à disposição legal, relata e comprova os atos e fatos ocorridos no
período, com base em um conjunto de documentos, informações e demonstrativos de
natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial.
3. Parecer da Unidade de Controle Interno
O documento emitido pela Unidade Central de Controle Interno, que
apresenta a avaliação do Sistema de Controle Interno sobre a gestão examinada,
devendo ser assinado pelo Controlador Geral.
4. Plano Estratégico
O documento elaborado no processo e planejamento estratégico com vistas
a delinear as estratégias a serem observadas pela Câmara Municipal de Anchieta em um espaço de tempo. Este documento explicita o
resultado quantitativo ou qualitativo que a instituição precisa alcançar em um
prazo determinado, para concretizar a sua visão de futuro e cumprir sua missão.
5. Relatório de Gestão
O documento emitido pelo gestor, com informações que permitam aferir a
eficiência, eficácia e economicidade da ação administrativa, levando-se em
conta os resultados quantitativos e qualitativos alcançados.
6. Sistema de Controle Interno
O conjunto de procedimentos de controle dos diversos sistemas
administrativos, executados por toda a estrutura organizacional, sob a
coordenação, orientação técnica e supervisão da Unidade Central de Controle
Interno.
7. Unidades Executoras
As diversas unidades da estrutura organizacional sujeitas às rotinas de
trabalho e aos procedimentos de controle estabelecidos nas Instruções
Normativas.
IV – BASE LEGAL
A
presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade
do chefe do Poder Legislativo Municipal e da Controladoria Geral, no sentido de
implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal de Anchieta, sobre
o qual dispõem os arts. 31, 70 e 74 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da
Constituição Estadual, art. 51 da Lei Orgânica Municipal, art. 59 da Lei
Complementar nº 101/2000 e art. 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo, Resolução TCE/ES nº 227/2011, além da Lei Municipal
nº 840/2013, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal
de Anchieta.
V – DAS RESPONSABILIDADES
1. Cabe ao Controlador Geral da Câmara Municipal de Anchieta:
a)
Cumprir
as determinações contidas nesta Instrução Normativa, em especial quanto às
condições e procedimentos a serem observados no planejamento e na realização
das atividades que subsidiam o Parecer sobre as Contas Anuais;
b)
Executar
os trabalhos de acordo com os procedimentos e técnicas de auditoria interna,
definidos nas Normas para o Exercício de Auditoria Interna e no Manual de
Auditoria Interna;
c)
Emitir
parecer sobre as Contas Anuais;
2.
Cabe aos Líderes das Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno:
a)
Atender
às solicitações da Unidade Central de Controle Interno, facultando amplo acesso
a todos os documentos de contabilidade e de administração, bem como assegurar
condições para o eficiente desempenho do encargo;
b)
Atender
às requisições de cópias de documentos e aos pedidos de informações
apresentados durante a realização dos trabalhos que subsidiam a emissão do
Parecer;
c)
Não
sonegar, sob pretexto algum, processo, informação ou documento ao servidor da
Secretaria de Controle Interno, responsável pela execução dos trabalhos.
VI – DOS PROCEDIMENTOS
1.
Formalização do Processo
A
Unidade Central de Controle Interno deverá receber, da Contabilidade, o
processo de Contas Anuais, respeitando-se o prazo-limite de 45 (quarenta e
cinco) dias após o encerramento do exercício anterior, acompanhado dos
seguintes documentos:
•
Relação
dos responsáveis;
•
Relatório
de gestão;
•
Documento
comprobatório da publicação dos Balanços no Diário Oficial do Estado ou na
forma prevista em lei;
•
Balanço
Orçamentário, conforme Anexo 12 da Lei Federal n°4.320/64;
•
Balanço
Financeiro, conforme Anexo 13 da Lei Federal n°4.320/64;
•
Balanço
Patrimonial, conforme Anexo 14 da Lei Federal no 4.320/64;
•
Demonstração
das Variações Patrimoniais, conforme Anexo 15 da Lei Federal no 4.320/64;
•
Anexos
1,2,7,8,9,10,11,16 e 17 da Lei Federal no 4.320/64;
•
Relação
analítica dos restos a pagar inscritos no exercício, discriminando processados
e não processados em ordem seqüencial de número de empenho/ano e indicando a
classificação funcional programática, as respectivas dotações, valores, datas e
beneficiários;
•
Relação
analítica dos restos a pagar pagos no exercício, em ordem seqüencial de número
de empenho/ano, discriminando a classificação funcional programática, as
respectivas dotações, valores, datas e beneficiários;
•
Relação
dos restos a pagar cancelados no exercício, em ordem seqüencial de número de
empenho/ano, discriminando a classificação funcional programática, as
respectivas dotações, valores, datas e beneficiários;
•
Justificativas
dos cancelamentos dos restos a pagar;
•
Outros
que julgar necessários;
A Unidade Central de Controle Interno
deverá observar o rol de documentos e elementos exigidos pela Instrução
Normativa nº 28, de 26 de novembro de 2013, ANEXO 04 e 13, do Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo, e suas alterações ou normas que a
sucederem.
2.
Da Execução da Auditoria de Avaliação de Gestão
Para
a realização da Auditoria de Avaliação de Gestão, aplicam-se, no que couber, as
regras de Auditoria Interna da Câmara Municipal de Anchieta, estabelecidas em
Instrução Normativa de responsabilidade da Unidade Central de Controle Interno.
VII
– DOS RESPONSÁVEIS PELA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Serão
arrolados, no processo de Contas Anuais, o Presidente, o responsável pela
Contabilidade e pelo Controle Interno.
Constarão
do rol de responsáveis e respectivos substitutos as seguintes informações:
a)
Nome
completo e CPF;
b)
Cargo
ou função exercida;
c)
Início
e término dos períodos de gestão;
d)
Endereço
residencial;
e)
Ato
de nomeação, designação ou exoneração;
f)
Número
de inscrição no CRC-ES, no caso de responsável pela contabilidade.
VIII
– DO PARECER DA SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
Após
a realização da Auditoria de Avaliação da Gestão, a Unidade Central de Controle
Interno emitirá Parecer.
1.
Conceituação e Procedimento
O parecer é o documento que representa a opinião do
Controlador Geral sobre exatidão, regularidade, adequação da Prestação de
Contas, em conformidade com as normas internas e externas e se apresentará
conforme segue:
•
O
parecer não se aplicará aos trabalhos especiais que gerem relatórios sobre
informação parcial, limitada ou condensada, ou a respeito de outras situações
especiais.
•
Em
condições normais, deverá compor, basicamente, de três parágrafos:
a)
o
referente à identificação da prestação de contas e à definição das
responsabilidades da gestão e do Controlador Geral;
b)
o
relativo à extensão dos trabalhos;
c)
o
que expressa a opinião sobre a regularidade, ou não, do processo de contas da
Câmara Municipal de Anchieta.
•
O
parecer será dirigido ao Presidente.
•
O
parecer identificará a Prestação de Contas sobre as quais o Controlador Geral
está expressando sua opinião, indicando, outrossim, o nome da Câmara Municipal
de Anchieta, as datas e os períodos a que correspondem.
•
O
parecer deverá conter a descrição concisa dos trabalhos executados
compreendendo:
a)
o
planejamento dos trabalhos, considerando a relevância dos saldos, o volume de
transações e o sistema contábil e de controle interno da Câmara Municipal de
Anchieta;
b)
a
execução dos procedimentos com base em testes; e
c)
a
avaliação das práticas contábeis adotadas.
•
O
parecer expressará, clara e objetivamente, se a Prestação de Contas
auditada/fiscalizada, em todos os aspectos relevantes, na opinião do
Controlador Geral, estão adequadamente representadas ou não.
•
O parecer
será datado e assinado pelos responsáveis pelos trabalhos, e conter seu nome,
função e número de matricula.
2.
Parecer pela Regularidade sem Ressalva
O
parecer pela regularidade sem ressalva é emitido quando o Controlador Geral
conclui, sobre todos os aspectos relevantes, que:
•
as
Demonstrações Contábeis foram elaboradas e preparadas em conformidade com a Lei
no 4.320/64, com os Princípios Fundamentais de Contabilidade, com as Normas
Brasileiras de Contabilidade (NBCs) e com a legislação específica;
•
há
apropriada divulgação de todos os assuntos relevantes às Demonstrações
Contábeis e aos processos de contas; e
•
ocorreu
apreciação das legislações pertinentes ao exame.
O
parecer sem ressalva implica afirmação de que, tendo havido alterações em procedimentos
contábeis, os efeitos delas foram adequadamente determinados e revelados nas
Demonstrações Contábeis.
3.
Parecer pela Regularidade com Ressalva
O
parecer pela regularidade com ressalva deve obedecer aos padrões do parecer sem
ressalva, modificado no parágrafo de opinião, com a utilização das expressões
“exceto por”, “exceto quanto” ou “com exceção de”, referindo-se aos efeitos do
assunto objeto da ressalva.
Não
será aceitável nenhuma outra expressão na redação desse tipo de parecer.
No
caso de limitação na extensão do trabalho, o parágrafo referente à extensão
também será modificado para refletir tal circunstância.
Quando
o Controlador Geral emitir parecer pela regularidade com ressalva, adverso ou
com abstenção de opinião, deve ser incluída descrição clara de todas as razões
que fundamentaram o seu parecer e, se praticável, a quantificação dos efeitos
sobre as Demonstrações Contábeis e/ou de implicações normativas e legais.
As
informações referentes a este item do manual deverão ser apresentadas em
parágrafo específico do parecer, precedendo ao da opinião e, se for caso, fazer
referência a uma divulgação mais ampla pelo Controlador Geral em nota em item
específico.
O
conjunto das informações sobre o assunto objeto de ressalva, constante no parecer
e nas notas específicas do parecer, sobre os processos de contas, deve permitir
aos usuários claro entendimento de sua natureza e seus efeitos nas
Demonstrações Contábeis e da gestão, particularmente sobre a posição
orçamentária, patrimonial e financeira, o resultado das operações e das
diretrizes normativas e legais infringidas de forma relevante.
4.
Parecer pela Irregularidade das Contas
Quando
se verificar a existência de efeitos que, isolada ou conjugadamente, forem de
tal relevância que comprometam o conjunto das Demonstrações Contábeis, da
gestão e dos procedimentos normativos e legais, deve-se emitir parecer pela
irregularidade das contas.
Para
emissão de parecer pela irregularidade deverão ser consideradas tanto as
distorções provocadas quanto a apresentação inadequada ou substancialmente
incompleta das Demonstrações Contábeis.
O
parecer pela irregularidade será descrito, em um ou mais parágrafos
intermediários, imediatamente anteriores ao parágrafo de opinião, demonstrando
os motivos e a natureza das divergências que suportam sua opinião adversa, bem
como os seus principais efeitos sobre a posição patrimonial, orçamentária e
financeira, o resultado do exercício ou período, e das diretrizes normativas e
legais infringidas de forma relevante.
No
parágrafo de opinião, o Controlador Geral deve explicitar que, devido à
relevância dos efeitos dos assuntos nele descritos ou em parágrafos
precedentes, ele é da opinião de que as Demonstrações Contábeis e o processo de
contas da Câmara Municipal de Anchieta não estão adequadamente apresentados.
5.
Parecer com Abstenção de Opinião por Limitação na Extensão
Será
emitido parecer com abstenção de opinião por limitação na extensão quando
houver limitação significativa na extensão do exame que impossibilite a
formação de opinião sobre as demonstrações contábeis e o processo de contas,
por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la, ou pela
existência de múltiplas e complexas incertezas que afetem um número
significativo de rubricas das demonstrações contábeis e de outras normas
pertinentes à Câmara Municipal de Anchieta.
Nos
casos de limitações significativas, deverão ser indicados claramente os
procedimentos omitidos e descrever as circunstâncias de tal limitação. Ademais,
são requeridas as seguintes alterações no modelo de parecer sem ressalvas:
•
a
substituição da sentença “Examinamos...” por “Fomos designados para auditar...”
ou “Fomos designados para opinar..... as demonstrações contábeis e os processos
de contas...”;
a eliminação da sentença do primeiro
parágrafo “Nossa responsabilidade é a de expressar opinião sobre essas
demonstrações contábeis e processo de contas”; a eliminação do parágrafo de
extensão.
No
parágrafo final do parecer, deverá ser mencionado claramente que os exames não
foram suficientes para permitir a emissão de opinião sobre as demonstrações
contábeis e o processo de contas.
A
abstenção de opinião não elimina a responsabilidade do Controlador de mencionar
qualquer desvio relevante que normalmente seria incluído como ressalva no seu
parecer e que, portanto, possa influenciar a decisão do usuário desses
processos de contas.
6.
Parecer com Abstenção de Opinião por Incertezas
Quando
a abstenção de opinião decorrer de incertezas relevantes, o Controlador Geral
deve expressar, no parágrafo de opinião, que, devido à relevância das
incertezas descritas em parágrafos intermediários específicos, não está em
condições de emitir opinião sobre as demonstrações contábeis e o processo de
contas.
A
abstenção de opinião não elimina a responsabilidade do Controlador Geral de
mencionar, no parecer, os desvios relevantes que normalmente seriam incluídos
como ressalvas.
7.
Impedimento na Emissão de Parecer sem Ressalva
Poderá
haver discordância da Gestão da Câmara Municipal de Anchieta quanto:
•
às
práticas contábeis utilizadas;
•
à
forma de aplicação das práticas contábeis;
•
à
forma de contratação de serviços e produtos;
•
outras
circunstâncias relevantes em relação a normas e à legislação aplicável à Câmara
Municipal de Anchieta.
Quando
as Demonstrações Contábeis forem afetadas de maneira relevante pela adoção de
prática contábil em desacordo com os Princípios Fundamentais de Contabilidade e
as Normas Brasileiras de Contabilidade, as normas da Secretaria do Tesouro
Nacional (STN), da Lei no 4.320/64 e outras aplicáveis, o Controlador Geral
deve emitir parecer com ressalva ou pela irregularidade das contas.
Nos
seus exames, o Controlador Geral pode identificar um ou mais aspectos em que as
Demonstrações Contábeis estão afetadas pela adoção de práticas contábeis
inadequadas e que podem representar motivos para ressalva em seu parecer.
É
de responsabilidade profissional do servidor, discutir tais aspectos com o
setor responsável, com a brevidade e a antecedência possível, para que ele possa
acatar suas sugestões e promover os ajustes contábeis e operacionais
necessários.
Os
desvios apurados pelo Controlador Geral, mas não-acatados, representam
divergências para o Controlador Geral, o qual deve decidir sobre os efeitos no
seu parecer. A decisão deverá considerar a natureza dos assuntos e a sua
relevância, e sempre que tiverem, individual ou conjuntamente, efeitos
relevantes, o Controlador Geral expressará opinião com ressalva ou adversa.
8.
Exemplos de irregularidades que ensejarão ressalvas das contas
São
consideradas irregularidades que, pelo grau de relevância, pelo nível de
incidência e pela freqüência verificada, ensejarão a ressalva das contas,
aquelas a seguir especificada:
o desvio ou a malversação de bens e
valores;
•
a
inexistência ou o atraso da escrituração dos registros contábeis conforme
legislação vigente;
•
a
utilização de créditos adicionais em desacordo com sua finalidade legal;
•
pagamentos
efetuados em duplicidade, caracterizando desvio de recursos;
•
a
alienação de bens imóveis sem a correspondente autorização;
•
a
ausência de licitação nos casos cabíveis;
•
a
constatação de superfaturamento em compras ou pagamento de serviços;
•
a
prática de atos que configurem desfalque, desvios de dinheiros ou bens ou outra
qualquer irregularidade da qual resulte dano ao erário;
•
a
obstrução ao livre exercício das auditorias, das inspeções e das verificações
determinadas;
•
a
não-prestação de contas na forma da lei ou a ação ou omissão que impossibilite
a sua tomada;
•
a
concessão ou a ampliação de incentivo ou benefício sem observância das normas
legais vigentes;
•
a
aplicação de receita de capital derivada da alienação de bens e direitos que
integrem o patrimônio público para o financiamento de despesa corrente;
•
a
movimentação de conta mantida em instituição bancária, efetuando-se saída de
numerário, sem comprovação de sua destinação, sem que haja vinculação a
documento de despesa correspondente que lhe dê o necessário suporte;
•
ordenar
despesa não-autorizada;
•
o
empenho da despesa realizado “a posteriori” ou realizar despesa sem a
correspondente dotação orçamentária;
•
a
ausência de contabilização de bens patrimoniais;
•
o
pagamento de diárias sem amparo legal;
•
a
efetivação de despesas por regime de adiantamento sem o amparo legal;
•
a
realização de compras ou a contratação de obras ou serviços com empresas
inidôneas ou irregulares perante os governos federal, estadual ou municipal;
•
o
indício de fuga de licitação ou a realização de processo licitatório sem
observância do disposto nas normas de licitação, vigente à época, inclusive no
que se refere à habilitação e ao cadastro;
•
o
pagamento de remuneração e subsídios a vereadores, funcionários e agentes
colaboradores, em valor superior ao definido pela legislação competente;
a prática de atos considerados ilegais,
ilegítimos, não-razoáveis ou antieconômicos;
•
o
não-cumprimento de obrigação tributária principal, nos casos nos quais a Câmara
Municipal de Anchieta figure como sujeito passivo ou substituto tributário;
•
a
não-observância de obrigações acessórias instituídas por legislação tributária.
9.
Exemplos de falhas técnicas que poderão ensejar ressalvas das contas
Constituem
falhas técnicas que poderão eventualmente ocasionar a ressalva das contas:
•
a
apresentação de balanços e Demonstrativos Contábeis contendo erros e enganos de
soma;
•
a
celebração de contratos sem indicação da dotação orçamentária e por tempo
indeterminado;
•
a
elaboração de empenhos ou a efetivação de pagamentos sem autorização expressa
do gestor ou da autoridade competente;
•
a
inexistência de inscrição e execução da dívida ativa, quando houver;
•
a
elaboração de inventário sem os valores individuais dos bens;
•
a
ausência de atestação de materiais recebidos e/ou serviços prestados ou
qualquer outra irregularidade no processo de liquidação da despesa;
•
a
ausência de identificação do credor nos processos de pagamento;
•
a
aquisição de materiais para obras (serviços) sem que se identifique a sua
destinação;
•
a
existência de peças contábeis assinadas por profissionais sem a devida
identificação de registro no órgão competente;
•
a
alienação de bens sem a devida contabilização das respectivas baixas;
•
a
reincidência em falha ou irregularidade que já tenha sido objeto de
pronunciamento anterior;
•
a
ausência de almoxarifado e/ou sistema de controle de aquisição e distribuição
de materiais.
Além
das irregularidades e falhas acima listadas, qualquer outra ali não-
especificada, que atente contra a legalidade, a legitimidade, a economicidade e
a razoabilidade das contas, ou que colida frontalmente com a legislação em
vigor, poderá ensejar a ressalva ou a rejeição das contas.
IX – DAS DISPOSIÇÕES
FINAIS
A Unidade Central de Controle Interno deverá adotar procedimentos
apropriados para manter a guarda de toda a documentação
e parecer de Auditoria de Acompanhamento de Gestão pelo prazo de 5 (cinco)
anos, a partir do encerramento dos trabalhos.
A
Unidade Central de Controle Interno deverá rever periodicamente e proceder a
atualização, quando necessária, desta Instrução Normativa.
Esta
Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Anchieta/ES, 10 de
fevereiro de 2014.
LUIZ CARLOS DE MATTOS SOUZA
GUIMARÃES
Controlador Geral
Unidade Central de Controle Interno
Este texto não substitui o original
publicado e arquivado na Câmara Municipal de Anchieta